Документы на выдачу заработной платы должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами, на это уполномоченными.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и отбирает расписку получателя.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно, чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы - рублей прописью, копеек цифрами.
При получении денег по платежной (расчетно-платежной), ведомости сумма прописью не указывается.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.
Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.
Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности».
Доверенность остается как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Заработная плата выдается из кассы организации в течение трех дней.
Неполученная в установленный срок заработная плата депонируется (принимается на ответственное хранение).
По истечении установленных сроков выплаты заработной платы кассир должен в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
- составить реестр депонированных сумм;
- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью;
записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и указать в ведомости номер расходного кассового ордера.
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
Для отнесения сумм к депонированным необходимо, чтобы заработная плата выдавалась всем сотрудникам, но не была выдана отдельным из них, отсутствующим по каким-либо причинам в то время, когда в организации была организована выдача заработной платы.
Если общеустановленные сроки для выплаты заработной платы наступили, заработная плата начислена, а средства для выплаты заработной платы по каким-либо причинам (в том числе вследствие отсутствия временно свободных средств) в учреждении банка не получены, то не выплаченные в установленный срок суммы заработной платы депонироваться не должны.
Депонированные суммы после закрытия платежной ведомости сдаются в банк по объявлению на взнос наличными для зачисления на расчетный счет организации.
При этом на сданные суммы составляется отдельный расходный кассовый ордер.
При сдаче таких средств на расчетный счет в назначении платежа указывается «Депонированная заработная плата», что обязывает банковское учреждение учитывать данные средства отдельно.
Не востребованная работниками депонированная заработная плата хранится до истечения срока исковой давности, т.е. в течение трех лет, и выдается по первому требованию работника.
Выдача депонированных сумм отдельным работникам наличными осуществляется по расходному кассовому ордеру, а если получателей несколько, то может составляться отдельная платежная ведомость.
В соответствии с письмом Минфина России от 24.07.1992 г. №59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях» аналитический учет расчетов с депонентами в части сумм своевременно не выданной заработной платы ведется в реестре (разработочная таблица №11) или в книге учета депонированной заработной платы (форма №8).
Книга (форма №8) открывается на год. Для каждого депонента в ней отводится отдельная строка, по которой указывается табельный номер, фамилия, имя и отчество, депонированная сумма, а в дальнейшем делается отметка о ее выдаче.
Денежные средства на выплату заработной платы безналичным путем могут быть перечислены на счета работников по открытым у них вкладам в коммерческих банках, на счета работников, предназначенные для расчетов пластиковыми картами, и на текущие счета физических лиц.
Выплата заработной платы безналичным путем осуществляется на основе заявления работника, в котором должны быть указаны реквизиты его текущего счета, открытого коммерческим банком. Организация сама выбирает банк, услугами которого она будет пользоваться для осуществления расчетов с работниками по заработной плате в безналичной форме.
При открытии карточных счетов организация определяет категорию карточки, которая будет выдана работнику: расчетная карточка или кредитная карточка.
Расчетная (или дебетовая) карта - это выданная владельцу средств на банковском счете банковская карта, использование которой позволяет держателю банковской карты согласно условиям договора между эмитентом и клиентом распоряжаться денежными средствами, находящимися на его счете в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг и / или получения наличных денежных средств.
По таким картам операции ограничиваются суммой, заранее внесенной на счет держателя карты.
Кредитная карта - это банковская карта, использование которой позволяет держателю банковской карты согласно условиям договора с эмитентом осуществлять операции в размере предоставленной эмитентом кредитной линии и в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг или получения наличных денежных средств.
Между банком и организацией юридическим лицом должен быть заключен договор на выдачу и использование зарплатных карт, в котором оговорены тарифы на обслуживание карт, условия оплаты изготовления карт (оплату производит сама организация или сами сотрудники) возможность установки банкомата на территории организации и условия его установки и обслуживания.
Согласно этому договору банк осуществляет выпуск (эмиссию), персонализацию, выдачу и обслуживание банковских карт, открытие специальных карточных счетов, зачисление по поручению юридического лица денежных средств на спецкартсчета работников, а юридическое лицо обеспечивает надлежащее оформление расчетных документов и оплату услуг банка, связанных с изготовлением зарплатной карты и зачислением денежных средств на спецкартсчета.
После заключения договора банк открывает каждому работнику специальный карточный счет, на который и будет зачисляться его заработная плата, а также изготавливает, выдает держателям - работникам юридического лица банковские пластиковые зарплатные карты.
Для выплаты заработной платы по карточным счетам, открытым в уполномоченном банке организации, в банк в согласованные сроки должна быть передана специальная ведомость, в которой должны быть указаны табельные номера, фамилии, имена, отчества сотрудников и суммы заработной платы, подлежащие выдаче.
Ведомость предоставляется на бумажном носителе с подписями ответственных лиц и печатью, а также в электронном виде.
На общую сумму,
необходимую для выплаты заработной платы всем сотрудникам, организация
составляет одно платежное поручение.
2.3
Синтетический и аналитический учет расчетов по заработной плате на примере
Учет расчетов по оплате труда согласно Инструкции по бюджетному учету ведется на бюджетном счете 302.01 «Расчеты по оплате труда» (19-23 коды номера счета Плана счетов бюджетного учета).
Если расчеты по оплате труда организуются в рамках бюджетной деятельности учреждения, учет расчетов ведется на счете 1.302.01; в рамках предпринимательской и иной приносящей доход деятельности - на счете 2.302.01; в рамках деятельности за счет целевых средств и безвозмездных поступлений - на счете 3.302.01.
При всем этом, при организации и ведении бюджетного учета согласно Плану счетов бюджетного учета применяются счета, состоящие из 26 знаков, предусматривающие собой кроме приведенных выше бюджетных счетов также и код классификации доходов, ведомственной, функциональной классификации расходов бюджетов, классификации источников финансирования дефицита бюджетов (1-17 разряды номера счета), а также код Классификации операций сектора государственного управления (24 - 26 разряды счета). В частности, расчеты по денежному довольствию в части основной бюджетной деятельности организуются по счету 187.02.01.202.0000.239.1.302.01, расчеты по заработной плате в части основной бюджетной деятельности - по счету 187.02.01.202.0000.240.1.302.01, в части предпринимательской и иной приносящей доход деятельности - 187.02.01.202.0000.2.302.01 (жирным выделены счета бюджетного учета).
Для расходов по оплате труда экономической классификацией расходов бюджетов согласно приказу Минфина России №72н предусмотрена статья 210 «Оплата труда и начисления на оплату труда», которая включает в себя следующие подстатьи:
«Заработная плата»;
«Прочие выплаты»;
«Начисления на оплату труда».
Подстатья 211 «Заработная плата» включает расходы по заработной плате; основному и дополнительному денежному довольствию военнослужащих; дополнительной плате за сверхурочную и ночную работу, а также за работу в выходные дни; оплату отпусков; стимулирующие и компенсационные выплаты (доплаты, надбавки, премии и т.п.).
Подстатья 212 «Прочие выплаты» включает расходы по оплате мер социальной поддержки в соответствии с законодательством Российской Федерации: по компенсации стоимости жилья, связанной с наймом (поднаймом) жилых помещений, а также коммунальных услуг, предоставляемых педагогическим, медицинским работникам, работникам культуры, госветслужбы и работникам других бюджетных учреждений, проживающим и работающим в сельской местности и поселках городского типа в соответствии с действующим законодательством; возмещения стоимости найма жилого помещения при изменении места жительства по инициативе работодателя; расходы по оплате суточных, подъемные пособия, страховые гарантии военнослужащим (право на возмещение вреда), денежную компенсацию на санаторно-курортное лечение и оздоровительный отдых военнослужащим и приравненным к ним лицам в размерах, установленных законодательством Российской Федерации.
Подстатья 213 «Начисления на оплату труда» отражает: расходы по оплате работодателем единого социального налога в соответствии с налоговым законодательством Российской Федерации, а также взносов по страховым тарифам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
При этом следует учитывать, что в действующей редакции приказа Минфина России №70н План счетов не предусматривает применение кода 213, а по коду 212 согласно Плану счетов отражаются расходы по начислениям на оплату труда. В этой части Инструкция по бюджетному учету противоречит положениям бюджетной классификации, которые будут устранены путем внесения изменения в приказ Минфина России №70н.
Если обращаться к корреспонденции счетов бюджетного учета, то она следующая:
Дебет счета 401.01.211 «Расходы по оплате труда» Кредит счета 302.01.730 «Увеличение кредиторской задолженности по оплате труда»
Дебет счета 302.01.830 «Уменьшение кредиторской задолженности по оплате труда» Кредит счета 303.01.730 «Увеличение кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц»
Дебет счета 302.01.830 Кредит счета 304.03.730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из заработной платы»
Дебет счета 401.01.213 Кредит счета 303.06.730 «Увеличение кредиторской задолженности по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
Дебет счета 303.02.830 «Уменьшение кредиторской задолженности по единому социальному налогу и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации» Кредит счета 302.13.730 «Увеличение кредиторской задолженности по социальному страхованию населения»
Дебет счета 303.06.830 «Уменьшение кредиторской задолженности по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» Кредит счета 302.13.730
Дебет счетов 303.02.830, 303.06.830 Кредит счета 303.01.730
удержание налога на доходы физических лиц с сумм пособий по временной нетрудоспособности;
Дебет счета 302.01.830 Кредит счета 201.04.610 «Выбытия из кассы»
выплата заработной платы из кассы организации (где 610 - код классификации операций сектора государственного управления, соответствующий выбытию средств из кассы организации);
Дебет счетов 303.02.830, 303.06.830 Кредит счета 201.04.610
выплата пособий из кассы организации;
Дебет счетов 302.01.830, 303.02.830, 303.06.830 Кредит счета 304.02.730 «Увеличение кредиторской задолженности расчетам с депонентами» - отражены суммы депонированной заработной платы, денежного довольствия, пособий по социальному страхованию;