Дипломная работа: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности в ООО "РГ Оникс"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
27
Рис. 1.5 Декомпозиция функции «Обработка входящей корреспонденции»
Рис. 1.6 Декомпозиция функции «Обработка исходящей корреспонденции»
28
Рис. 1.7 Занесение документа в реестр
Процесс исполнения документов состоит в выполнении требований резолюции
и докладе (отчете) об исполнении документа.
Рис. 1.8 Исполнение документов
Процесс обработки исполненных документов состоит в проверке правильности
отчета об исполнении документа и его снятии с контроля путем внесения отметки.
29
Рис. 1.9 Обработка исполненных документов
К внутренним документам относятся приказы и распоряжения. Прохождение
внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в
соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе
исполнения (использования) — входящих документов.
На основе проведенного выше анализа предметной области и информационных
потребностей пользователя, можно выделить следующие автоматизируемые
функции:
ведение «Реестра документов, требующих исполнения и ответа»;
ведение журналов входящей и исходящей корреспонденции;
создание контрольно-регистрационных карточек, с указанием необходимых
атрибутов и краткого содержания документа;
формирование отчета «Просроченные документы»;
поиск документа по его реквизитам;
вывод на печать «Учетно-контрольного реестра документов, требующих
исполнения и ответа» и отчетов;
вывод на печать журналов входящей и исходящей корреспонденции.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
30
Схема документооборота вышеперечисленных документов приведена на
рисунке 1.8.
В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия
производятся специалистом без использования каких-либо средств автоматизации, то
есть журналы, реестры и отчеты заполняются вручную, что влечет за собой частое
возникновение ошибок.
Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди описанных
выше составляющих процесса учета движения являются подготовка отчетов и поиск
информации по конкретному документу для определения его местоположения. Это
вызвано большим количеством поступающих и формирующихся документов, что в
итоге значительно затрудняет поиск информации в них. Сравнение основных
операций при учете документов без применения средств автоматизации и в
предлагаемом варианте по трудовым и стоимостным затратам приведено в таблице
1.5 и таблице 1.6.(с учетом средней заработной платы сотрудника 25000 в месяц).
Таблица 1.5
Временные и стоимостные затрат при существующем варианте
Наименование операции
Количество,
в рабочий
день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Внесение записи в журнал
8
40
320
793,6
Поиск данных по
конкретному документу
4
30
120
297,6
Подготовка отчета по
движению документа
4
10
40
99,2
Формирование реестра
документов, требующих
исполнения
4
15
60
148,8
Итого:
540
1339,2
31
Действие
Руководитель
Исследование документа
и вывод о
необходимости
его регистрации
Регистрация документа
Исполнитель
Специалист
Занесение данных в
журнал
входящей
корреспонденции
Передача получателю
Занесение данных в
журнал
исходящей
корреспонденции
Исполнитель
Входящий
документ
Входящий
документ
Дела
Журнал входящей
корреспонденции
Зарегистрированны
й документ
Зарегистрированны
й документ
Исходящая
корреспонденция
Исходящая
корреспонденция
Отправка
корреспонденции
Распределение
поступивших
документов
Наложение
резолюции
Зарегистрированны
й документ
Зарегистрированны
й документ
Доведение до
исполнителей
Документ с
резолюцией
Документ с
резолюцией
Проверка документа
на сответствие
требованиям
Документ с
резолюцией
Регистрация документа
в реестре
Реестр документов,
требующих
исполнения
Документ с
резолюцией
Выполнение
требований резолюции
Доклад о выполнении
сведения о
выполненном
документе
Проверка корректности
отчета об исполнении
сведения о
выполненном
документе
сведения о
выполненном
документе
Снятие документа
с контроля
Внутренняя
документация
Обработка
внутренней
корреспонденции
Реестр внутренних
документов
Рисунок 1.10. Схема документооборота
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2045