Кроме того, архив администрации в своей деятельности руководствуется общегосударственными нормами в обеспечении пожарной безопасности в архивах, закрепленными «Специальными правилами пожарной безопасности в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации».
Правила устанавливают требования пожарной безопасности, обязательные для применения и исполнения государственными и муниципальными архивами Российской Федерации, их должностными лицами и работниками, в том числе привлекаемыми по договору найма, в целях защиты жизни и здоровья граждан, государственного или муниципального имущества, документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имущества юридических лиц.
В целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, Федеральное архивное агентство также может оказывать и другую методическую помощь государственным и муниципальным архивам в организации их работы по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.
Архиву оказывает методическую помощь Государственный архив Республики Тыва. Собственные локальные методические и инструктивные акты в архиве администрации не разрабатываются, что, по-нашему мнению, является не эффективным, т.к. лишь сам архив на практике своей работы и работы ведомственных архивов может оценить необходимость в разработке актов методического характера.
Таким образом, государство обеспечивает организацию архивного дела посредством законодательства. Федеральное законодательство четко регламентирует деятельность всех архивов независимо от их статуса. При этом оно поощряет создание своего архивного законодательства на уровне субъектов Российской Федерации и на муниципальном уровне, которое не будет противоречить Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам и издаваемым в соответствии с ними иным нормативным правовым актам Российской Федерации.
На наш взгляд, в Республике Тыва недостаточно внимания уделяется разработке законопроектов, посвященных архивному делу. На местах, в администрации города Кызыла, муниципальные правовые акты, посвященные архивному делу, не издаются, что отрицательно сказывается на развитии архивного дела на территории муниципального образования.
Несмотря на то, что федеральное законодательство является основой работы архивов, тем не менее, оно не может учитывать специфику конкретного муниципального архива, этим вопросом должно заниматься местное самоуправление, чего в Кызыле не делается.
Организационно-правовые документы архива администрации являются основой организации его деятельности. Они охватывают и регламентируют все аспекты деятельности архива администрации. Все организационно-правовые документы архивного отдела разработаны в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации и не противоречат его нормам.
архив документ учет правовой
Глава II. Организационные основы деятельности архива администрации
2.1 Взаимодействие архива администрации по вопросам архивного дела
Архив администрации создан в соответствии с Уставом администрации города Кызыла и является его структурным подразделением. Архив создан для решения вопросов местного значения муниципального образования по формированию и содержанию муниципального архива, включая хранение архивных фондов. Архив имеет право представлять администрацию по всем вопросам, входящим в его компетенцию.
Администрация города Кызыла финансирует работу архива в части:
а) предоставления соответствующего помещения;
б) осуществления технического и иных видов обеспечения (организационной техникой, стеллажами, мебелью, канцелярскими товарами и т.д.).
Также администрация должна формировать штат архива сотрудниками, квалификация которых должна соответствовать требованиям, прописанным в должностных инструкциях.
Архив разрабатывает и представляет на утверждение администрации списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение. Это позволяет, с одной стороны, контролировать деятельность архива с точки зрения реализации возложенных на него обязанностей, а с другой - на основании данных об интенсивности комплектования и динамике состава источников комплектования своевременно принимать решения о необходимости дополнительного финансирования.
В целях обеспечения функции контроля за сохранностью архивных документов, архив информирует администрацию о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства Российской Федерации об архивном деле, а также вносит на рассмотрение мэра города Кызыла предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве.
Для обеспечения информационной функции, он информирует органы муниципального образования о составе и содержании документов архива, исполняет их запросы на документную информацию; предоставляет документы органам местного самоуправления для их научного и практического использования.
В соответствии с Положением, Архивное агентство Республики Тыва» разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, перспективных и текущих планов развития архивного дела в республике и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных государственных и муниципальных архивов.
Архивное агентство осуществляет контроль деятельности архива администрации, и оказывает ему организационно-методическую помощь (бюллетени, консультации).
Для реализации данной функции архив:
- представляет информацию о хранящихся в архивном отделе фондах;
-направляет: годовой отчет с основными показателями (прием документов в архив, проверка наличия фондов, учет фондов, переработка фондов или усовершенствования фондов и т.д.), ежеквартальный отчет по документам постоянного хранения города и района, отчет каждое полугодия по документам личного состава;
разрабатывает и согласовывает списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в архив.
представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, описи фотодокументов, описи дел по личному составу;
подготавливает и передает документы и описи к ним на постоянное хранение в Государственный архив на условиях соглашения.
Взаимодействие архива администрации с гражданами Российской Федерации, осуществляется посредством выполнения запросов.
Можно дать следующую классификацию запросов:
А) тематические (запросы о предоставлении информации по определенной теме, проблеме, событию или факту (например, биографические запросы);
Б) генеалогические (когда запрашивается информация, устанавливающая родство, родственные связи, историю семьи или рода);
В) социально-правовые запросы, под которыми понимаются запросы конкретного лица или организации, связанные с обеспечением прав и законных интересов граждан.
Архив администрации выполняет тематические и социально-правовые запросы. При обращении граждан с запросами, заполняется журнал учета обращений граждан. В этом журнале фиксируется фамилия, имя, отчество обратившегося гражданина, его адрес, предмет запроса, результаты исполнения (дата исполнения, результат - положительный или отрицательный). Срок рассмотрения запроса составляет один календарный месяц. Когда запрос исполнен, выдается архивная справка. Архивная справка - официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.
Задачи органов местного самоуправления по предоставлению пользователям архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, определены в гл. 6 ст. 26 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».
Внутренние организационные и функциональные взаимосвязи архива администрации обуславливаются его структурой и штатной численностью.
Структура организации - это устройство организации, взаиморасположение и связь ее частей (подразделений). Структура архива администрации утверждена заместителем мэра города Кызыла, руководителем аппарата администрации и состоит из одного работника.
Всю работу архива осуществляет сотрудник архива, назначаемый и освобождаемый от должности заместителем мэра города Кызыла
На работника архива возлагаются следующие функции:
-организация работы архива администрации в соответствии с возложенными задачами и функциями;
-планирование работы архива администрации;
-нормативно-методическое обеспечение деятельности архива;
-составление сводного плана развития архивного дела на год по архиву, сводного отчета о выполнении плана развития архивного дела за год по архиву, все виды форм статистической отчетности, регламента государственного учета документов архивного фонда РФ;
-информирование заместителя мэра города Кызыла, руководителя аппарата администрации о принимаемых мерах и предложениях по развитию архивного дела.
Работника архива администрации следовало бы отнести к начальнику архива, так как он осуществляет контроль над ведением всей учетной документации архива. К его прямым обязанностям относится обеспечение подготовки заключений и предписаний на описи архива администрации и учреждений, организаций и предприятий на утверждение экспертно-проверочной комиссией и содействие при этом преемственности научно-справочного аппарата к документам.
Мы считаем, что для эффективной организации деятельности архива необходимо ввести еще дополнительно должность архивариуса. Должность архивариуса должна стать должностью, осуществляющей обеспечение деятельности администрации.
К должностным обязанностям архивариуса следует отнести:
-определение направления производственной деятельности данного архива в развитии архивного дела;
-составление перспективных и текущих планов работы данного архива и представление их начальнику архива;
-составление отчетов о выполнении плана архива по работе с архивными документами и представление их начальнику архива администрации.
-обеспечение сохранности документов архива по работе с архивными документами, осуществление их пофондового и статистического учета и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архива;
-проведение в соответствии с планом в установленные сроки учета архивных документов и ведение учетной документации;
-принятие, рассмотрение и исполнение запросов учреждений, организаций и предприятий, а также заявлений граждан по выполнению социально-правовых и тематических запросов;
-подготовка предложений по определению источников комплектования архива с переменным составом документов и уточнению списков учреждений, организаций и предприятий-источников комплектования;
-контроль температурно-влажностного режима хранилища;
-проведение санитарно-гигиенических работ в хранилище не реже одного раза в квартал;
-информирование администрации о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов;
-соблюдение техники безопасности, предъявляемой к помещениям хранилищ по обеспечению сохранности документов в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».
Хотя работники архива свою трудовую деятельность осуществляют согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», в должностных инструкция они не указанны, а указаны «Основные Правила работы государственных архивов Российской Федерации», утратившие силу, что не соответствует действующим нормативным актам.
Архивариус архива замещает должность начальника архива во время его отсутствия. В его функции и должностные обязанности входят: обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архивный отдел документов, создание справочного аппарата к ним, осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве и т.д.
С увеличением состава фондов архива администрации возрастает и объем работы, который выполняют работники архивного отдела, а штатная численность в связи с этим не увеличивается. Отсюда можно сделать вывод, что количество штатных единиц недостаточно для продуктивного функционирования архива администрации.