Материал: Автоматизация электронного документооборота для решения задач организационного управления на примере АО "Алюминий Металлург Рус"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
22
Маршрутизатор
(файерволл)
MS Windows 10
Информационный отдел
Chrome
Файловый
сервер
Сервер БД
Linux
MS Windows
Storage Server
2018
MS Office 2018
MS Outlook 2018
ESET NOD 32 Business
Edition Smart Security
Linux 4.15
СУБД
MS SQL
Server 2018
Маршрутизатор
(файерволл)
MS Windows 10
Бугалтерия
MS Office 2018
MS Outlook 2018
ESET NOD 32 Business
Edition Smart Security
MS Windows 10
ОТК
MS Office 2018
MS Outlook 2018
ESET NOD 32 Business
Edition Smart Security
MS Windows 10
Отдел по работе с текущими клиентами
MS Office 2018
MS Outlook 2018
ESET NOD 32 Business
Edition Smart Security
MS Windows 10
Отдел продаж
MS Office 2018
MS Outlook 2018
ESET NOD 32 Business
Edition Smart Security
HTTP
Chrome
1С: Бугалтерия 8.3
Chrome
Chrome
Chrome
Рис. 1.3 Схема программной архитектуры
В соответствии с представленной схемой, в качестве операционной
системы на АРМ пользователей используется Windows 10, в качестве серверной
– Linux 4.15, MS Windows Storage Server 2018.
В качестве пакета офисных приложений установлен MS Office 2018 Prof,
включающий в себя MS Word 2018, MS Excel 2018., MS Outlook 2018.
Для защиты от вирусных атак используется (как на «АМР» сотрудников,
так и на серверах) ESET NOD32 Smart Security Business Edition.
23
Данное ПО обеспечивает комплексную защиту серверов и рабочих
станций, включающая в себя антивирус, антишпион, антиспам, персональный
файервол, а также приложение ESET Remote Administrator, которое
обеспечивает централизованное администрирование антивирусного решения в
корпоративных сетевых средах предприятия или глобальных сетях.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
АО «АМР» является типичной торгово-производственной компанией.
Характеристика основной деятельности компании с использованием
правил построения схем методологии IDEF в виде схемы приведена на рисунке
1.4.
Рис. 1.4 Характеристика деятельности предприятия
24
Входными потоками в рассматриваемой деятельности являются спрос
покупателей производимую продукцию, поставщики и денежные средства для
организации деятельности АО «АМР».
Деятельность АО «АМР» регулируется законами и подзаконными актами
России, требованиями руководства компании, а также технологическими
нормами производства и правилами реализации товаров и услуг населению.
Выходными потоками являются ассортимент продукции, коммерческая
прибыль и отчетность для предоставления в налоговые органы, а также
бухгалтерская отчетность.
Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 1.5.
Рис. 1.5 Декомпозиция основного процесса
Таким образом, деятельность предприятия заключается в оформлении
заказов на продукцию, производстве продукции, ее реализации, а также учете и
подготовке отчетности. Понятие учета включает в себя различные виды
хозяйственного учета, в том числе бухгалтерский учет, налоговый, финансовый
и статистический, а также управленческий учет (рисунок 1.6.)
25
Рис. 1.6 Учет и подготовка отчетности
Одним из обеспечивающих бизнес-процессов АО «АМР» является
административно-хозяйственное обеспечение, куда входит также и
документооборот и организация обработки документов.
Организация работы с документами - организация документооборота,
хранения и использования документов в текущей деятельности
рассматриваемого учреждения. Документооборот является важным звеном в
организации делопроизводства, так как он определяет не только инстанции
движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве
документооборот рассматривается как информационное обеспечение
деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и
использования ранее созданных документов.
Основными правилами организации документооборота являются:
- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами
времени;
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое
перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или
ограничить возвратные перемещения документов);
26
- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов
должны быть единообразными.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной
организационный принцип службы делопроизводства - возможность
централизованного выполнения однородных технологических операций.
Основой структуры любого документооборота является документ. Все
документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе
согласованы путем соблюдения правил особенностей представления
информации на каждом из носителей.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
В настоящее время процесс учета документов и их оборота для компании
осуществляется на предприятии следующим образом.
На рисунках 1.7-1.8 представлена функциональная модель процесса учета
и регистрации документации, требующих исполнения и ответа.
Рис. 1.7 Функциональная модель нулевого уровня IDEF0 Работа с
документацией. Модель AS-IS
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/5487