Материал: Автоматизация документооборота сервисного центра в системе «1С: Управление нашей фирмой» в компании «5 звёзд» (ИП Руксов А.Г.)
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
27
Потоки данных в
информационной системе
сервисного центра «5 звёзд»
Заявки на ремонт и обслуживание
Документы и информация от поставщиков
Заказы поставщикам
Иформация об этапе, сроке и
стоимости
Менеджер-
диспетчер
Водитель-
экспедитор
Законадательство РФ и
требования правообладателей
Внутренние правила и технологии
Прайс
на работы
Сервисный
инженер
Менеджер
по закупкам
Комплект финансовых документов для оплаты
Платёжные поручения в банк
Документы об оплатах из банка
Рис. 1.5. Информационные потоки сервисного центра
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
В качестве объекта управления в данной работе рассматривается
Сервисный центр.
Структурное подразделение «Сервисный центр» является самым
многочисленным по количеству персонала. Данное подразделение реализует
самое масштабное по объему выполняемых работ и, соответственно, уровню
доходности направление деятельности компании.
Анализу подлежат бизнес-процессы, протекающие в рамках исследуемого
структурного подразделения.
Состояние бизнес-процессов большинства предприятий можно
охарактеризовать следующим образом [11]:
- бизнес-процессы очень фрагментированы/границы процессов определены
некорректно;
- бизнес-процессы не формализованы и не описаны, т.е. не имеют
установленного способа выполнения действий;
28
- бизнес-процессы не имеют владельца/владелец не имеет полномочий для
проведения корректирующих действий или опосредованно влияет на
выделение ресурсов;
- недостаточность или переизбыток точек контроля внутри бизнес-
процесса, что, при отсутствии контроля приводит к хаосу и
неуправляемости, а при избытке – к бюрократизации системы;
- низкая эффективность информационного обеспечения бизнес-процессов.
Для конкретного предприятия имеет место отсутствие формализации и
описания бизнес-процессов.
Отбор бизнес-процессов для более детального анализа и оптимизации
выполнен на основе следующих факторов:
- большая продолжительность выполнения операций;
- претензии со стороны клиентов;
- стратегические интересы.
Установление границ рассматриваемой задачи осуществляется
субъективно – путём достижения договоренности между компанией и
клиентами. При этом следует определить ряд понятий [2]:
- Границы процесса – событие/совокупность событий, инициирующее
и завершающее процесс.
- Событие – наступление определенной ситуации).
- Инициирующее событие – событие, начинающее процесс.
- Завершающее событие – событие, завершающее процесс.
Автоматизации подлежит учёт и анализ процессов обработки
информации, связанных с документооборотом Сервисного центра.
Описание окружения задачи схематично представлено на рисунке 1.6 [2].
29
Рис. 1.6. Окружение задачи
Потребитель – субъект, обладающий компетенциями и полномочиями
формулировать требования к выходам процесса, непосредственно
использующий выходы процесса в качестве ресурса для своего процесса [2].
Поставщик – субъект, предоставляющий ресурсы, необходимые для
выполнения процесса [2].
Внутренними потребителями и поставщиками в компании являются
менеджеры/диспетчеры.
Внешними потребителями и поставщиками компании являются
поставщики оборудования и запчастей, рынки сбыта (клиенты), финансовые
рынки (банки), законодательные органы.
Исполнителями (участниками) процесса являются должностные лица,
участвующие в преобразованиях входов в выходы в рамках процесса: диспетчер,
сервисные инженеры, администратор.
Компания представляет собой бизнес-систему.
Элементами, передаваемыми бизнес-системой во внешнюю среду
являются конечные продукты деятельности системы, а передаваемые из среды в
бизнес-систему – ресурсами [10].
Окружение процесса (задачи)
Поставщики
Внутренние
(находятся внутри
организации)
Внешние
(находятся вне
организации)
Потребители
(владельцы процесса, сотрудники
подразделения, подразделение)
Внутренние
(находятся внутри
организации)
Внешние
(находятся вне
организации)
Конечные
(внешние потребители,
использующие выходы процесса
по прямому назначению)
30
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Документами, участвующими в документообороте, является:
- Приём и передача в ремонт.
- Талон приёмки.
- Задание на работу.
- События.
- Счёт.
- Акт выполненных работ.
- Накладная.
Схема документооборота документов Приём и передача в ремонт и Талон
приёмки представлена на рисунке 1.7.
Исполнитель
Действие
Диспетчер
Клиент
Оформление заявки на
ремонт
Приём и передача
в ремонт
Приём и передача
в ремонт
Выдача документа о
приёмке
Талон приёмки
Талон приёмки
Рис. 1.7. Схема документооборота Приёма и передачи в ремонт и Талона
приёмки
Схема документооборота документов Задание на работу и События
представлена на рисунке 1.8.
Исполнитель
Действие
Диспетчер
Сервисный инженер
Выдача задания на
работу
Задание на работу
Задание на работу
Передача информации о
выполненных работах
События
События
Рис. 1.8. Схема документооборота Задание на работу и События
31
Схема документооборота документа Счёт представлена на рисунке 1.9.
Исполнитель
Действие
Диспетчер
Клиент
Руководитель
Подписание
подготовленного
счёта
Счёт
Счёт
Передача
подписанного счёта
Счёт
Счёт
Выдача счёта
Счёт
Счёт
Рис. 1.9. Схема документооборота Счёта
По идентичной схеме осуществляется документооборот Акта
выполненных работ и Накладной.
В неавтоматизированной информационной системе вследствие большого
объема документов имеют место следующие недостатки:
- Ощутимые затраты времени на оформление и анализ обрабатываемых
документов.
- Возможность допущения ошибок и возникновения путаницы при
перемещении и поиске документов.
В таблице 1.7 приводятся данные по затратам времени на обработку
документов. Оно складывается из затрат времени непосредственно на
оформления/заполнение документов и перемещения между производственными
помещениями.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1754