Материал: Автоматизации Научной библиотеки Томского государственного университета

Половцева - главный библиотекарь научно-библиографического отдела и О.А. автоматизированный библиотечный программный каталогизация

Дубовицкая - главный библиотекарь отдела каталогизации61.

Были определены три основных направления работы на апрель-август 1997 года:

• 1. Обучение сотрудников библиотеки основам работы на персональном компьютере.
• 2. Изучение и освоение модулей системы VTLS всеми сотрудниками библиотеки.
• 3. Организация пилотного проекта по внедрению всех имеющихся модулей.

апреле был представлен пилот-проект по внедрению автоматизированной библиотечно-информационной системы. Целью проекта стала адаптация программного обеспечения VTLS к условиям работы Научной библиотеки, изучение функциональных возможностей системы, е? «настройка» в соответствии с требованиями пользователей библиотеки, отработка порядка выполнения библиотечных процессов в соответствии с внедряемой новой технологией, а также выработка практических, методических, технологических рекомендации62.

Осуществление проекта происходило на базе читального зала №5 и подсобного фонда экономической литературы. Данный был выбран не случайно: сравнительно небольшой объ?м подсобного фонда, актуальность тематики литературы, разнообразный контингент читателей - это позволит достаточно полно изучить и адаптировать основные модули системы.

Проект предусматривал проведение работ в три этапа:

Первый этап (июль-август 1997 г.). Подготовка читательских билетов нового образца (пластиковая карта с кодом). Ввод в электронный каталог изданий подсобного фонда зала (4000 экземпляров.).

Второй этап (сентябрь-октябрь 1997 г.). Организация рабочих и читательских мест. Осуществление процесса выдачи-при?ма изданий. Организация работы с изданиями, хранящимися в основном фонде. Снабжение этикетками со штрих-кодом всей вновь поступающей литературы.

Третий этап (ноябрь-декабрь 1997 г.). Отработка возможностей системы «продление сроков возврата книг», «напоминание об истечении срока возврата и наложение штрафов». Адаптация модулей «комплектование» и «инвентаризация». Ввод фонда американского читального зала в электронный каталог63.

В августе 1997 года был представлен проект плана ретроспективной конверсии фонда Научной библиотеки. Предлагалось формировать электронный каталог следующими путями:

Ввод данных об изданиях из подсобных фондов (информация заносится в электронный каталог сотрудниками подразделений, редактирование описания и определение ключевых слов осуществляется сотрудниками отдела каталогизации).

Ввод данных об изданиях, хранящихся в основном фонде (сведения будут вводится на основе запрошенной читателями литературы, что поможет в полной мере реализовать подсистему выдачи литературы на основе электронного каталога).

Ввод данных об изданиях, хранящихся в отделе редких книг и рукописей (будет осуществляться специально обученной группой сотрудников отдела редких книг).

Ввод данных о периодических изданиях (на основе запрашиваемых читателями названий годовых комплектов. Будет создана специальная рабочая группа).

Также была выявлена необходимость объединения нескольких библиотек Томска и изучения и использования базы данных крупнейших библиотек России64.

В конце 1998 года были подведены итоги начала внедрения автоматизированной библиотечно-информационной системы в Научной библиотеке ТГУ:

Итак, за 8 месяцев библиотека продвинулась от общего знакомства с основными модулями системы до начала опытной эксплуатации основных модулей: комплектование, каталогизация, управление периодикой, книговыдача, то есть:

Электронный каталог библиотеки составляет 28141 запись. С января 1998 года в н?м отражаются периодические издания, с февраля начат ввод ретроспективного фонда, читатели могут работать с электронным каталогом как в библиотеке, так и удал?нно,

Электронная кафедра выдачи работает с марта 1998 года,

Внедрена система штрихового кодирования, 11 тысяч экземпляров снабжены этикетками с бар-кодом,

Созданы технологические и методические документы, инструкции.

Задачи, поставленные на данном этапе, выполнены.

В ходе эксперимента изменениям подвергались следующие процессы:

l Индивидуальный уч?т изданий (изменена форма индивидуального уч?та).

l Размещение изданий в едином фонде документов (теперь новые издания распределяются по структурным подразделениям на основе отраслевого принципа).

l Отдельные элементы цикла «путь книги» (наличие акта-пут?вки на каждое название издания как переходной формы уч?та от бумажной к электронной)65.

В марте 1998 года было проведено изучение мнений читателей об электронном каталоге Научной библиотеки. Цель исследования: выяснить отношение к электронному каталогу, а также получить информацию о том, что требуется сделать для расширения возможностей читателей при поиске информации.

Основным достоинством каталога пользователи считают удобство и быстроту поиска информации о содержащейся в библиотеке литературе, а также л?гкость и простоту использования каталога.

Главными недостатками респонденты указали небольшой объем каталога, отсутствие описания статей из сборников и журналов. Также недостатками являются отсутствие поиска по году издания, ограниченный набор ключевых слов, отсутствие возможности распечатывать результаты поиска, невозможность увидеть на первом экране нужную информацию66.

С сентября 1998 года по май 1999 года в библиотеке наряду с использованием основных подсистем продолжалось изучение возможностей и потенциала программы

VTLS, автоматизированных информационных ресурсов - баз данных, сети Интернет. Вот некоторые результаты67:

Комплектование и каталогизация

Процессы учета и обработки всех документов, поступающих в фонд библиотеки, осуществляются в автоматизированном режиме в соответствии с подсистемам и VTLS «Комплектование», «Каталогизация», «Управление периодикой». В процессе работы решаются следующие задачи:

Финансовый учет, который обеспечивает сверку и контроль поступивших изданий с сопроводительным документом, позволяет получать разнообразные отчеты по работе с фондами (например, отчеты о количестве поступивших изданий в подразделения за любой период времени и др.), выдает отчеты о поступивших изданиях по видам изданий.

Электронный учет документов, поступающих в фонд библиотеки, по технологии штрихового кодирования.

Электронная каталогизация. Каталогизация изданий в одноименной подсистеме VTLS стало обычным технологическим процессом. Сотрудники отдела комплектования и каталогизации приобрели опыт электронной каталогизации изданий в VTLS. В электронный каталог вводится информация обо всех изданиях, поступающих в библиотеку (кроме резервно-дублетного фонда), регистрируются журналы и газеты, а также делается краткая запись об изданиях, которые библиотека планирует приобрести (статус «заказано»).

Таким образом, читателю обеспечен доступ к большему объему информации, а отделу комплектования это позволило отказаться от ведения картотек предварительного и текущего комплектования, а также, благодаря программе, специально написанной сотрудниками отдела компьютерных технологий, частично решить проблему одноразового ввода информации.

Практически неизвестным был для библиотекарей стандарт, устанавливающий правила представления машиночитаемых записей USMARC. Но теперь он стал хорошо знаком и библиотекарям.

Автоматизированная технология позволила пересмотреть технологическую схему прохождения документов в отделе комплектования и каталогизации. Но надо признать, что ощутимым образом труд библиотекарей не облегчился, потому что сочетание традиционной и новой технологии «съедает» многие выгоды автоматизации производственных процессов.

Используя новую технологию, библиотека продолжает создавать электронный каталог, ежедневно пополняя его информацией. Электронный каталог доступен для читателей с 5 рабочих мест в библиотеке, а для удаленных пользователей - через Интернет. Ведение электронного каталога требует много усилий. В результате инсталляции базы данных VTLS выявились различные ошибки, которые необходимо устранить для повышения информативности электронного каталога. Ввиду того, что большого опыта редактирования электронного каталога не было, первоначально было предпринято несколько шагов68:

Для организации и практической работы по редактированию электронного каталога в структуре отдела каталогизации выделен главный библиотекарь-редактор электронного каталога.

Определены наиболее важные виды редактирования (создание авторитетных/нормативных записей, устранение дублетных записей). Позже библиотека пришла к выводу о необходимости редактирования списка предметных рубрик (ключевых слов).

Определена рабочая группа в отделе комплектования и каталогизации для методического обеспечения процесса формирования электронного каталога.

Несмотря на острый недостаток времени, библиотекари провели большую работу по редактированию.

К работе по вводу ретроспективной части фонда приступили с февраля 1998 года в соответствии с программой, где определены принципы и методика работы. Первоначально ввод информации проводился специальной группой сотрудников из разных отделов библиотеки. прошедших курс обучения. Сотрудники американского информационного центра параллельно с обслуживанием читателей также вводили информацию. Начали ввод информации об изданиях своего фонда сотрудники отдела редких книг. В 1999 году работа была продолжена, но организована иначе: ввод информации о ретроспективной части фонда осуществляется в отделе комплектования и каталогизации в текущем потоке литературы в соответствии с технологией прохождения изданий в отделе. При обработке ретроспективы использовались готовые записи из Базы данных «Российская национальная библиография». После создания основной библиографической записи создается запись каждого экземпляра изданий. Эту работу выполняют сотрудники отдела обслуживания, где организована многосменная, продолжительностью по 2 часа, работа по вводу информации об изданиях гуманитарного абонемента.

Приступили к отражению в электронном каталоге информации об изданиях работники отдела основного фонда.

Таким образом, процесс пополнения электронного каталога записями ш?л достаточно активно. Цель его определена - эффективное удовлетворение информационных запросов читателей, внедрение современных форм обслуживания читателей - электронной выдачи, а затем открытого доступа69.

Автоматизация библиотечного обслуживания

С помощью подсистемы VTLS «Книговыдача» выполняются следующие процессы: Формируется база данных «Читатели Научной библиотеки». В БД вносится информация о всех читателях (кроме сторонних), получивших читательский билет с бар-кодом. Отдел обслуживания постоянно работает с базой данных: записи обновляются в соответствии с приказами ректора об отчислении, смене фамилии, переводе и т.д.

Осуществляется выдача-возврат изданий. Первая электронная кафедра выдачи действовала с 2 марта 1998 года по 30 января 1999 года в читальном зале № 5 в соответствии с программой эксперимента. Электронная книговыдача осуществлялась с помощью компьютера тем читателям, которые пользуются экономической литературой.

69 Диалог : Информационно-технологический бюллетень. Приложение к газете Книжный дом. Томск : Научная библиотека ТГУ. 1999. №8 (20). С. 2.

Основной задачей работы на этом этапе стало внедрение подсистемы

«Книговыдача», отработка методики выдачи книг и методики обучения сотрудников.

Задачи, поставленные в рамках эксперимента, были выполнены успешно. Было принято вынужденное решение о закрытии электронной выдачи в читальном зале из-за того, что компьютеры необходимо было переместить на учебный абонемент и начать ретроспективный ввод учебных изданий.

В ходе работы были выявлены несомненные преимущества электронной выдачи перед традиционной: быстрота, над?жность, удобство, нравится и читателям, и библиотекарям. Поэтому с 1 сентября 1999 года электронная выдача была открыта в читальном зале американского информационного центра. Здесь возможности подсистемы реализованы гораздо шире: кроме регистрации выдачи и возврата литературы, налагаются штрафы за задержку книг, продлевается срок возврата книг, устанавливается очередь читателей на книги, необходимые издания резервируются по запросам читателей, формируется список читателей-должников. И результаты работы ещ? раз подтвердили надежность системы VTLS. В первое время случались ошибки из-за отсутствия навыка работы, но сотрудники быстро приобрели опыт, хорошо освоили программу, работают точно и оперативно.

Полученные результаты позволили отделу обслуживания начать подготовку к новому этапу, самому сложному и ответственному - электронной выдаче изданий на учебном абонементе гуманитарной литературы с 1 сентября 1999 года70.