Материал: Автоматизация электронного документооборота для решения задач организационного управления на примере АО "Алюминий Металлург Рус"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
27
Обработка документов характеризуется процессами приема и первичной
обработки документов, обработкой входящих и исходящих документов,
предварительным рассмотрением документов, занесением данных в реестр
документов, исполнением документов и их обработкой, обработкой внутренних
документов.
Используются следующие активные объекты (механизмы):
руководитель (генеральный директор);
исполнители - сотрудники компании.
Прием и первичная обработка документов состоит из первоначального
исследования документов, а также регистрации документа, которая заключается
в занесении сведений документа в книгу учета и проставлении штампа на самом
документе. Далее представлена декомпозиция модели AS-IS.
Рис. 1.8 Декомпозиция контекстной диаграммы нулевого уровня IDEF0
Работа с документацией. Модель AS-IS
Далее представлена декомпозиция блока «Прием и первичная обработка
поступившей документации» модели AS-IS.
Предварительное рассмотрение документов заключается в распределении
поступивших документов, передаче их руководителю, который , рассматривая
28
документы, оставляет свою резолюцию, при этом назначая ответственного за их
исполнение. При этом резолюции доводятся до исполнителей.
Рис. 1.9 Декомпозиция функции «Прием и первичная обработка поступившей
документации»
Обработка входящей документации состоит в занесении данных о
документе в журнал входящей корреспонденции и последующей передаче
получателю, если его имя указано на документе. В противном случае документы
передаются руководителю.
Обработка исходящей корреспонденции состоит также в занесении
данных о документе в журнал исходящей корреспонденции последующей ее
отправке.
Процесс занесения документов в реестр состоит в регистрации документа
в реестре, исполнения документов в рассматриваемом контексте отметке о
получении документа для его выполнения и дальнейшем его выполнении, а
обработка исполненных документов заключается в их учете. Далее представлена
декомпозиция блока «Обработка внутренней документации» модели AS-IS
(Рис.1.10) и блока «Обработка исполненной документации» модели
AS-IS ( рис.1.11).
29
Рис. 1.10 Декомпозиция функции «Обработка внутренней документации»
Рис. 1.11 Декомпозиция функции «Обработка исполненной
документации»
Процесс исполнения документов состоит в выполнении требований
резолюции и докладе (отчете) об исполнении документа.
30
Процесс обработки исполненных документов состоит в проверке
правильности отчета об исполнении документа и его снятии с контроля путем
внесения отметки.
К внутренним документам относятся приказы и распоряжения.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления
организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих
документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.
Таким образом, в настоящее время используемая система организации
делопроизводства обладает следующими недостатками:
1. Низкая скорость обработки документов.
2. Большое количество неточностей и ошибок, связанных с
человеческим факторам.
3. Сложность в построении отчетов и поиске истории конкретного
документа.
4. Сложность в отслеживании прохождения документа в компании и
его рецензирования.
Данные недостатки можно устранить путем внедрения
автоматизированной информационной системы делопроизводства компании.
В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия
производятся специалистом без использования каких-либо средств
автоматизации, то есть журналы, реестры и отчеты заполняются вручную, что
влечет за собой частое возникновение ошибок.
Документы, поступившие на предприятие, принимаются секретарем
генерального директора. К входящей корреспонденции относятся: приказы,
циркуляры, информационные письма, указания, переписка с другими
организациями, договоры, заявления. Небольшая часть документов приходит по
факсу (т.е. фактически в виде бумажного документа) и по электронной почте.
Общий объем документов за год составляет в среднем 800-900.
К внутренним документам относится организационно-распорядительная
документация. Она включает в себя приказы, распоряжения, протоколы,
служебные записки, заявления, наряды, докладные и т.п. Годовой объем
зарегистрированных документов в среднем 800-1000.
31
Исходящей корреспонденцией являются отчеты, письма, договоры,
заявления, распоряжения и т.д. Объем документов за год составляет 800-900.
Входящую корреспонденцию проверяют в приемной на правильность
доставки и целостность вложения. Конверты с пометкой «лично» передаются
адресатам без вскрытия. Все входящие документы подлежат регистрации (если
эти документы входят в список подлежащих регистрации) в специально
отведенных для них журналах для регистрации входящей корреспонденции. На
всех регистрируемых входящих документах в правом нижнем углу лицевой
стороны основного документа ставится регистрационный штамп с указанием
даты поступления документа и входящего порядкового номера. Любая бумага,
не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ.
Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.
Каждый документ, поступивший в инспекцию, регистрируется только один раз,
в день поступления. После регистрации документы (если это не личные письма)
направляются на рассмотрение руководству. Далее они могут быть размножены
и направляются на исполнение или ознакомление в соответствующие
подразделения через приемную, на документах делаются соответствующие
отметки. Срочные документы передаются на рассмотрение руководству АО
«АМР» немедленно. Таким образом, входящий документ регистрируется
секретарем в приемной[4].
Исходящие документы также регистрируются секретарем. На каждом
отправляемом документе проставляется дата и исходящий номер. Копия
исходящего документа подшивается в соответствующей папке.
Учет и регистрацию внутренних документов (приказов по основной
деятельности, по командировкам, а также распоряжений и протоколов) проводит
также секретарь. Регистрационным номером приказа, распоряжения и протокола
является порядковый номер, присваиваемый каждому виду документов в
пределах года. Все внутренние документы регистрируются в журналах для
регистрации внутренних документов. Они регистрируются при передаче их
между подразделениями.
Контроль исполнения документов осуществляет начальник того отдела,
которому был передан документ. Передача контрольных документов на
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/5487