Количество ключевых показателей должно быть конечным. И не просто конечным, а ограниченным, даже небольшим. Одной из типичных ошибок компаний, внедряющих в свою систему управления KPI, является очень большое количество показателей. Компании разрабатывают до сотни показателей для четырех составляющих системы сбалансированных показателей. Это приводит к возникновению сложности с определением стратегических и нормативных KPI, в результате чего увеличиваются временные затраты на сбор и обработку информации. Кроме того, размывается вес каждого показателя, а это уже влияет на политику вознаграждения. Сотрудники будут расставлять на свое усмотрение приоритеты, и совершенно не обязательно, что их видение будет совпадать со стратегическими целями компании. К тому же, сотрудники могут концентрировать свои усилия на показателях, которые легки для исполнения и не требуют сверх усилий. В результате система будет «буксовать» и вряд ли принесет положительный эффект. При таком развитии событий система требует оптимизации, следовательно, появляется потребность в сокращении числа ключевых показателей деятельности.
В ходе исследования было установлено, что в среднем в компаниях используется 64 показателя, сотрудник работает лишь с 16. Вместе с тем большая часть организаций использует менее 20 показателей, а для каждого конкретного пользователя определено 7 показателей для мониторинга.
Система ключевых показателей деятельности должна соответствовать корпоративной культуре компании. Для того чтобы построить эффективную систему ключевых показателей деятельности, она должна опираться на корпоративную культуру компании, ее ценности. Это означает, что необходимо вырабатывать единую терминологию, однозначно понятную всем сотрудникам и не вызывающую противоречий и непонимания, кодекс стандартов поведения и непременно связать его с вознаграждением.
В этом ключе сразу следует отметить, что для разработки эффективной системы KPI необходимо совершенствовать информационные каналы связи между руководителем и персоналом организации, улучшать коммуникативные процессы между сотрудниками, разрабатывать корпоративные стандарты, обучать персонал обратной связи и результативному общению.
Благодаря использованию системы КПЭ сотрудники получают дополнительные полномочия, так как не было бы никакого смысла во введении системы ключевых показателей деятельности, если бы сотрудники не могли предпринимать никаких действий на основе ее результатов, не могли улучшать уровень выполнения KPI, а также результативность и уровень компетентности, планировать продвижение по карьерной лестнице [5].
Использование технологии ключевых показателей деятельности позволяет предпринимать эффективные действия. Сама по себе, система ключевых показателей не изменит текущий результат и не начнет приносить доход, так как это всего лишь один из инструментов, с помощью которых сотрудники компании могут способствовать достижению намеченных стратегических целей и, в конечном итоге, продвигаться по карьере. В соответствии с результатами исследования, большинство организаций испытывает трудности с определением тех ключевых показателей деятельности, которые положительно влияют на работу сотрудников. Так если ключевой показатель деятельности компании сформулирован, верно, и адаптирован к существующей стратегии компании, это мотивирует сотрудников и приводит к увеличению производительности и общей эффективности компании. Итак, основной характеристикой использования ключевых показателей деятельности, несомненно, должен быть достигаемый положительный результат.
Использование технологии KPI позволяет выстроить справедливую и прозрачную систему оплаты труда. Опираясь на фундамент KPI, можно усовершенствовать переменную часть компенсационного пакета, привязав его объем к уровню исполнения KPI, связанных со стратегией компании.
Система ключевых показателей делает возможной дифференциацию вознаграждения - четкую взаимосвязь между результативностью и вознаграждением, величина которого должна быть совместима с ценностью результата (цели) для компании. Невозможно переоценить эффективность системы, которая построена на зависимости вознаграждения, как от индивидуальных, так и от коллективных результатов деятельности [6].
Ключевые показатели эффективности должны сохранять свою релевантность
После внедрения системы KPI необходимо постоянно проверять, продолжает ли она эффективно выполнять свою работу. После внедрения системы следует быть готовым к тому, чтобы пересматривать ключевые показатели эффективности на регулярной основе. Действительно, использование некоторых ключевых показателей может привести к незапланированным результатам, другие показатели могут со временем потерять свою актуальность. Если сотрудники считают, что тот или иной показатель не соотносится с целью компании, устарел, то мотивация у них снижается, падает результативность работы, что влечет за собой снижение эффективности развития всей компании. Могут также возникать проблемы в выборе измерения показателей, из-за того, что отсутствует статистика и динамика их изменений.
Естественно, оценивать на соответствие критериям ключевые показатели деятельности нужно по какой-либо измеримой системе, балльной либо процентной. Можно определять удельный вес того или иного KPI по бальной шкале выраженности, учитывая, сколько баллов получает показатель при анализе. Чем больше баллов показатель набирает, тем более вероятно, что он относится к ключевому показателю деятельности [5].
При соответствии ключевых показателей работы критериям, а также при анализе показателей с помощью выделенных критериев, система KPI способна привести к значительному увеличению эффективности компании.
Однако соответствие выделенным критериям также не дает гарантии правильности и эффективности полученной системы ключевых показателей. Система ключевых показателей должна разрабатываться менеджерами компании. В разработке системы должны принимать участие все сотрудники, контроль и коррекция должна производиться руководителем предприятия, а разработчики должны взаимодействовать между собой. В рамках каждого структурного подразделения могут быть корректно разработаны ключевые показатели деятельности, однако если каждое подразделение будет разрабатывать показатели отдельно от других, то не удастся установить безошибочно взаимосвязи и охватить все бизнес-процессы компании. Кроме того, разработка показателей в узких группах может повлечь за собой большое количество показателей в конечном варианте, хотя для эффективного их применения в компании, показателей должно быть выделено всего лишь несколько десятков.
Грамотное распределение ключевых показателей деятельности по организационной структуре компании является гарантией, что текущая деятельность в каждом структурном подразделении осуществляется в нужном направлении, и способствует достижению цели.
Принципы ключевых показателей эффективности:
конкретность и понятность - показатели эффективности должны быть согласованы на уровне Правительства и министерств Омской области, а так же быть понятными для всех руководителей органов исполнительной власти для исключения риска неверной интерпретации показателей, обеспечивая, таким образом, единый стандарт для применения и исполнения KPI;
релевантность - показатели эффективности должны измерять реальные и важные аспекты стратегии органов исполнительной власти, напрямую способствуя ее реализации, в противном случае, этот показатель представляет собой «помехи» в системе оценки;
соответствие стратегическим целям развития отрасли - показатели эффективности должны объективно отражать степень исполнения руководителями органов исполнительной власти Омской области приоритетных стратегических задач развития курируемых отраслей;
измеримость - показатели эффективности должны быть измеримы в абсолютном или относительном выражении;
прогнозируемость - показатели должны быть прогнозируемыми, что позволит оценить степень эффективности деятельности руководителей органов исполнительной власти Омской области в части достижения целевых показателей, посредством проведения план-фактного анализа;
достижимость - значения целевых показателей должны быть разработаны с учетом реальной возможности их исполнения руководителем органа исполнительной власти;
Временная ограниченность оценки, периодичность измерения и сопоставимость - исполнение показателей эффективности должно быть привязано к определенному временному периоду (месяц, квартал, год), что позволит проводить мониторинг изменения показателей эффективности деятельности руководителей органов исполнительной власти Омской области. Оценка степени достижения целевых показателей осуществляется в соответствии с заданной периодичностью, что обеспечит сопоставимость результатов оценки по сравнению с предыдущими периодами [20].
1.3 Использование технологии KPI в государственной службе
Ниже представлены основные принципы организации труда государственных служащих и их мотивации, рассмотрен пример целей и показателей эффективности в области развития государственного управления из зарубежного опыта, даны рекомендации по развитию персонала и его адаптации в коллективе.
Необходимость KPI в государственной службе
В настоящее время ключевые показатели эффективности в управлении персоналом государственных структур - один из передовых инструментов управления, активно внедряемый за рубежом. Но в России практика деятельности органов государственной власти далека от того, что принято называть высокоэффективной организацией. Успешная реализация государственной стратегии развития вряд ли возможна без повышения эффективности управления на всех уровнях государственной власти. В этой связи важнейшей задачей является создание системы сквозных сбалансированных показателей (Balanced Scorecard сокр. BSC) эффективности деятельности, министерств и ведомств, а также конкретных чиновников (персональных критериев успеха), которая должна быть интегрирована в стратегию развития государственной службы [9].
Словарь управления персоналом. Ключевые показатели эффективности (Key Performance Indicator, KPI) - это система измерений конкретных показателей эффективности деятельности отдельных субъектов (организаций, отделов, сотрудников) по выделенным направлениям, увязанная со стратегическими целями компании.
KPI - это количественные параметры, заранее выявленные, согласованные и отражающие главные факторы успеха ведомства или министерства. В стратегии управления персоналом эти показатели включают в себя результативность работы государственных структур, их подразделений, эффективности работы государственных служащих, удовлетворенности персонала выполняемой им работой. Актуальность применения технологии KPI обусловлена необходимостью формирования понятной и прозрачной для общества системы показателей эффективности работы государственных служащих [9].
Для того чтобы выстроить систему KPI с учетом российской специфики, очень важно научиться оценивать факторы, которые оказывают на нее влияние. В данном случае система показателей должна строиться на предположении о том, что государственные органы функционируют в системе определенных внешних и внутренних ограничений и обладают определенными возможностями для осуществления своей деятельности, характеризуемыми показателями процесса и показателями результативности.
Стратегия в области управления персоналом государственных структур, определение целей ее деятельности входят в зону ответственности представителей высшего руководства министерств и ведомств, но реализуют намеченное именно сотрудники. Отсутствие конкретных задач и соответствующей системы оценки и мотивации приводят к тому, что исполнители не координируют свои действия с задачами ведомства и не имеют возможности ориентироваться в стратегических приоритетах. Для решения вопросов управления персоналом государственных структур такие показатели должны быть подобраны системно и сбалансированы относительно целей и стратегии того или иного государственного органа, поскольку результат деятельности государственного служащего невозможно адекватно оценить, не имея четкого представления о том, для чего он нужен [10].
Основными целями внедрения ключевых показателей эффективности в государственном секторе являются:
- стимулирование эффективности и качества работы органов, их подразделений и отдельных служащих;
- анализ соответствия функций служащих общественным потребностям;
- создание системы обратной связи чиновников с «клиентами» (потребителями государственных услуг);
- повышение прозрачности деятельности государственных органов [5].
В ряде субъектов Федерации по инициативе Минэкономразвития России (Самарская и Саратовская области, Краснодарский край, Таймырский АО, Республика Чувашия) уже проходят первые эксперименты по внедрению ключевых показателей эффективности.