Материал: Автоматизация "личного кабинета" консультанта по недвижимости компании "Челси-Астана"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
27
Декомпозиция данного процесса приведена на Рисунке 1.6.
Рисунок 1.6 Декомпозиция процесса подбора объектов
недвижимости
В случае, если клиента устраивает выставленное предложение, менеджер
выбирает шаблон договора, для выбранной им услуги. Затем в выбранный
шаблон менеджер вводит данные клиента и данные об объеме услуг. После
этого, на основании заполненного договора и данных о видах работ менеджер
производит расчет стоимости услуг по договору.
Характеристика процесса представлена на рисунке 1.7.
28
Рисунок 1.7 Характеристика процесса заключения и исполнения
договора
После завершения договора менеджер контролирует выполнение
оговоренных услуг и выставляет счет за выполненные работы. Если договор
заключён на оказание разовых услуг, то счет выставляется после их выполнения,
если же подразумевается выполнение комплекса мероприятий, в таком случае
согласовывается график платежей, в соответствии с которым менеджер и
формирует счета на оплату.
В обязанность менеджера также входит формирование отчета по работе с
клиентами за определенный период (неделя или месяц). На основании данных об
оплаченных счетах, поступающих от бухгалтерии, менеджер рассчитывает
оплаченную сумму, сумму имеющейся задолженности, а также формирует отчет
по поступившим оплатам за каждого клиента в отдельности и за всю компанию в
целом. Отчет содержит такие графы, как наименование клиента, общая сумма
услуг, оплаченная сумма (с разбивкой по датам), остаток задолженности.
Процессы, протекающие в данном направлении, можно условно разделить
на следующие: оказание услуг физическим лицам и оказание услуг юридическим
лицам . Оба процесса похожи друг на друга, однако они, все-таки, имеют важные
отличия. В обслуживании юридических лиц существует гораздо более
29
индивидуальный подход к клиенту, соответственно требуется более
квалифицированный персонал. В обслуживании физических лиц участвует
строгая политика в отношении цен на услуги, самом отношении к клиентам, а
также договорных условий. Объединяет данные направления:
1. Предоставление информации о продукции потенциальным клиентам
2. Информирование клиентов о возможных услугах, их сроках и
особенностях
3. Работа с документами клиентов
4. Оформление счета на основании заявки клиента
5. Обработка заявки - оформление документов для оплаты услуг
6. Учет входящих заявок и составление внутренней отчетности.
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Отсутствие автоматизации данного процесса мешает развиваться
предприятию, так как данный процесс является одним из ключевых и его
правильная интерпретация очень важна для руководства фирмы. Подобная
постановка деятельности не позволяет достаточно оперативно реагировать на
изменения внешних факторов, не предоставляет информацию для
заинтересованных лиц в наглядном виде.
Схема документооборота в процессе учета продаж представлена на
рисунке 1.8.
30
Участники процесса
ОформлениеОплата Выписка Получение Подпись
Менеджер Бухгалтер Клиент
Счет на
оплату
Счет на
оплату
Счет-фактура
Счет-фактура
Счет-фактура
Накладная
Накладная
Накладная
Накладная
Счет на
оплату
Товарный
чек
Кассовый чек
Товарный
чек
Кассовый чек
Счет на
оплату
Исполнитель
Действие
Рисунок 1.8 Схема документооборота
Необходимость создания и внедрения системы обусловлена тем, что в
фирме недостаточно автоматизированы необходимые расчеты, и большинство из
них проделывается по известному алгоритму раз за разом вручную. Это требует
высоких трудовых затрат и зачастую приводит к ошибочным результатам.
Формирование отчётов и расчёт основных экономических показателей
занимает продолжительное время и требует от сотрудников внимательности и
усидчивости.
В процессе анализа существующей технологии планирования продажам
были выделены следующие недостатки:
o Сложность планирования продаж;
o Сложность составления отчетной документации;
31
o Возможность потери информации из-за возможных программных
ошибок;
o Ручная обработка информации:
o Снижение эффективности работы операторов;
o Трудоемкость оформления документов и отчетности при
необходимости работать с большими объемами данных;
o Сложность проведения инвентаризации;
o Отсутствие единого упорядоченного хранилища истории
взаимоотношения с клиентами;
o Сложность контроля главным директором работы сотрудников из-за
непрозрачности совершаемых ими действий;
o Трудоёмкость проведения расчётов с клиентами.
Использование вычислительной техники для оптимизации процессов
будет эффективным благодаря тому, что значительная часть информации,
участвующей в нем, поддается формализации. Использование ЭВМ позволит
значительно ускорить процессы составления различных отчётов и повысить
эффективность мониторинга состояния продаж в целом.
Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие
средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное
программное обеспечение[2].
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
менеджером по продажам объектов недвижимости.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2507