Материал: Автоматизация электронного документооборота для решения задач организационного управления на примере АО "Алюминий Металлург Рус"

Скачать

Заказать новую работу

Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
42
сообщения лицом, для которого это сообщение изначально не предназначается,
данное сообщение нужно переслать непосредственному получателю. Если
присланная таким образом информация несет секретный (конфиденциальный)
характер, об этом необходимо сразу проинформировать специалистов отдела по
ЗИ.
Отправитель электронного сообщения или документа, а также лицо,
которое его перенаправляет, должен указать свои инициалы, служебный адрес и
тему отправляемого сообщения.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Система электронного документооборота (СЭД) стала разрабатываться с
появлением более-менее доступного интернета. Первоначально они были
предназначены для частичной автоматизации процессов работы с различной
документацией. Доказав свою эффективность для классического
делопроизводства, СЭДы стали внедряться как в государственные структуры,
так и в частные организации. Постепенно данные системы стали обрастать все
новыми и новыми функциями, превращаясь в комплексные решения,
позволяющие максимально автоматизировать любую деятельность предприятия,
связанную с документацией.
Основные требования, которым должна соответствовать система
электронного документооборота:
Надежное хранение и удобный поиск документации.
Поддержка и выполнение канцелярских задач.
Своевременный контроль за исполнением документов и их
маршрутизация.
Создание аналитических отчетов.
Обеспечение информационной безопасности.
43
Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с
клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты,
позволяющие решать множество прикладных задач.
ДЕЛО
Эта система электронного документооборота является признанным
лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В
ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как
крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По
отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое
дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой
автоматизации делопроизводства и документооборота.
Плюсы
Возможность отслеживания всех этапов перемещения любого
электронного документа.
Простота и удобство в создании проектов документации.
Общая отлаженность и функциональность системы.
Минусы
К «натянутым» минусам можно отнести несколько архаичный интерфейс
и определенную сложность в освоении.
Цена лицензии на использование системы «ДЕЛО» в рамках одного
рабочего места (СУБД – Oracle) зависит от планируемого общего количества
этих мест и варьируется в пределах от 11 000 рублей (201-500 р/м) до 13 400
рублей (1-5 р/м). Если в организации применяется СУБД Microsoft SQL Server,
то лицензия за одно рабочее место обойдется от 7200 до 9500 рублей
соответственно.
Логика
Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и
была одной из популярнейших российских систем электронного
документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело». Смена названия никак
не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему
является надежной и функциональной системой для управления
делопроизводством на предприятиях любого типа и размера.
44
Плюсы
Возможность построения сложных многоуровневых маршрутов
согласования документации.
Высокая степень защиты данных пользователя.
Относительная легкость освоения основных компонентов системы.
Гибко настраиваемые и модифицируемые процессы обработки
документации.
Минусы
Неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров.
Не самая добросовестная работа технической поддержки.
Архаичный интерфейс.
Стоимость одной лицензии на использование данной программы зависит
от количества сотрудников, подключенных к ней. Если их число не превышает
49 человек, то цена будет 5 900 за каждое рабочее место; от 50 до 199
подключенных работников – 5 200 рублей; а если рабочих мест более 200, то
цена одной лицензии будет минимальной – 4900 рублей.
ЕВФРАТ
Данная система электронного документооборота разработана в полном
соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов
в области делопроизводства. От своих «коллег по цеху» «ЕВФРАТ» отличается
наличием множества собственных уникальных программных разработок,
которые нельзя встретить в конкурирующих СЭДах. Чисто технологически
данная система является одной из самых «продвинутых» на современном
российском рынке СЭДов.
Плюсы
В комплект поставки этой системы входит встроенная СУБД «Ника», что
автоматически освобождает организацию-пользователя от приобретения
дополнительного программного обеспечения.
Дружелюбный интерфейс, обладающий приятным запоминающимся
дизайном.
Встроенный механизм ролей для управления правами доступа.
Минусы
45
Довольно медленная скорость работы, особенно на слабых компьютерах.
Периодические сбои в работе и нерасторопная техподдержка.
Стандартная лицензия с установкой системы на собственный сервер
организации стоит от 5200 до 7300 рублей на одно рабочее место, больше
пользователей – ниже цена. Однако имеется также вариант размещения
серверной компоненты на оборудовании компании-производителя. В этом
случае применяется система абонентской платы – четыре тарифа, стоимостью от
10 000 до 95 000 рублей в месяц.
1С:Архив
Это одна из лучших и уж точно самая универсальная программа для
управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает
надежное и, что самое главное, централизованное хранение деловой
документации различного формата, с обеспечением доступа к ней
уполномоченного персонала, который может производить редактирование
файлов.
Плюсы
Отлаженный алгоритм быстрого поиска необходимых данных.
Возможность хранения документов любых типов – от текстовых и
графических, до аудио- и видеофайлов.
Широчайшие возможности масштабирования, позволяющие успешно
применять данный софт и на крупных, и на маленьких предприятиях.
Главный плюс «1С:Архив», выделяющий эту программу на фоне
конкурентов, – это оптимальное сочетание цены продукта и возможностей его
функционала.
Поддержка интеграции с внешними приложениями.
Минусы
Потребление большого количества системных ресурсов.
Повышенная сложность освоения даже для опытных пользователей.
Цена «сборки» этой программы варьируется от 12 000 до 57 000 рублей,
причем первую сумму придется отдать исключительно за апгрейд предыдущей
версии «1С:Архив».
DIRECTUM
46
Простая и функциональная СЭД DIRECTUM станет отличным решением
для предприятий малого и среднего бизнеса. Благодаря данной системе
электронный документооборот можно успешно совмещать с традиционным
бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести
организацию на работу в DIRECTUM. Продвинутая технология Workflow
обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства.
Плюсы
Наличие специализированных программных инструментов, максимально
упрощающих поиск и идентификацию документации.
Широкие возможности для самостоятельной модификации системы под
конкретные задачи.
Расширенные возможности интеграции с другими программами.
Минусы
Ориентированность системы на руководящий состав предприятия –
простым делопроизводителям работать в ней труднее.
Несколько запутанная и непрозрачная ценовая политика.
Лицензии на использование данной СЭД приобретаются как по
отдельности, так и в рамках пакетных предложений. Самая дешевая базовая
клиентская лицензия стоит 7 800 рублей. Стоимость же пакетов лицензий
начинается от 148 200 рублей (базовый на 20 сотрудников) и доходит до 2 010
000 рублей (на 200 работников).
OPTIMA-WorkFlow
Эта система электронного документооборота является крепким
середняком в своем сегменте. Она находится в постоянном развитии и пока что
не может на равных конкурировать с признанными мастодонтами рынка.
Однако, OPTIMA-WorkFlow имеет ряд «козырей в рукаве» – уникальных
технологий, которые выделяют ее на общем фоне.
Плюсы
Реализация функции серийного ввода одинаковых видов документов и их
регистрационной информации.
Сканирование программой-антивирусом.
Индексирование обычных и зашифрованных документов по выбору.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/5487

Смотрите также:

Анализ эффективности инвестиций предприятия на примере ООО «СпецПримСтрой»
Изложение содержания дела, по которому приняты судебные постановления