Материал: Экономика управленческой деятельности. учебное пособие. Каблашова И.В., Цуканова А.А

Организационные системы являются важными для управления бизнесом или любым другим типом организации, и менеджерам придется иметь дело со многими такими организационными системами, особенно с системой диалоговой обработки запросов и групповым программным обеспечением. Однако эти организационные системы необходимы для поддержки организации в целом, а не отдельного менеджера и даже не группы менеджеров. Системы поддержки управления, напротив, предназначены, чтобы непосредственно поддержать менеджеров, которые принимают стратегические и тактические решения для организаций.

С середины 90-х годов тема «интегрированных систем управления» (ИСУ) стала мелькать в теории и практики управленческого учета и планировании крупнейших российских предприятий. Это было связано с началом работ на крупнейших сырьевых гигантах России по инсталляции полнофункциональных программных (автоматизированных) пакетов, посредством которых в аналогичных корпорациях решают вопросы выработки единой хозяйственной политики. Однако реальные результаты внедрения полнофункциональных программных пакетов на российских предприятиях оказались более чем скромными. Программное обеспечение является лишь техническим средством реализации ИСУ. Для эффективного применения ИСУ требуется соответствующая квалификация кадров, методологический инструментарий для планово-аналитической работы, сквозная система внутреннего и внешнего документооборота. Между тем в подавляющем большинстве менеджмент российских компаний даже не имеет четкого представления о том, какие функции и ограничения имеет интегрированная система управления, каковы этапы ее внедрения, чем один информационный пакет отличается от другого и какой из них наиболее оптимален для их предприятия.

Интегрированная система управления (ИСУ) представляет собой комплексный механизм управления компанией, состоящей из следующих основных блоков:

Аналитический блок – система формализованной обработки учетных данных для целей принятия управленческих решений. Аналитический блок ИСУ основывается на модели оптимального бюджетирования.

Учетный блок – система документооборота для информационного обеспечения управленческих решений (управленческий, маркетинговый и финансовый учет).

Организационный блок – структура управления (функции и регламент координации, соподчинения и контроля деятельности управленческих служб) для обеспечения процесса управленческого и финансового планирования.

Программно-технический блок – программный продукт, поддерживающий аналитический, учетный и организационный блоки. Для ИСУ можно использовать адаптированные стандартные пакеты.

В самом общем виде организационный блок ИСУ – это:

• Количество и ресурсы управленческих служб компании.

• Функциональное распределение деятельности управленческих служб.

• Регламент деятельности управленческих служб (система соподчинения и координации) для обеспечения динамического (постоянно повторяющегося) процесса.

Регламент принятия управленческих решений в ИСУ

Три основных элемента организационного блока ИСУ – это:

- система движения информации для плановых и контрольных целей;

- система соподчиненности различных звеньев организационной структуры в процессе сбора и обработки информации и управленческих решений (в первую очередь высшего менеджмента, центрального аппарата контролеров, менеджмента подразделения и плановых служб подразделений);

- система управления по центрам ответственности (центры управленческих затрат, центры нормативных затрат, центры доходов, центры прибыли, центры инвестиций), на основе этого определение «степени свободы» руководство различных подразделений и построение системы материального стимулирования в контексте системы управления затратами.

Последний момент очень важен, так как ИСУ включает в себя не только планово-контрольную, но и стимулирующую функцию (то есть менеджеры подразделений должны быть заинтересованы в том, чтобы их поведение позитивно влияло на финансовые результаты деятельности компании в целом). Для крупных холдинговых компаний особое значение приобретает такая функция ИСУ, как создание эффективной системы мотивации и «включенности» в общую стратегию развития компании отдельных производственных и сбытовых подразделений, дочерних и зависимых предприятий.

В практическом плане внедрение соответствующей организационной структуры включает в себя следующие два основных момента:

1. Создание новых служб и изменение функций соответствующих плановых служб компании для адекватного обеспечения процесса управленческого и финансового планирования.

2. Разработку внутренних положений, регламентирующих ответственность различных подразделений в процессе функционирования ИСУ. Важнейшим моментом данных внутренних положений должен являться для каждой службы перечень так называемых стандартных процедур (routines), описывающий их ежедневные функции в процессе сбора и анализа учетной информации, а также устанавливающий ответственность за ненадлежащее исполнение этих функций. Так, для плановых служб на местах это должны быть функции по своевременному занесению в базу данных необходимой учетной информации, а для центрально-ревизионной службы, например, проведение периодических внутренних ревизий работы плановых служб на местах и пр.

Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Организацию можно разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются, чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

Таблица 4.1

Типы информационных систем

Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями типа продажи, платежи, обналичивают депозиты, платежную ведомость. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация должна быть легко доступна, оперативна и точна.

Системы уровня знания поддерживают работников и обработчиков данных. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они имеют тенденцию сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны.

4.4. Перспективы развития управленческой деятельности на предприятии

Новая корпоративная модель, расширение кооперационных связей между конкурентами, поставщиками и потребителями, прогресс информатики, автоматизация производства и управления на основе широкого применения вычислительной техники и средств телекоммуникаций изменили традиционные представления о границах компании, разрушили их замкнутость и сделали малоэффективными те из них, которые основались на структурах, обеспечивающих это качество (иерархических, механических, бюрократических).

Следовательно, происходит переход к новой научной модели управления, в основе которой лежат интеграционные процессы в компаниях, их объединение с помощью глобальных информационных систем в стратегические альянсы и другие союзы самых разных типов.

Глобализация бизнеса, формирование стратегических альянсов, сетей из компаний, информационные сети позволяют создавать «лучшую во всех отношениях» организацию, в которой любая функция и процесс реализуются на мировом уровне, что невозможно достичь в отдельно взятой компании. В результате достигается и более высокая эффективность производства, возникает обстановка взаимодоверия и взаимоответственности. Партнерство здесь менее формально. Компании соединяются вместе для того, чтобы использовать специфические рыночные возможности, которые для отдельно взятых компаний не существуют.

В качестве основных направлений модификаций компаний и структур управления ими можно назвать:

• Переход от узкой функциональной специализации к интеграции в содержании и характере самой управленческой деятельности, в стиле управления.

• Дебюрократизацию, отказ от информации, от иерархии, от обособления функциональных и штабных звеньев.

• Сокращение числа иерархических уровней благодаря тому, что более предпочтительными будут не крупные централизованные компании, а ряд мелких с гибкими специализированными формами организации труда.

• Трансформация организационных структур компаний из пирамидальных в плоские, с минимальным числом уровней между высшим руководством и непосредственными исполнителями, так как управление по горизонтали более действенно, чем по вертикали.

• Осуществление децентрализации ряда функций управления, прежде всего производственных и сбытовых. С этой целью в рамках компании создаются полуавтономные отделения, стратегические бизнес-единицы, полностью отвечающие за прибыль и убытки.

• Повышение роли нововведенческой деятельности, создание в рамках крупных компаний нововведенческих фирм, ориентированных на производство и самостоятельное продвижение на рынках новых изделий и технологий и действующих на принципах «рискового финансирования».

• Повышение статуса информационных и кадровых средств интеграции (например комбинация персонала) по сравнению с технократической и структурной интеграцией;

• Установление филиальных форм связи между самой компанией и другими предприятиями, например путем создания внутренних рынков.

• Создание автономных групп (команд), постоянное повышение творческой и производственной отдачи персонала.

Обобщено основные черты компании, прогнозируемые на основе анализа уже наметившихся тенденций, можно свестись к следующему (табл.4.2).

Изучение организационных форм компаний и их структур управления позволяет сделать вывод о том, что постепенно находит признание принцип разнообразия. Поиск единой концепции, идеальной структуры, адаптированной к любой организации, заменяется стремлением к многообразной концепции, применительно к которой идея оптимальной модели полностью отсутствует.

Пока специалисты не смогли дать однозначного определения организационным структурам, которые в полной мере отвечали бы вышеперечисленным характеристическим чертам. Говоря о корпорации горизонтального типа, квазифирме, используют выражение «симбиотическое предприятие», называют такую организацию и виртуальной.

Системы стратегического уровня – это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение – приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.

Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов, обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждых из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.

Типичная организация имеет системы различных уровней - эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую - для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создает соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий, и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода, а также обслуживает стратегический уровень управления предприятием.

Высказываются мнения, что наука в области организационных структур управления в настоящее время отстает от практики, наступил временный застой в разработке типов оргструктур управления, достигнут определенный предел. Можно еще в какой-то степени согласиться, что наука не успевает за практикой, хотя имеют место и прямо противоположные случаи, но застоя в этой области совершенно не чувствуется. Наоборот, и практика, и теория порой слишком революционны, слишком необычны, чтобы их всем воспринимать всерьез. Говоря об организационной структуре управления, мы все сразу же представляем себе схему с множеством прямоугольников и линий, их соединяющих, можем однозначно судить, кто важнее в этой компании.

Таблица 4.2

Основные характеристические черты компании будущего

Основные характеристические черты	Содержание характеристических признаков
Глобализация деятельности компании	Компания будущего должна иметь глобальную стратегию, глобальную организацию своей деятельности, которая позволит ей действовать в разных странах на любой стадии цепочки по созданию добавленной стоимости. Она будет не только производить и экспортировать в другие страны, а сможет использовать мировые ресурсы: сырьевые, трудовые, финансовые. Производственная деятельность, научные исследования и опытно-конструкторские разработки могут осуществляться в наиболее пригодных для этих целей странах, а рынком сбыта может быть весь мир
Построение компании на основе принципа сетизации	Компания не обязательно должна иметь полный набор всех видов деятельности – от научных исследований и опытно-конструкторских разработок до маркетинга, распределения и реализации продукции. Компании будут заключать договор с другими фирмами для выполнения определенных функций посредством перераспределения ресурсов или созданием стратегических альянсов. Покупатели и поставщики также будут являться частью этой сети. Возникнет как сеть компаний, так и компании-сети, внутренняя организация которых будет основываться на сетевых структурах

Продолжение табл. 4.2

Основные характеристические черты	Содержание характеристических признаков
Интеграция содержания и характера управленческой деятельности, функции управления	Компания будущего будет представлять собой интегрированную организацию с перекрещивающимися функциями управления. В замен традиционной жесткой функциональной специализации, при которой четко очерчиваются такие сферы, как маркетинг, производство, научные исследования, опытно-конструкторские разработки и т.д., организационное построение компании XXI столетия, возможно, будет иметь форму матрицы, поскольку ни одно важное решение не сможет приниматься, если оно не будет предусматривать интеграцию и координацию целого ряда функций
Гибкость, адаптивность компаний. Самообучаемость	Компании будущего будут быстро адаптироваться к изменениям на своих рынках и в среде своего действия. Адаптивность как важнейшее свойство организации будет обеспечиваться в целенаправленном обучении и тренировке работников, включением самоанализа в процесс деятельности. Частью обучающейся системы организации станут последовательное экспериментирование, применение соответствующих средств оценки деятельности
Активное использование информационных технологий, глобальных информационных систем	Компания будет в значительной мере зависеть от использования информационных технологий в интересах повышения эффективности операций и принимаемых решений, достижения устойчивых конкурентных преимуществ на рынке. Компьютеры, информационные системы, системы связи будут оказывать существенное влияние на деятельность организаций и результаты работы, на интеграцию производственных и обслуживающих процессов партнеров и повышение конкурентоспособности