Материал: Автоматизация электронного документооборота для решения задач организационного управления на примере АО "Алюминий Металлург Рус"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
32
исполнение из одного структурного подразделения в другое производится
только через приемную с соответствующей пометкой на документе, а секретарь
отвечает за прохождение документов. Документы, не учтенные секретарём,
довольно часто теряются.
В приемной директора хранятся все регистрируемые входящие,
внутренние и исходящие документы. Для этого там организован маленький
архив, который разделен на папки: внутренняя переписка, входящая
документация, исходящая документация, распоряжения по предприятию,
приказы по командировкам, приказы и распоряжения. Документы хранятся в
них в течение года, а затем передаются в архив предприятия. В каждом
подразделении также имеется свой архив, в котором хранятся документы в
течение года, а после передаются в архив предприятия[5].
В результате возникают такие проблемы, как доставка неверной
информации, несвоевременная ее доставка, потеря информации, что ведет к
задержкам в оформлении отчетности и замедлению деятельности предприятия, а
также ошибках в ней.
Большой объем данных, обрабатываемых в АО «АМР», позволяет
затрачивать соответствующее количество времени и трудовых ресурсов на
обработку, исполнение и контроль документов. Поэтому необходимо, с
применением системы электронного документооборота, уменьшить
затрачиваемые ресурсы в целях оптимизации деятельности всей инспекции.
Кроме того, внедрение системы электронного документооборота позволит
наиболее оперативно и с большой точностью отслеживать оборот конкретного
документа в организации.
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Таким образом, многие бизнес-процессы в рассматриваемой организации
автоматизированы, но при этом их сопровождают сопутствующие документы в
печатной и электронной форме, которые не интегрированы с другими
процессами и материальными потоками в единую информационную среду[1].
33
Отсутствие взаимодействия между составными процессами в АО «АМР»,
материальными потоками и документами может привести множество проблем:
• Несоответствие актуального состояния материальных потоков
документам;
• Незафиксированные документально изменения в материальных
потоках (в т. ч. и в процессах);
• Долгий поиск связанных между собой документов между членами
ГЭК;
• Высокая вероятность ошибок, неточностей и дублирования;
• Отсутствие целостной картины состояния дел, а также
невозможность прогнозирования и принятия управленческих решений;
• Непонятность бизнес-процессов разработки, согласования и
утверждения всех документов.
Сам сотрудник тратит много времени на поиск необходимой информации
(около 40% от общего времени) или воссозданием заново – вместо того, чтобы
использовать повторно документы, которые «где-то» есть (и так происходит в
70% случаев). При такой разбросанности данных и документов очень сложно
обеспечить их целостность, безопасность и непротиворечивость.
Схема документооборота представлена на рисунке 1.12.
34
Действие
Руководитель
Учет корреспонденции
Контроль правильности
занесения записи
Исполнитель
Журнал учета
Специалист
Проверка соответствия
записей друг другу
Архив
Подготовка
отчетов за период
Журнал учета
Журнал учета
Визирование
отчетов
Журнал учета
Журнал учета
Отправка
в архив
Журнал учета
Рис. 1.12 Схема документооборота
Проведем расчеты, позволяющие оценить возможную эффективность
внедрения автоматизированного варианта документооборота.
Допустим, что в течение рабочего дня секретарем обрабатывается около
30 документов – как полученных от клиентов, так и созданных в рамках
подготовки отчетности.
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств
автоматизации (таблица 1.5.). Время приведено с учетом за рабочий день.
35
Таблица 1.5
Расчет эффекта внедрения
Действие сотрудника
делопроизводства
Время, затрачиваемое
при базовой
технологии/ мин.
Время, затрачиваемое
по предлагаемому
варианту/ мин.
Регистрация входящих
документов
45
4
Регистрация исходящих
документов
40
4
Подготовка внутренних
документов
40
6
Поиск документов
10
7
Подготовка списка
документов
20
10
Итого, минут:
165
38
Таким образом, при существующей системе на совершение указанных в
таблице действий необходимо потратить около 3 часов. При внедрении
предлагаемой системы это время сокращается до 38 минут, то есть в несколько
раз.
Внедрение системы документооборота позволяет избежать многих
ошибок, возникающих при передаче, обработке и хранении документов, а также
значительно уcкорить данные процессы, что ведет к экономии рабочего времени
сотрудников, а следовательно, к повышению общей эффективности работы
предприятия[6].
Кроме того, использование вычислительной техники для оптимизации
процессов будет эффективным благодаря тому, что значительная часть
бухгалтерской информации и процессов по ее обработке, участвующей в нем,
поддается формализации. Использование ЭВМ позволит значительно ускорить
процессы составления различных отчётов и повысить эффективность подготовки
отчетности в целом.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасность информации в настоящее время обеспечивается за счет
применения следующих мер:
36
1. Использование встроенного брандмауэра в маршрутизаторах, а
также фильтрации по MAC-адресам и аутeнтификации пользоватeлeй;
2. Использованием антивирусного программного обеспечения - ESET
NOD32 Smart Security Business Edition;
3. Соблюдением регламента работы с документами в бумажной и
электронной форме;
4. Использованием резервного копирования информации;
5. Использование организационных и кадровых мер, в том числе
системы контроля доступа.
Основными целями политики безопасности можно выделить:
• Обеспечение конфиденциальности критичных информационных
ресурсов;
• Реализация постоянного доступа к информационным ресурсам АО
«АМР» для увеличения эффективности бизнес деятельности;
• Сохранение целостности деловых данных с целью обеспечения
возможности АО «АМР» оказывать услуги высокого качества и принимать
эффективные управленческие решения;
• Увеличение понимания пользователей в рамках рисков, которые
напрямую связаны с информационными ресурсами АО «АМР»;
• Выявление меры ответственности и обязанностей сотрудников в
процессе обеспечения информационной безопасности в АО «АМР».
Руководители подразделений АО «АМР» обязаны поддерживать
регулярный контроль за соблюдением всех пунктов приведенной политики. А
также должна быть реализована периодическая проверка следования всем
предписаниям по информационной безопасности с подготовкой итогового
отчета по результатам указанной проверки руководству.
Все пункты политики относятся ко всем данным и ресурсам обработки
информации АО «АМР». Соблюдение политики строго обязательно для каждого
сотрудника (как постоянного, так и временного). В пунктах договора с третьими
лицами, также имеющими доступ к информации АО «АМР», должны быть
прописаны обязательства третьего лица по соблюдению всех приведенных
требований политики безопасности.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/5487