Дипломная работа: Автоматизация документооборота организации ООО ЧОП "Сайга"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
31
Рисунок №1.18 Декомпозиция процесса «Управление документами»
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Документ - это основной способ представления информации в любой
организации, где ведется работа с документами. Важную роль в оптимизации
деятельности организации любого размера и профиля, в данном случае, в ООО ЧОП
«САЙГА», играют современные системы автоматизации документооборота.
Выделяют три основных потока документов:
1 Входящие - документ, поступивший в учреждение.
1
.
2 Исходящие - официальный документ, отправляемый из учреждения. В
основном исходящие документы являются ответом организации на входящие
документы.
3.Внутренние – официальные документы, которые не выходят за пределы
подготовившей его организации.
Порядок движения документов в ООО ЧОП «САЙГА» включает в себя
организацию документооборота, технологию личной работы исполнителей,
1
Подолина О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О.
Подолина // Секретарское дело. – 2011. – №3. – С.26-27
32
создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль
их исполнения.
Документооборот – движение документов в организации с момента их
создания до завершения исполнения. Процесс документооборота представлен в виде
схемы, приведенных на рисунке 1.9.
Автоматизация документооборота стало не просто средством оптимизации
внутренних процессов организации, а необходимостью. Бумажный
документооборот имеет ряд недостатков: медленный поиск нужного документа,
сложность контроля исполнения документа, отслеживания движения документа на
этапах его жизненного цикла, сложность получения отчета о работе с документами,
длительность согласования документов и т.д.
Системы электронного документооборота (СЭД) обеспечивают движение
документов с момента их создания до завершения исполнения или отправления, а
также подготовку, оформление, согласование, контроль исполнения документов
структурными подразделениями.
Выгоды от внедрения:
- Автоматизация бизнес-процессов
- Создание единого информационного пространства в организации
- Повышение скорости движения документов в организации
- Повышение эффективности работы сотрудников и подразделений
- Ускорение процесса принятия управленческих решений
- Мобильный доступ к корпоративной информации
- Обеспечение безопасного доступа к информации
- Сокращение времени на выполнение рутинных операций
- Сокращение бюджетов на хранение документов и расходных материалов
Сортировка документов
Регистрация документов
Передача документов руководителю организации (руководителям
структурных подразделений)
Поступление документов в организацию
33
Рисунок №1.8. Жизненный цикл документа
Принятие решений руководителем
Направление документов на исполнение
Исполнение документов
Текущее хранение документов
Передача документов в архив
34
Рисунок №1.9. Схема документооборота организации
Достижение поставленных перед организацией целей возможно методом
решения задач автоматизации документооборота, которые можно условно
систематизировать по следующим областям:
- Подготовка и оформление документов;
- Организация документооборота и исполнения документов;
- Организация контроля исполнения документов;
- Организация хранения документов.
На рисунке 1.10 представлена схема автоматизация документооборота ООО
ЧОП «САЙГА».
35
Рисунок №1.10. Схема автоматизация документооборота ООО ЧОП
«САЙГА»
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Электронная система управления документами обеспечивает процесс создания,
обработки и распространения электронных документов по компьютерным системам и
управления доступом к документам в организации (рисунок 1.11).
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1730