При этом органы местного самоуправления самостоятельно управляют муниципальной собственностью. Поэтому был специально выделен блок муниципальной архивной собственности как особый блок негосударственной архивной собственности.
К муниципальной собственности были отнесены архивные документы: органов местного самоуправления и муниципальных организаций; хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).
Таким образом, муниципальное образование наделяется полномочиями, прежде всего, в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов, относящихся к муниципальной собственности.
С данной точки зрения немаловажно значение имеет статья «Обязанности органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по комплектованию государственных и муниципальных архивов», дополнившая Гражданский кодекс Российской Федерации, содержащая нормы по передаче архивных документов в случае реорганизации (в т.ч. путем преобразования, разделения либо выделения) или ликвидации юридических лиц всех форм собственности.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» уточняет принципиальное положение действующего законодательства о том, что архивные документы, находящиеся в муниципальной собственности, не подлежат приватизации: «Архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или федеральными законами. В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности».
В соответствии с нормами федерального законодательства, разграничение собственности между муниципальными образованиями, муниципальным образованием и субъектом Российской Федерации на архивные документы, созданные до образования, объединения, разделения или изменения статуса муниципальных образований и хранящиеся в муниципальных архивах, осуществляется в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации.
Это предполагает обязательность регламентации данного аспекта на уровне законодательства субъекта. Вопрос о передаче архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность муниципальную (как и в собственность субъекта Российской Федерации), в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», относится к компетенции Правительства Российской Федерации, и осуществляется по представлению специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти.
Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов и городских округов осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»
Органы местного самоуправления и должностные лица наделены правом принимать, муниципальные правовые акты в области архивного дела, не противоречащие Федеральному законодательству и законодательству субъекта Российской Федерации.
Муниципальный правовой акт - решение по вопросам местного значения или по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, принятое населением муниципального образования непосредственно, органом местного самоуправления и (или) должностным лицом местного самоуправления, документально оформленное, обязательное для исполнения на территории муниципального образования, устанавливающее либо изменяющее общеобязательные правила или имеющее индивидуальный характер.
Основным муниципальным правовым актом , принятым в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами Российской Федерации «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», «О муниципальной службе в Российской Федерации» и иными нормативно-правовыми актами в качестве правовой основы местного самоуправления на территории соответствующего муниципального образования, является Устав города Кызыла, имеющий высшую юридическую силу по отношению к другим муниципальным правовым актам, принятым на территории города.
Устав города определяет вопросы местного значения муниципального района, его территориальное устройство, структуру и статус органов местного самоуправления, порядок их формирования, взаимодействия, полномочия и ответственность, правовую, экономическую и финансовую основы осуществления местного самоуправления, формы участия населения города в осуществлении местного самоуправления и их участия в деятельности органов местного самоуправления.
Действие Устава администрации города распространяется на деятельность всех находящихся на территории муниципального образования органов и должностных лиц местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, общественных объединений, должностных лиц и граждан. В числе других вопросов, он регламентирует «формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений», что соответствует гл. 1, ст. 4, п. 3 Федерального закона Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации».
Для реализации этого требования, в структуре администрации муниципального образования образован архив, непосредственное управление которым осуществляется посредствам издания организационно-правовых документов - комплекса взаимоувязанных документов, реализующих нормы административного права, и являющихся правовой основой деятельности организации.
Они содержат положения, обязательные для исполнения. С помощью этих документов реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними.
В архиве администрации действуют следующие организационно-правовые документы:
-Положение «Об архивном отделе администрации»;
-Штатное расписание администрации;
-Правила внутреннего трудового распорядка администрации;
-Должностная инструкция работника архива администрации.
Положение «Об архиве администрации» разработано на основе Примерного Положения о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования). Положение закрепляет статус архива как структурного подразделения администрации; устанавливает функции, задачи, права, взаимодействие архивного отдела с другими учреждениями; а также регламентирует организационные принципы осуществления управления архивом.
Положение составлено в соответствии с требованиями Федеральных законов «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», а также Устава города Кызыла, и не противоречит их нормам.
Штатное расписание - это организационно-правовой документ, в котором отражается структура учреждения, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данном учреждении, применительно к конкретным должностям.
Штат - это состав работников учреждения, определяемый руководством на определенный период. Таким образом, штатное расписание - это внутриорганизационный нормативный документ, четко отражающий структуру учреждения, в него включен перечень подразделений предприятия, наименования должностей, информацию о количестве единиц в штате, размеры всех должностных окладов, дополнительных выплат и надбавок, а так же месячный фонд заработной платы.
В администрации штатное расписание составляется отделом кадров и муниципальной службы администрации и бухгалтерией, согласовывается с департаментом финансов администрации, утверждается городским Хуралом представителей.
Благодаря этому взаимодействию, при составлении штатного расписания в целом формируется квалифицированный штат, так как отдел кадров администрации подбирает сотрудников, чьё образование и профессиональные навыки соответствуют требованиям, прописанным в должностных инструкциях той или иной специальности, а бухгалтерия и департаментом финансов, в свою очередь, грамотно решают вопросы денежного характера.
Вместе с тем, необходимо отметить, что финансирование архива происходит по остаточному признаку. Не выделяются дополнительные штатные единицы в архив администрации. Архив состоит из одного сотрудника, что не позволяет в полной мере эффективно организовать его деятельность.
Руководство архива администрации в составлении штатного расписания и в подборе штата не участвует, что не способствует эффективности работы архива, так как лишь руководство архива, учитывая специфику работы в архиве, сможет подобрать квалифицированных специалистов, исходя не только из формальных (прописанных в должностных инструкциях), но и реальных (обусловленных объективными потребностями архива) требований.
Правила внутреннего трудового распорядка администрации разработаны в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом «О муниципальной службе в Российской Федерации», Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом города Кызыла и иными нормативно-правовыми актами.
Правила внутреннего трудового распорядка администрации - локальный нормативный акт, регламентирующий, в соответствии с действующим законодательством, порядок приема и увольнения муниципальных служащих и работников, занимающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы, и осуществляющих обеспечение деятельности администрации, основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а так же иные вопросы регулирования трудовых отношений.
Правила внутреннего трудового распорядка, а также все изменения и дополнения к ним утверждаются мэром города Кызыла с учетом мнения представительного органа администрации. Представительным органом администрации является Городской хурал представителей.
Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника учреждения при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности учреждения, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового договора (в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности).
Должностная инструкция должна составляться на каждого работника архива. Начальник отдела кадров и управления муниципальной службы администрации составляет и подписывает должностную инструкцию на сотрудника архива администрации. Она согласовывается с начальником правового управления администрации и утверждается заместителем мэра администрации города Кызыла, руководителем аппарата. Инструкцию подписывает начальник архива, согласовывает с начальником правового управления администрации и начальником управления муниципальной службы и кадров администрации, утверждается руководителем аппарата. Таким образом, именно при таком взаимодействии возможно грамотное составление должностных инструкций, которые будут правомерны, соответствовать квалификационным требованиям и устраивать непосредственное руководство.
В должностной инструкции детально прописаны функциональные обязанности и сфера трудовой деятельности сотрудника архива.
В практической работе архив администрации руководствуется нормами, закрепленными Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, в которых не только сконцентрированы действующие нормативы и методики по всем основным направлениям архивной работы, но и отражены накопленные архивистами опыт и достижения современных технологий.
Название и внутренняя структура новых Правил вытекают из нормы подпункта 2 п. 1 ст. 4 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», которая к числу полномочий Российской Федерации в области архивного дела относит «установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил».