Материал: Автоматизации Научной библиотеки Томского государственного университета

Методическое обеспечение внедрения новой технологии

По мере освоения информационной техники и пересмотра технологических процессов происходит документальное закрепление методики их выполнения.

Четкое соблюдение методики выполнения производственных процессов, закрепленное в инструкциях, правилах, пояснениях, является обязательным в условиях автоматизированной технологии. Это предотвратит ошибки и гарантирует эффективность выполнения работы.

На данном этапе в библиотеке регламентировалось выполнение следующих процессов71:

Ввод информации о ретроспективной части фонда в электронный каталог. Программа работы.

Запись информации о читателях в базе данных «Читатели НБ ТГУ».

Передача новых поступлений из отдела комплектования и каталогизации в подразделения библиотеки.

Инструкция по вводу в электронный каталог информации об изданиях абонемента гуманитарной литературы (заполнение экрана единиц хранения).

Инструкция по вводу информации об изданиях, находящихся в отделе книгохранения в электронном каталоге (заполнение экрана единиц хранения).

Электронная каталогизация. Правила составления библиографической записи.

Правила передачи изданий из фонда одного подразделения в другое.

Путь издания в процессе обработки (проект).

Заполнение фиксированных полей (книги, периодические издания, карты, электронные ресурсы).

Электронная статистика. Инструкция по обработке и получению статистических отчетов.

Шаблоны (рабочие листы) для машиночитаемой библиографической записи (книги, периодика, электронные ресурсы, авторефераты, аудиовидеоматериалы).

Для выполнения отдельных операций, не требующих развернутых разъяснений технологии, действуют методические решения. Так, приняты методические решения по упрощению каталогизации авторефератов, определению авторского знака при описании книг, имеющих иностранные слова в заглавии, отражению в ЭК информации об изданиях обменного фонда.

Использование информационных баз данных и ресурсов Интернет

На данном этапе библиотека обладала 20 базами данных на электронных носителях.

Расширился состав баз данных и стало технически возможным их использование с разных рабочих мест в библиотеке. На локальных персональных компьютерах доступны через сервер БД «Российская национальная библиография», РЖ по естественным наукам, полнотекстовая БД ProQuest. С любого компьютера, подключенного в Интернет, у читателей есть возможность работать с полнотекстовой базы данных электронного журнала «Science». Базы данных активно используются читателями, однако из-за недостатка рабочих мест библиотека не в состоянии выделить пользовательские места для работы с ними, поэтому с большинством баз данных читатели могут работать только с одного рабочего места.

Самостоятельное изучение сотрудниками научно-библиографического отдела информационных ресурсов позволяет им достаточно свободно и уверенно помогать читателям в поиске информации. Кроме того, библиографами подготовлены путеводители по базам данных «Консультант Плюс», по CD-ROM «Britannica», по реферативным журналам (естественные науки), по указателю цитирования научной литературы.

В библиотеке освоена методика создания Web-страницы. Желающие могут познакомиться с деятельностью библиотеки в Интернет72.

Профессиональная подготовка и обучение персонала библиотеки

Работа в новых условиях расширила и усложнила круг обязанностей сотрудников, некоторые традиционные функции наполнились новым содержанием (например, консультирование по электронному каталогу, создание и редактирование электронного каталога). Чтобы выполнять новые задачи, нужна соответствующая подготовка библиотечного персонала. До июня 1999 года в библиотеке проводились отдельные мероприятия по ознакомлению библиотекарей с возможностями подсистем VTLS и ознакомлению с информационными ресурсами Интернет, с текстовыми редакторами Word, Excel, с использованием электронной почты в практической работе. Теперь перед библиотекой стоит задача организовывать целенаправленную систему работы по непрерывному повышению квалификации кадров, максимально приблизив ее к потребностям производственного процесса.

Следующими приоритетными направлениями были выбраны:

• 1. Внедрение подсистем VTLS:
• 1) «Инвентаризация фонда». Автоматизированную проверку изданий и выявление отсутствующих документов предполагается провести в читальном зале № 4, 5, американском информационном центре (июль-август 1999 г.)
• 2) «Аналитическая роспись статей». Изучение подсистемы сотрудниками информационно- библиографического центра и начало работы по росписи статей из сборников, журналов, газет (с января 1999 г.) Инсталляция баз данных «Образование», «Сибирика» в VTLS (апрель 1999 г.)
• 2. Организация электронной выдачи изданий на абонементе гуманитарной литературы73.

В течение 1999 г. в читальных залах американского информационного центра и социально-философской литературы проходила адаптация подсистемы инвентарного учета VTLS74. Она позволяет проводить проверку фонда в автоматизированном режиме:

получать информацию об отсутствующих изданиях, выявлять неправильно расставленные экземпляры в фонде и другие ошибки.

Для того, чтобы эта работа стала возможной, совместно с институтом оптического мониторинга СО РАН было адаптировано под особенности библиотеки специальное устройство «Электронная записная книжка».

Электронная проверка проходит следующим образом: библиотекарь считывает бар-коды книг сканером, сохраняет информацию в «Электронной записной книжке», откуда она переносится в персональный компьютер. Затем программное обеспечение сравнивает считанные бар-коды со списком зарегистрированных в данном структурном подразделении изданий. В результате система выдает перечень отсутствующих книг, при этом выданные читателям издания в список не включаются.

Также в отчете перечисляются найденные ошибки: неправильно расставленные экземпляры с указанием, где должна быть данная единица (левее или правее соседнего правильно расположенного экземпляра), издания из другого места хранения, не введенные в систему, имеющие ошибочный статус, с разными расстановочными шифрами (на книге и в записи в электронном каталоге).

Электронная проверка проходит очень быстро - в читальном зале американского информационного центра за 2 часа была считана информация со штриховых кодов 2500 экземпляров75.

Быстрота проверки зависит от размещения на стеллажах книг: они должны быть расставлены в вертикальном положении, освобождены от суперобложек.

Подсистема инвентарного учета дает огромные возможности, обеспечивая полный, быстрый и надежный контроль состояния фонда. Без сомнения, перспективы е? применения в библиотеке очень большие. Однако, эффективному использованию подсистемы должна предшествовать работа, связанная с правильной организацией фонда.

Так, использовать новую технологию проверки фонда можно только в том случае, если расстановка книг идентична написанию расстановочного шифра в электронном каталоге.

Кроме того, систематическая расстановка фонда дает возможность получать статистические данные о книговыдаче по отраслям знания (для изданий основного фонда), вести поиск изданий в электронном каталоге по дробным расстановочным шифрам, использовать уже готовый расстановочный шифр при перемещении изданий в свободный доступ.

Проблемы, возникающие при формировании электронного каталога, привели к необходимости создания в апреле 1999 года в Научной библиотеке рабочей группы для выполнения таких задач научно-методического характера как анализ библиографического лингвистического описания документов, исследование возможностей формата

USMARC, создание авторитетных записей и др.76

Итоги 2000 года77:

Внедрение программного модуля VTLS «Электронный заказ» (осуществление заказа издания из закрытого хранилища по электронному каталогу в читальные залы и на абонементы).

Создание класса свободного доступа к ресурсам Интернет на 6 мест в библиографическом информационном центре.

Установка системы электронной защиты фондов от несанкционированного выноса книг.

Начало подготовительных работ к организации открытого доступа к фондам.

Внедрено 9 программных модулем VTLS.

Электронный каталог включает информацию о 87 тыс. названиях документов, 220 тыс. экземпляров и 5 тыс. статей.

Объем базы данных читателей: 20 тысяч записей. Читательский билет каждого читателя, информация о котором включена в базу данных, снабжен индивидуальным номером - бар-кодом78.

Проводится электронная выдача учебных и научных изданий на абонементе всем категориям читателей.

Осуществляется электронная проверка фонда изданий читальных залов и абонемента, в ходе которой выдается информация об отсутствующих изданиях, выявляются неправильно расставленные экземпляры в фонде и другие ошибки.

80 сотрудников библиотечных отделов обучены работать в разных программных модулях VTLS, имеют свой личный пароль на право работы в системе.

Опубликовано 5 статей по внедрению новых информационных технологий.

Проведены семинары (20 часов) в городах Новосибирске, Омске, Барнауле,

Кемерово, Сургуте в рамках международного компакт-проекта TEMPUS-TACIS

«Распространение опыта управления в библиотеках вузов Западной Сибири».

Прочитаны лекции по 10 темам (66 часов) в Томском тренинг-центре в рамках проекта корпоративной каталогизации Института Открытое Общество (Фонд Сороса)79.

В 2001 году начался новый этап развития электронного каталога. Дополнительно к имеющейся библиографической информации электронный каталог начал пополняться сведениями об электронных ресурсах Интернет, а также об электронных версиях публикаций ученых ТГУ. Таким образом, электронный каталог позволяет проводить не только более широкие, но и разноуровневые поиски, обеспечивает полноту и удобство работы. К сожалению, в связи с недостатком автоматизированных рабочих мест в библиотеке, медленной связью, эта услуга рассматривается как дополнительная и предназначена, прежде всего, для работы пользователей вне стен библиотеки80.

Естественным следствием развития электронного каталога является частичный вначале и полный впоследствии отказ от ведения одного или нескольких карточных каталогов (при обязательном полном ведении служебного каталога). Под прекращением ведения понимается непополнение каталогов печатной карточкой на новые поступления изданий. Чтобы обсудить серьезность поводов к закрытию карточных каталогов, а именно, параллельное ведение каталогов, преимущество электронного каталога перед карточным, и сравнить отражение информации в них, была проведена технологическая конференция главных специалистов библиотеки. Состоявшийся позитивный обмен мнениями и обсуждение проблемы позволили вынести решение о прекращении ведения алфавитного читательского каталога. На библиотечном совете решение вопроса было отложено.

Новая автоматизированная технология пока не оказала заметного влияния на формы и методы обслуживания, однако характер работы читателя в самой библиотеке медленно, но верно изменяется.

Наиболее важным результатом изменений остается обслуживание на кафедре электронной выдачи абонемента студентов, преподавателей и сотрудников университета.

В 2001 г. процесс электронной выдачи изданий на дом распространен на студентов всех факультетов раньше, чем это планировалось. По-прежнему, организация работы абонемента ориентирована на обеспечение учебного процесса, поэтому основная нагрузка приходится на начало и конец учебного года82.

В сентябре 2002 года был утвержд?н и опубликован календарный план по внедрению новой версии программного обеспечения VTLS-VIRTUA в Научной библиотеке ТГУ на 2002-2003 годы. Были определены следующие цели и задачи83:

1. Подготовка к внедрению

Подготовить предложения для настройки параметров системы.

Пересмотреть:

типы читателей,

блоки, определенные библиотекой,

сроки выдачи, количество продлений,

размеры штрафа за нарушение правил; место расположения изданий, их наименование,

систему счетов,

изучить и отработать методику работы в системах.

Пересмотреть организацию технологических процессов с учетом новых возможностей ПО и закрепить в документах84:

Путь документа в процессе каталогизации,

Технология обслуживания читателей на электронной кафедре выдачи,

Путь требования (выполнение электронного заказа).

Создать рабочие формы для:

записи поставщиков,

всех видов изданий, в т. ч. краткую форму записи документа,

записи читателей.

Продолжить сравнительный анализ перевода USMARC формата с форматом

MARC 21. Включить переведенный текст руководства MARC 21 библиографического формата в системную помощь.

Разработать технологию электронной выдачи-возврата изданий на электронной кафедре выдачи во время и после проведения конверсии данных.

Изучить и отработать методику поиска в электронном каталоге. Создать помощь читателям.

Адаптировать перевод основных системных сообщений, интерфейса к библиотечной терминологии85.

2. Обучение персонала и читателей библиотеки

Провести занятия с сотрудниками, занятыми в автоматизированной технологии, на основе обучающих курсов по разработанному графику.

Провести занятия с сотрудниками библиотеки по методике поиска информации в электронном каталоге.

Внести изменения в курс «Основы информационной культуры» (раздел «Электронный каталог»).