Дипломная работа: Автоматизация документооборота организации ООО ЧОП "Сайга"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
26
Каждая IDEF0-диаграмма содержит блоки и дуги. Блоки изображают функции
моделируемой системы. Дуги связывают блоки вместе и отображают
взаимодействия и взаимосвязи между ними.
Контекстная диаграмма деятельности предприятия, отображенная на рисунке
2, представляет собой самое общее описание деятельности предприятия, и его
взаимодействия с окружающей средой.
Рисунок № 1.5. Контекстная диаграмма деятельности организации ООО
ЧОП «САЙГА»
Деятельность организации заключается в выполнении заказов, поступающих
от клиентов. При этом видно, что в организацию поступают заявки на выполнение
заказа, диски с исходной информацией, документы и договора, а также материалы
необходимые для выполнения заказа клиентов. А на выходе получается выполнение
заказов и договоры поступающие клиентам, а также бухгалтерская отчетность и
план предприятия необходимые для вышестоящих инстанций. Более подробная
структурно-функциональная диаграмма деятельности организации представлена на
рисунке 1.6.
27
Рисунок №1.6. Структурно-функциональная диаграмма деятельности
организации ООО ЧОП «САЙГА»
Курьерская служба при поступлении распоряжения от начальства
осуществляет прием заказов и необходимыми документами (договор об оказании
услуг и квитанция об их оплате) от заказчика в организацию. Затем оформляется
заказ, т.е. данные о заказе заносятся в базу данных, сверяются с отчетностью в
бухгалтерии о поступлении денег за заказ. В качестве решаемых бухгалтерией задач
выступают такие задачи, как осуществление приема актов об оплате, квитанций
организации. В планово-экономическом отделе происходит осуществление приема,
контроля и хранения договоров, на основе которых осуществляется охрана данной
организации.
В ООО ЧОП «Сайга» ведутся бухгалтерские операции и расчеты, в том числе
и по данным затрат по оказанию услуг охраны огрнаизации, далее составляется
28
отчетность для предоставления в налоговую инспекцию и составление счетов
предприятию заказчику. На рисунке 1.7 показан этап «Бухгалтерская отчетность».
Рисунок №1.7. Бухгалтерская отчетность в ООО ЧОП «САЙГА»
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
и ее описание
Электронный документооборот - средство повышения эффективности
управления. Автоматизация документооборота стало не просто средством
оптимизации внутренних процессов организации, а необходимостью. Классический
(бумажный) документооборот имеет ряд недостатков: медленный поиск нужного
документа, сложность контроля исполнения документа, отслеживания движения
документа на этапах его жизненного цикла, сложность получения отчета о работе с
документами, длительность согласования документов и т.д. Внедрение систем
электронного документооборота поможет организации избавиться от недостатков
бумажного документооборота и автоматизировать бизнес-процессы, которые
происходят в организации.
29
Программный продукт «1С:Документооборот 8» разработан на основе
технологической платформы «1С:Предприятие 8.2» и предназначен для
автоматизации документооборота. Универсальность программного продукта
«1С:Документооборот 8» легко настраивается и адаптированы под специфику
конкретной организации.
"1С:Документооборот 8" позволяет: упорядочить работу сотрудников с
документами, сократить время поиска нужной информаци, улучшить качество
готового материала.
"1С:Документооборот 8" решает задачи автоматизации учета документов,
контроля и анализа исполнительской дисциплины:
- централизованно, безопасно хранить документы,
- регистрировать входящие и исходящие документы,
- редактировать документы,
- контролировать верси документов,
- работать с документами любого типа,
- полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
- совместноя работать пользователей с возможностью согласования и
контроля исполнения документов,
- маршрутизацию документов
- автоматизированную загрузку документов из электронной почты и
сканера,
- учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Учет документа ведется по видам документов в соответствии с положением
о документообороте исследуемой организации.
Важность задачи для организации ООО ЧОП «САЙГА» очевидна, ткак как
нацелена на более тесную взаимосвязь: клиент – менеджер – диспетчер – операторы
и оперативный обмен информации между ними.
30
Декомпозиция описывает каждый бизнес-процесс.
Rисунок №1.16 Декомпозиция процесса Управление документами «Как
должно быть»
Рисунок №1.17 Декомпозиция процесса «Работа с внутренними документами»
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1730