Материал: Автоматизация документооборота организации ООО "Стройтехмонтаж"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
39
просто и быстро заносить документы в систему со сканеров, МФУ, факсов,
камеры мобильного приложения и т.д. А служба преобразования помогает
перевести документы в форматы, удобные для работы пользователей,
например, в PDF или в многостраничный TIFF (отсканированные
документы). С помощью служб сокращается время на занесение документов
в систему вне зависимости от формата и способа их создания.
Программа «АЛТИУС»
Программа «АЛТИУС - Исполнительная документация» предназначена
для заполнения основных журналов, необходимых при проведении
строительных работ, реконструкции и капитального ремонта.
Компьютерная программа «АЛТИУС - Исполнительная документация»
содержит более 50 форм: общие и отраслевые.
Программа «АЛТИУС - Исполнительная документация» позволяет
получать стандартные, утверждённые формы документов, применяемые в
строительной сфере. Причём никакой бумажной волокиты, многократных
правок, бюрократических составляющих здесь нет. Программа
автоматически, буквально за секунды составит все необходимые единицы
исполнительной документации по заданным параметрам.
Программа содержит основные общестроительные формы
исполнительной документации:
Акты скрытых работ;
Акты освидетельствования участков сетей;
Акты освидетельствования ответственных конструкций;
Журнал КС-6А (при выполнении работ собственными силами на
основании нарядов);
Журнал входного учёта и контроля материалов;
Журнал инструктажей;
Журнал авторского надзора;
Журнал бетонных работ;
Журнал сварочных работ;
40
Общий журнал работ (КС-6);
Общий реестр любой дополнительной документации с прикреплением
скан-копий документов (например, сертификатов на материалы,
подписанных документов и т.д.).
В программу также включены ведомственные формы по реестру ВСН
012-88 и по Автодору «ИС-478-р» от 23.05.2002.
Таблица 2
Сравнение ИС для документооборота в строительстве
Параметр
1С: Документооборот
8
Система
DIRECTUM
Программа
«АЛТИУС»
Интеграция
+
+
+
СУБД
Oracle
MySQL
Отчеты и задачи
+
+
+
Генерация по
шаблону
+
+
+
Пакетное
формирование
+
-
+
Web
+
+
+
Работа Offline
-
+
+
Работа с ЭЦП
+
+
-
Графический
редактор
бизнес-
процессов
+
-
+
В данной таблице представлено сравнение данных систем
электронного документооборота по функциональности.
Мы видим, что ни одна из представленных систем не подходит для
внедрения на исследуемом предприятии. Главной причиной такого
утверждения является обширная функциональность всех рассмотренных
программных систем. Это в свою очередь повлечет за собой, при внедрении,
появление многих ненужных функций, или их дублирование. А поскольку
стоимость внедрения программных систем составляет, в основном,
достаточно значимую сумму, а это в свою очередь грозит еще и
неэффективными вложениями денежных средств.
41
Поэтому более целесообразным выходом из сложившейся ситуации
признается создание собственной системы, с помощью которой можно
автоматизировать все необходимые функции.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Понятие «стратегии автоматизации» обычно означает выбор того
набора бизнес процессов, действий или операций, которые совершаются
сотрудниками, клиентами и партнерами или другими участниками внешней
среды при взаимодействии с компанией для достижения поставленных
целей.[20]
Подходы к автоматизации могут быть различными, в зависимости от
выбранного направления можно рассматривать следующие варианты
стратегии:
Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации
отдельных производственных или управленческих подразделений
предприятия, объединенных по функциональному признаку. Например,
участок упаковки и маркировки, бухгалтерия и т. д.
Автоматизация по направлениям
Для повышения эффективности процесса автоматизации по
направлениям деятельности также необходимы стратегический и
тактический планы автоматизации. Планы должны пересматриваться после
окончания автоматизации какого-либо бизнес-процесса и оценки полученных
результатов. [20]
Комплексная (полная) автоматизация
Комплексная автоматизация предполагает распространение на все
функции требования к качеству управления процессом внедрения системы.
Выбор одной или комбинации из стратегий автоматизации определяется
результатом анализа текущего и планируемого состояния предприятия на
определенный период.
42
Для нашего предприятия будет выбрана стратегия автоматизации по
участкам. В результате чего компания сможет автоматизировать
делопроизводство, получив при этом значительный экономический эффект.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Способы приобретения информационной системы – это действия от
определения и формализации решения о необходимости внедрения ИС до
момента пока система не будет внедрена в организации. Существуют такие
методы приобретения ИС [5, c. 108]:
разработка (заказная и самостоятельная);
покупка ИС;
покупка + доработка (заказная или самостоятельная);
аренда.
Приобретаемая ИС нам не подходит в связи с наличием нескольких
существенных недостатков, которые были представлены в пункте 1.3.1, а
также в связи с нехваткой функциональности. ИЧ будет разрабатываться на
предприятии своими собственными силами, поскольку организация
располагает квалифицированными работниками для разработки и внедрения
данной ИС [19].
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информа
α
ционное обеспечение (да
α
лее по тексту – ИО) подсистемы
состоит из созда
α
ния и пода
α
чи достоверной информа
α
ции,и предоста
α
влениея
информа
α
ционных ресурсов для эффективной ра
α
боты сотрудников
предприятия.Быва
α
ет внема
α
шинное и внутрима
α
шинное обеспечение [3, c.44].
В соста
α
в информа
α
ционного обеспечения входят единые системы
кла
α
ссифика
α
ции и кодирова
α
ния информа
α
ции; системы по унифицирова
α
нию
43
документа
α
ции, используемой в ИО, схемы информа
α
ционных движений,
информа
α
ционные ба
α
зы,то есть вся информа
α
ция из всех
информа
α
ционныхисточников.
Информа
α
ционное движение внешне ма
α
шинного информа
α
ционного
обеспечения включа
α
ет в себя целена
α
пра
α
вленное постоянное перемещение
документов от на
α
ча
α
ла
α
их формирова
α
ния до ее получа
α
телей.
Кла
α
ссифика
α
тором на
α
зыва
α
ется документ, при помощи которого
формируется система
α
описа
α
ния экономической информа
α
ции в ЭИС, где
содержится на
α
именова
α
ния объектов, на
α
зва
α
ния кла
α
ссифика
α
ционных систем и
их кодовые обозна
α
чения.
При проекте за
α
да
α
чи применялись следующие общероссийские
кла
α
ссифика
α
торы:
ОКУД – это Общероссийский кла
α
ссифика
α
тор упра
α
вленческой
документа
α
ции;
ОКОПФ – это Общероссийский кла
α
ссифика
α
тор орга
α
низа
α
ционно-
пра
α
вовых форм.
Внутрима
α
шинное информа
α
ционное обеспечение включа
α
ет в себя
описа
α
ние экра
α
нных формы и структуры информа
α
ционной ба
α
зы.
При созда
α
нии ма
α
кетов для документов с неизменной информа
α
цией
на
α
до иметь в виду, что эти экра
α
нные формы используются для внесения и
а
α
ктуа
α
лиза
α
ции за
α
писей информа
α
ционных источников, поэтому для их
созда
α
ния пра
α
вильней будет применить а
α
нкетную форму ра
α
сположения
реквизитов, котора
α
я является на
α
более приспособленной для выполнения этих
опера
α
ций.
Для того, чтобы выбра
α
ть пра
α
вильные экра
α
нные ма
α
кеты нужно
руководствова
α
ться принципа
α
ми минима
α
льной стоимости и трудоемкости и
ввода
α
информа
α
ции в ЭВМ, более высокой степени доступности конечной
информа
α
ции, выводимой на
α
экра
α
н, и большей достоверности и на
α
дежности
выполнения этих опера
α
ций.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/11338