создание системы обратной связи чиновников с конкретными получателями государственных услуг;
повышение прозрачности деятельности органов государственной власти на различных ее уровнях [13].
Внедрение системы KPI позволяет улучшить контроль деятельности госслужащих и целых министерств и ведомств со стороны общественности, так как позволяет выстроить эффективную систему государственного управления, ориентированную на определенный результат. Конечный результат должен быть четко обозначен в рамках измеримых членами общества целей, поставленных Президентом и Правительством Российской Федерации перед отдельными министерствами, ведомствами и отдельно взятыми государственными гражданскими служащими [13].
Внедрение технологии KPI позволяет определить результативность органов государственной власти, их подразделений и отдельных работников. Как отмечалось ранее, система KPI основывается на стратегических целях государства в лице его органов в области управления в различных сегментах деятельности, под которые подводятся конкретные показатели на четко выделенный период времени. При этом как цели, так и наборы показателей, могут меняться. Эффективность органов государственного управления формируется с помощью таких показателей, как рейтинги органов государственной власти, выполняющих схожие функции, доля выполненных в указанный срок заданий и поручений вышестоящих органов государственного управления, доля государственных гражданских служащих, повышенных в должности по итогам аттестации, отношение суммы выплаченных премий к штатной численности органа власти, соотношение расходов на государственное управление и осуществляемых им полномочий и функций [14].
Первым шагом на пути к разработке, внедрению и применению системы KPI в органах государственной власти, то есть достижению желаемого результата, является определение государственными структурами основополагающих задач своей деятельности и стратегического развития. Уполномоченные департаменты (отделы) различных государственных структур могут использовать различные способы для определения важнейших направлений работы и показателей для этих направлений. Однако необходимо обратить внимание на тот факт, что для органа государственного управления KPI будут уникальны; они также могут меняться по мере продвижения данного органа к намеченной цели [14].
После определения сути KPI, необходимо обозначить основные задачи оценивания деятельности органа власти, которыми следует руководствоваться в оценочной деятельности в целях более эффективного проведения государственными структурами своей непосредственной деятельности:
предоставление вышестоящему органу государственного управления Российской Федерации и оцениваемому органу государственной власти возможности получения актуальной, объективной и комплексной информации о факторах и причинах неэффективной деятельности данного органа в целях незамедлительного принятия управленческих решений разных уровней, направленных на повышение эффективности и результативности деятельности, улучшения использования подконтрольных органу власти ресурсов и других необходимых организационных изменений;
предоставление общественности, заинтересованным организациям и вышестоящему органу государственного управления Российской Федерации возможности получения объективной и полной информации о степени эффективности и результативности деятельности в рамках установленных направлений деятельности государственного органа для планирования мероприятий по совершенствованию системы государственного управления Российской Федерации и для увеличения прозрачности деятельности органов государственного управления;
предоставление вышестоящему органу государственного управления Российской Федерации возможности сравнения государственных органов путем формирования рейтинга данных органов со схожими компетенциями в различных субъектах Российской Федерации (например, территориальные органы Росимущества, региональные инспекции ФНС России и др.) [15].
Вышеперечисленные задачи в конечном итоге определяют тип оценки деятельности органа государственного управления, который в зависимости от объема охвата объекта способен являться:
- оперативным;
- расширенным.
KPI может являться как оперативным, так и расширенным. Оперативная оценка деятельности органа государственного управления является существенным элементом системы государственного управления на региональном уровне. Оперативная оценка деятельности органа государственного управления проводится ежегодно (при необходимости, ежеквартально или раз в полгода) и должна учитывать особенности и специфику организации государственного управления и бюджетного процесса в конкретном субъекте Российской Федерации. Расширенная оценка деятельности органа государственной власти проводится каждые 3 года, а также в таких случаях, как:
наличие негативной оценки результатов эффективности деятельности органа государственной власти, в том числе и при межрегиональных сравнениях путем формирования различных рейтингов;
невыполнение обозначенных в программных документах плановых показателей развития в связи с различными внутренними причинами, вызванными неэффективной деятельностью органа государственной власти или его структурных (в том числе территориальных) подразделений;
наличие неудовлетворительной оценки объема, качества, сервиса и доступности населению и юридическим лицам оказываемых данным органом государственной власти услуг со стороны потребителей и заинтересованных лиц [16].
В системе государственного управления Российской Федерации в рамках повышения его эффективности необходимо применять как расширенные, так и оперативные KPI. Например, в трехлетних планах (программах) приватизации государственного имущества можно применять расширенные KPI, а при выполнении органом государственного управления своих непосредственных обязанностей - оперативные. Также можно взаимоувязывать между собой оперативные и расширенные KPI. Так, например, выполнение ряда оперативных KPI будет способствовать выполнению органом государственной власти расширенного, глобального KPI [7].
В последние годы в России активно поднимается вопрос о применении системы KPI в органах государственного управления.
3 февраля 2012 г. В.В. Путин, будучи на тот момент Председателем Правительства Российской Федерации, на заседании Агентства стратегических инициатив по продвижению новых проектов дал старт кампании по разработке KPI: «Есть система KPI, которая внедряется во многих странах, она должна быть внедрена и у нас, нужно эту систему разработать» [7].
В последствии развитие ключевых показателей эффективности в качестве основы системы комплексной оценки деятельности государственных органов власти и государственных гражданских служащих было закреплено Указом Президента Российской Федерации В.В. Путина № 601 «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления» 7 мая 2012 г., то есть уже спустя три месяца после упоминания нового термина для сферы государственного управления в Российской Федерации [7].
Помимо федерального уровня государственного управления к применению КПЭ приходят все больше государственных органов всех уровней власти. Главы многих субъектов Российской Федерации, в том числе Вологодской, Воронежской, Московской, Свердловской, Омской областей, Ямало-ненецкого автономного округа, Республик Татарстан и Башкортостан а так же, а также муниципальных образований уже начали применять технологию KPI для оценки эффективности подведомственных им органов и организаций и для повышения мотивации государственных и муниципальных служащих.
1.2 Критерии определения ключевых показателей деятельности
Ключевые показатели деятельности не универсальны, поэтому существует перечень основных требований к ключевым показателям деятельности, однако для каждого конкретного случая требуется индивидуальный подход к внедрению системы KPI в структуру управления организацией.
Для того чтобы разработать эффективную систему KPI каждый показатель работы необходимо оценивать по соответствующим критериям. Говоря иначе, необходимо проверить, действительно ли сформулированный показатель является ключевым и надежным, а также можно ли им руководствоваться при оценке результатов деятельности.
В рамках теорий менеджмента выделяют множество различных критериев:
- показатель должен отражать степень достижения стратегических целей компании;
- показатель должен отражать основной бизнес-процесс компании;
- показатель должен влиять на управленческие решения, а решения в свою очередь, зависеть от показателя;
- показатель должен поддаваться управлению и регулированию, то есть менеджеры компании своими действиями и волевыми усилиями могут менять величину показателя в рамках своих обязанностей;
- показатель имеет потенциальную устойчивую причинно-следственную связь с другими показателями;
- показатель можно измерить и расчет показателя не требует особых усилий или специальных знаний и навыков;
- отчетную информацию для определения показателя должен быть довольно просто собрать;
- показатель должен иметь экономический (статистический) смысл при рассмотрении в комплексе показателей компании;
- показатель должен быть ясным и понятным тем людям, работа которых будет контролироваться на основе этого показателя;
- без показателя невозможно принять действительно адекватные управленческие решения [16].
Критерии необходимы для того, чтобы определить, соответствует ли им показатель и стоит ли его включать в общую систему KPI, разработанную для компании. Многие организации в своей работе используют неправильные критерии, причем ошибочно называют их ключевыми показателями деятельности. Организациям, выделяющим 20 или более KPI, не хватает ни концентрации, ни согласованности в действиях, и они обычно добиваются меньшего, чем могли бы. Очень немногие компании на самом деле удачно контролируют свои настоящие KPI. Зачастую в компаниях нет четкого разделения KPI на стратегические и нормативные.
В результате, становится весьма проблематично выделить ключевые показатели из полного набора показателей деятельности. Как следствие, происходит мониторинг не столь значимых показателей, выполняется существенный объем работы, не приводящий к каким-либо определенным результатам.
Существует несколько правил или критериев для определения ключевых показателей деятельности компании.
КПЭ должны быть измеримы, и измеряться по одной схеме. Следовательно, показатели должны измеряться единым способом. Каждый ключевой показатель деятельности должен быть не только измерим, но измерим в соответствие с единой технологией оценки показателя. Единственным способом решения данной проблемы является общая договоренность руководителей различных структурных подразделений. Кроме того, следует выработать единые стандарты, например, для конвертации валют, системы бонусов, распределения заработной платы. Эти стандарты могут быть встроены в приложения к нормативной документации по внедрению KPI, чтобы все сотрудники компании могли работать, опираясь на них[16].
Следует также отметить грамотную интерпретацию данных, полученных за определенный промежуток времени по ключевым показателям деятельности. Для интерпретации данных анализируются фактические результаты работы по нескольким параметрам.
Эффективность: соотношение результата к использованным ресурсам.
Относительная эффективность работы: по балльной шкале (недопустимый, низкий, плановый, лидерства).
Соответствие целям. Насколько результат соответствует поставленным целям компании.
Соответствие эталону. Насколько полученные результаты близки к эталону, которого хочет добиться предприятие.
Анализ динамики. Как развивается компания по сравнению с предыдущими периодами: растет, падает или находится на этапе стагнации.
Ключевые показатели эффективности должны основываться на достоверных данных.
Даже правильно разработанные ключевые показатели не будут выполнять свои функции, если нет данных, необходимых для их определения. Руководство компаний часто ошибочно полагает, что в Хранилищах данных есть вся информация, необходимая для использования того или иного показателя. Однако нужна стопроцентная уверенность в том, что измерение показателя будет осуществляться на основе достоверной информации, отражающей реальное положение вещей. Даже в случае, если ключевой показатель деятельности является стратегически важным, но он неизмерим, вследствие невозможности получения по нему полной достоверной информации, он подлежит пересмотру или же следует решить проблему сбора данных и их интеграции данных, которая, безусловно, является одной из важней задач при работе с ключевыми показателями деятельности.
Ключевые показатели деятельности должны быть понятны и просты в использовании. Если сотрудник не сможет запомнить, тем более, понять ключевые показатели, то он не сможет с ними работать. Вместо мотивации возникнет демотивация сотрудников. Если KPI невозможно не только измерить, но просто даже понять, каким образом их выполнение способствует достижению стратегических целей, то, скорее всего, и оценка степени их выполнения будет субъективной. Таким образом, система показателей окажется не только малоэффективной, она также может принести существенный урон организации при ее неправильном использовании.