систематизация существующих проблем, выявленных при анализе оценки эффективности деятельности органов исполнительной власти Омской области;
разработка проекта автоматизированной информационной системы оценки эффективности деятельности органов исполнительной власти Омской области.
Практическая значимость результатов исследования, проведенного в исследовании:
разработка и внедрение методики оценки эффективности деятельности органов исполнительной власти Омской области.
использование материалов исследования органами власти, общественными организациями, и прочими заинтересованными лицами в качестве методической основы оценки эффективности региональной исполнительной власти.
Для достижения поставленной цели были использованы общенаучные методы познания (диалектический, анализ, синтез, абстрагирование, дедукция, индукция, аналитическое моделирование и пр.), позволяющих максимально объективно в интегрированной форме представить результаты исследования. Кроме того применялись экспертный метод, системный анализ, аналитико-расчетный метод и др.
Вопросы оценки эффективности региональной исполнительной власти в своих трудах разбирали: Блинов А.О., Бахрах Д.Н., Шаров A.B., Денхард Р., Игнатов В.Г., Кэй Д.А., Мухердж А., Соколова Л.Г., Милинс Л., Хьюгз O.E.,Майер Ф.Х., Елькин В.А., Старостин A.M., Симагина О.В., Спивак В.В., Хольцер М., Шаханин И.Л., Понеделков A.B., Васильев А.Н., Атаманчук Г.В., Козбаненко В.А., Киселева Е. А., Коренев А.П., Мельников В.П., Нечипоренко, B.C., Попов Л.Л., Студеникин М.С., Жулин А.Б., Клищ H.H., Маковецкая С.Г., Мицкевич Л.А., Паршин М.В, Суходолов А.П., Южаков В.Н. и др.
1. Оценка эффективности деятельности органов исполнительной власти
1.1 KPI как инструмент оценивания эффективности деятельности органов государственного управления
В последнее время российские организации все чаще используют термин KPI в своей управленческой практике [5].
KPI - это аббревиатура, которая расшифровывается как Key Performance Indicators. Для лучшего понимания смысла этого термина, переведем каждое иностранное слово:
- Key - ключ, ключевой;
- Performance - работа, выполнение, свершение, поступок, спектакль, производительность, трюки;
- Indicators - индикатор, указатель, счетчик, стрелка [6].
Таким образом, если соединить эти слова, то получается множество комбинаций, а соответственно, и разных смысловых оттенков. Этим можно объяснить неоднозначность интерпретации термина KPI: ключевые индикаторы деятельности, ключевые показатели успеха, ключевые параметры роста, ключевые показатели динамики. В практике российских компаний принято называть KPI, как ключевые показатели эффективности. Однако просматривая несколько англо-русских словарей, вряд ли найдется хотя бы в одном из них обозначение слова «Performance» как «эффективность». Это свидетельствует о том, что понятие «эффективность» в расшифровке аббревиатуры KPI на русском языке применяется изначально не совсем корректно, так как слова «эффективность» и «деятельность» по смыслу кардинально отличаются. Необходимо разобраться и дать наиболее точно отражающее определение эффективности и истолковать значение этого термина. Обращаясь к толковому словарю С.И. Ожегова, интерпретация этого слова отсутствует. В данном словаре дается только толкование слова «эффективный» - дающий эффект; действенный; способ. Из этого следует, что «эффективность» - это уровень соответствия результатов действия либо деятельности поставленным задачам. Рассматриваемая данный термин в экономической теории «эффективность» - это одно из наиболее общих экономических понятий, отражающее соотношение затрат и результатов функционирования той или иной системы. В математической теории «эффективность» понимается как степень достижения цели. Таким образом, это позволяет сделать вывод о корректности использования понятия «ключевые показатели эффективности». Далее обратимся к термину «ключевые показатели деятельности» [9].
Ключевые показатели деятельности (KPI - Key Performance Indicators) - это такая система оценки, которая позволяет организации определить достижение стратегических и операционных (тактических) целей [5].
Система оценки KPI служит, в первую очередь, для оценки работодателями деятельности своих сотрудников, также она позволяет проанализировать положение компании в целом и каждого отдельного работника в определенный момент времени и понять, каково сегодняшнее положение дел в компании и действительно ли соответствует деятельность компании стратегическим целям.
К сожалению, в практике российских компаний внедрение системы оценки KPI не всегда дает тот эффект, который ожидает руководитель. Причинами неудачного применения KPI могут стать ряд факторов, к которым можно отнести структурные дефекты и ошибки в выборе показателей, а также различные организационные дефекты самих процессов разработки и внедрения KPI.
Экономическая теория в России не объясняет содержание понятия KPI или «ключевые показатели». Зачастую российские экономисты выделяют показатели отчетности, статистические критерии или нормативные требования. Одно из направлений теории управления персоналом включает в себя понятие «ключевые компетенции работников», что в какой-то степени приближено к понятию «ключевые показатели деятельности» [9].
Основным отличием ключевых показателей деятельности и критериев, по которым принято в России оценивать результаты деятельности является ориентация системы оценки KPI на стратегические цели организации и их достижение, в то время как российские критерии не соотносятся со стратегией организации, и оценивают преимущественно тактические задачи. Наиболее действенным на сегодняшний день инструментом стратегического и оперативного управления, который позволяет соотнести стратегические цели компании с бизнес-процессами и повседневными действиями сотрудников на каждом уровне управления является BSC (balanced scorecard) или Система сбалансированных показателей (ССП). Эта уникальная система оценки - результат исследования Р. Каплана и Д. Нортона - позволяет интегрировать финансовые и нефинансовые показатели хозяйственной деятельности компании, тем самым, определив степень эффективности, сбалансированности целей и их причинно-следственную связь. Кроме всего вышеперечисленного, ССП выявляет, какие именно причинно-следственные связи существуют между целями и ключевыми показателями и как это может отражаться на стратегической карте организации [9].
Основное и главное противоречие, которое заложено в организации процессов разработки и внедрения KPI, заключается в том, что стратегия компании, определение ее целей и задач являются привилегией и обязанностью высшего управленческого звена организации, в то время как реализовывать стратегию приходится сотрудникам на уровне структурных подразделений. Недостаточный обмен информацией между руководством компании и сотрудниками, который обусловливается, прежде всего, информационной перегруженностью управленческого звена, делает невозможным контроль выполнения стратегических задач персоналом.
С другой стороны, отсутствие конкретных стратегических целей у персонала и отсутствие соответствующей системы мотивации приводят к тому, что исполнители не координируют свои действия с глобальными целями компании и не имеют возможности ориентироваться в стратегических установках. Итак, подводя итог вышесказанного, самым слабым звеном в реализации стратегии организации, которая, безусловно, не является самодостаточной, являются информационные каналы связи между руководством и персоналом в компании. А если быть точнее, то двух элементов взаимодействия, и представляющих собой цикл управления - вертикали «руководство - персонал» и вертикали «персонал - руководство». Несовершенство этого информационного канала вызывает острую необходимость инструментария, который мог бы позволить наполнить процесс принятия решения актуальной и достаточной информацией. Все это позволяет обозначить систему ключевых показателей деятельности, равно и систему сбалансированных показателей, как новые современные инструменты управления, составляющие основу для принятия решений, базирующихся на оценке эффективности деятельности организации и направленные на достижение стратегических целей копании.
KPI делает возможным оценку эффективности (в данном контексте уместен именно этот термин), а, значит, снабжает руководство компании инструментом, позволяющим определить, насколько управление организации соответствует уровню достижения стратегических целей. Персонал, который формирует отчеты о результатах своей работы заранее по заданным показателям, имеет возможность сравнивать итоги с ключевыми показателями и оценить свой реальный вклад в достижение глобальных целей организации.
Данная особенность KPI закладывается в основу системы мотивации сотрудников организации, методов премирования и поощрения сотрудников.
Таким образом, задача системы ключевых показателей деятельности и системы сбалансированных показателей состоит в переводе стратегии организации в комплексный набор показателей ее деятельности, определяющий основные параметры системы измерения и управления. Набор показателей формирует основу для стратегии компании и включает количественные характеристики для информирования сотрудников об основных факторах успеха вчера, сегодня и завтра. А высшее руководство, в сою очередь, направляет энергию, способности и знания сотрудников на решение задач долгосрочной перспективы.
Для того чтобы определить, является ли сформулированный показатель ключевым показателем деятельности, необходимо «уложить» этот показатель в прокрустово ложе стратегической карты компании. Говоря иначе, ключевой показатель деятельности вытекает из содержания целей и стратегических инициатив логически.
Говоря об эффективности деятельности органов государственной власти, которая определяется во многом тем, как данные органы распоряжаются финансовыми и материальными ресурсами государства, которые общество доверило им в управление. На сегодняшний день необходимо в полной мере активизировать потенциал и возможности государственного финансового контроля, что явно соответствует одной из важнейших стратегических задач государственного управления - повышению его эффективности: эффективное управление невозможно представить и реализовать без эффективного контроля. В связи с этим в последние годы среди множества научных трудов как российских, так и авторов из зарубежных стран стали появляться определения понятия «аудит эффективности» сектора государственного управления - оценка деятельности органов государственного управления с точки зрения использования ресурсов различного рода и, соответственно, выполнения своих непосредственных обязанностей [7].
В современной мировой теории и практике управления одним из общепризнанных инструментов является система KPI - Key Performance Indicators (в России ее называют как система КПЭ - ключевых показателей эффективности) [6].
Следует отметить, что система KPI помогает организации определить достижение стратегических и тактических (операционных) целей. Это методическое решение имеет широкую область применения, так, например, служит инструментом стратегического планирования и управления, а также выступает элементом системы мотивации сотрудников и оценки их эффективности, что позволяет судить о ее несомненной актуальности, как для корпоративного, так и для государственного управления [5].
Использование системы оценки KPI в отечественной практике является прикладным инструментом управления, позволяющим направить бизнес, а также государственные организации и государственные органы власти на достижение поставленных стратегических целей, повысить производительность процессов и оценить труд руководителей разных уровней по достигнутым результатам [10].
В настоящее время ключевые показатели эффективности - один из передовых инструментов управления. Успешная реализация государственной стратегии развития нуждается в повышении эффективности управления на всех уровнях государственной власти. В связи с этим важнейшей задачей является создание системы расчета KPI для деятельности конкретных субъектов (министерств, ведомств, отдельных государственных служащих).
KPI - это количественные индикаторы достижения поставленных целей, заранее выявленные и согласованные между заинтересованными службами и отделами, того или иного ведомства или министерства и отражающие главные их факторы успеха. Все эти показатели включают в себя эффективность и результативность работы государственных структур, их подразделений, эффективность работы государственных гражданских служащих по выполнению своих непосредственных ежедневных обязанностей [5].
Для того чтобы выстроить систему KPI с учетом отечественной специфики, очень важно правильно определить факторы, которые непосредственно влияют на данную систему. В данном случае система KPI должна строиться на предположении о том, что органы государственного управления функционируют в системе определенных внешних и внутренних ограничений, а также обладают определенными возможностями для осуществления своей непосредственной деятельности, характеризуемыми показателями процесса и показателями результативности.
Стратегия в области управления органом государственной власти, определение целей его деятельности входят в зону ответственности представителей высшего руководства данных органов, но реализуют намеченное именно низшие звенья в системе органов управления (отделы в центральных аппаратах, территориальные органы и др.).
Отсутствие конкретно обозначенных, детализированных задач и соответствующей этим задачам системы оценки эффективности деятельности приводят к тому, что низшие звенья этой системы не согласовывают свои действия с приоритетными задачами органа государственного управления и не имеют способности разбираться в данных стратегических приоритетах. Для решения тех или иных вопросов управления органом государственной власти данные показатели должны быть комплексно подобраны, формализованы и сбалансированы относительно стратегических целей того или иного государственного органа, поскольку результат деятельности отдельно взятого государственного служащего или структурного подразделения невозможно соответственно оценить, не имея четкого представления о том, для выполнения каких целей он предназначен.
Основными целями внедрения технологии KPI в органах государственного управления являются:
стимулирование эффективности и качества работы органов государственного управления, их подразделений и отдельных государственных гражданских служащих;
анализ соответствия функций государственных гражданских служащих важнейшим общественным потребностям;