Дипломная работа: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности в ООО "РГ Оникс"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
22
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка
осуществляется специалистом 2 категории службы делопроизводства.
На полученном документе в правом нижнем углу лицевой стороны
проставляется регистрационный штамп, содержащий учетный номер и дату
поступления. Документы с грифом «лично» специалистом не вскрываются и
передаются адресату. Документация, поступающая на имя директора, передается его
секретарю.
Заканчивается первичная обработка документов распределением их на
регистрируемые и нерегистрируемые. В организации должен быть список
нерегистрируемой документации.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения
поступивших документов на требующие рассмотрения руководством и остальных,
которые направляются исполнителям.
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день
их поступления в общий отдел или в первый рабочий день при поступлении
документов в нерабочее время.
Корреспонденция, поступившая на имя директора, рассматривается его
секретарём. Он регистрирует её и передает на рассмотрение руководителю. Обычно
секретарь наделяется дополнительным правом самостоятельно распределять
документацию по ряду вопросов. Для этого составляется классификатор вопросов
деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это делается для того,
чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя
от рассмотрения второстепенных вопросов.
После рассмотрения документов директор наносит резолюцию – распределяет
поручения между заместителями.. Если документ требует контроля исполнения, то
секретарь ставит его на контроль и вносит данные в «Учетно-контрольный реестр
документов, требующих исполнения и ответа».
Регистрация документов является важнейшим этапом работы с документами и
определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме,
фиксирующей факт его создания, отправления или получения».
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в
регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база
23
данных всех зарегистрированных документов. Для работы с массивом документов
создается информационно-поисковая система по всем документам предприятия,
которая используется для контроля за исполнением документов и справочно-
аналитических задач.
В настоящее время деятельность специалиста службы делопроизводства
связана с большим объемом обрабатываемой информации. На практике ежедневно
приходится формировать несколько десятков документов. Это приводит к высокой
загрузке работника и требует больших временных затрат на ручную обработку
информации. Следовательно, в службе делопроизводства существует реальная
потребность автоматизации деятельности сотрудника по обработке документации.
Таким образом, необходимость создания автоматизированной системы
делопроизводства, объясняется:
сокращением временных затрат на формирование первичных документов;
сокращением временных затрат на обработку информации и подготовку
выходных документов;
облегчением труда специалистов службы делопроизводства;
сокращением текущих материальных затрат, связанных с приобретением
канцтоваров и других расходных материалов;
снижением ошибок ввода, т.е. повышением качества и оперативности
оформления документов.
Функциональная диаграмма процесса учета и регистрации документов,
требующих исполнения и ответа, представлена на рисунках 1.3-1.4.
24
Рисунок 1.1. Контекстный уровень диаграммы IDEF0
Рис. 1.2. Функциональная диаграмма обработки документов
Обработка документов характеризуется процессами приема и первичной
обработки документов, обработкой входящих и исходящих документов,
предварительное рассмотрение документов, занесение данных в реестр документов,
исполнение документов и их обработке, обработкой внутренних документов
Используются следующие активные объекты (механизмы)
ответственный за делопроизводство (получатель);
25
руководитель;
исполнители.
Рис. 1.3 Декомпозиция функции «Прием и первичная обработка поступивших
документов»
Прием и первичная обработка документов состоит из первоначального
исследования документов, формировании вывода о необходимости его регистрации
или отсутствии такого вывода, а также регистрации документа, которая заключается в
занесении сведений документа в книгу учета и проставлении штампа на самом
документе.
26
Рис. 1.4 Декомпозиция функции «Предварительное рассмотрение
документов»
Предварительное рассмотрение документов заключается в распределении
поступивших документов, передаче их руководителю, который , рассматривая
документы, оставляет свою резолюцию, при этом назначая ответственного за их
исполнение. При этом резолюции доводятся до исполнителей.
Обработка входящей документации состоит в занесении данных о документе в
журнал входящей корреспонденции и последующей передаче получателю, если его
имя указано на документе. В противном случае документы передаются
руководителю.
Обработка исходящей корреспонденции состоит также в занесении данных о
документе в журнал исходящей корреспонденции последующей ее отправке.
Процесс занесения документов в реестр состоит в регистрации документа в
реестре, исполнения документов в рассматриваемом контексте - отметке о
получении документа для его выполнения и дальнейшем его выполнении, а обработка
исполненных документов заключается в их учете (Рис. 1.7).
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2045