ЗМІСТ
ВСТУП
. УНІФІКАЦІЯ І СТАНДАРТИЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКИЙ ДОКУМЕНТІВ.
.1 Призначення і склад уніфікованої системи документації.
.2 Методика складання Табелю та Альбому уніфікованих форм документів.
. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ГОЛОВНОГО УПРАВЛІННЯ СТАТИСТИКИ В ОДЕСЬКІЙ ОБЛАСТІ.
.1 Організація роботи з питань діловодства ГУСОО. Відділ правого і документального забезпечення, контролю виконання, запобігання та виявлення корупції.
.2 Закони, які регулюють діяльність Головного управління статистики в Одеській області.
.РОЗРОБКА ПРОЕКТУ ТАБЕЛЮ ТА АЛЬБОМУ УНІФІКОВАНИХ ФОРМ ДОКУМЕНТІВ ГУСОО.
.1 Створення проекту Табелю уніфікованих форм документів на основі номенклатури справ ГУСОО.
.2 Складання Альбому уніфікованих форм документів для ГУСОО.
ВИСНОВКИ
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
ДОДАТКИ
ВСТУП
Актуальність дослідження даного курсового проекту полягає у тому, що стандартизація та уніфікація є інструментами забезпечення якості продукції, робіт і послуг - важливого аспекту багатогранної управлінської діяльності.
Стандартизація і уніфікація організовується сьогодні як поліпшення рівня організації та ефективності управлінської праці. Тому для поліпшення роботи організацій, підприємств та державних установ необхідна розробка переліку необхідних уніфікованих форм документів, які містяться у табелю та альбомі УФД.
Особливу роль серед усього масиву управлінських документів установи відіграють універсальні документи створювані в усіх галузях державного управління. У документах фіксується вирішення адміністративних та організаційних питань взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів, влади, установ, організацій і підприємств.
Правильна організація роботи з документами в установах полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документальної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення чи передачі в архів. Ці умови забезпечуються стандартами та уніфікацією.
Об’єктом дослідження виступає Табель та Альбом уніфікованих форм документів.
Предметом дослідження є Табелю та Альбому УФД для ГУСОО.
Завдання дослідження:
) виявити основні принципи уніфікації та стандартизації управлінських документів.
) надати загальну характеристику діяльності ГУСОО.
) скласти на основі державного класифікатору управлінської документації та номенклатури справ ГУСОО табель та альбом УФД.
1. УНІФІКАЦІЯ І СТАНДАРТИЗАЦІЯ
УПРАВЛІНСЬКИЙ ДОКУМЕНТІВ
1.1
Призначення і склад уніфікованої системи документації
Найбільш ефективним способом створення раціональних норм документування є уніфікація і стандартизація документів. Уніфікація в документознавстві розглядається як скорочення вихідної кількості форм документів і приведення їх до однаковим правилам оформлення.
Стандартизація - це процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється "зразок, еталон, модель, прийняті за вихідні для зіставлення з ними інших подібних об'єктів. Стандарт, як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації і затверджується компетентним органом ".
Стандартизація - складний процес, до складу якого входять такі елементи, як типізація і уніфікація. З одного боку, це методи стандартизації, які можуть здійснюватися і як самостійні види роботи. У документознавстві типізація використовується для створення типових форм документів і типових текстів, тобто зразків або еталонів, на основі яких створюються конкретні документи.
Типовий текст - це текст-зразок, на основі якого створюються в подальшому тексти аналогічного змісту.
Типова форма - затверджена певним компетентним органом державної влади форма документа, що використовується для збору і подання будь-яких даних в самих різних сферах управлінської діяльності.
У документознавстві уніфікація і стандартизація розглядаються як процес встановлення одноманітності у процесах створення та оформлення документів. Однак між цими двома поняттями не можна поставити знак рівності. Стандартизація документів - це найвищий ступінь їх уніфікації, доведення її результатів до рівня обов'язкової правової норми.
Вимоги стандарту мають обов'язковий характер в межах сфери його поширення. Тому уніфікація зазвичай проводиться як попередній етап стандартизації, але може бути і самостійним видом діяльності. Результатом роботи з уніфікації і стандартизації документів можуть бути стандарти як на окремі документи (наприклад, на звіт про науково-дослідній роботі, на обкладинку справ постійного зберігання), на окремі види продукції (наприклад, формати паперу), так і на уніфіковані системи документації. Стандартизація - закріплення результатів уніфікації в нормативно-технічних документах - стандартах. Стандартизація може проводиться на державному рівні, на галузевому рівні та на рівні підприємства.
Система документації - сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення. Система документації складається в процесі реалізації в органах влади і управління, в установах, організаціях і підприємствах тієї чи іншої управлінської функції; склад документів, які в неї входять, призначений для документування певних видів діяльності, наприклад планування, фінансування, обліку. [3,6]
Уніфікована система документації (УСД) - система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. [1,2]
Безпосередні розробники конкретних форм документів та систем документації - міністерства (відомства), які здійснюють координацію тій чи іншій галузі діяльності. Ними ж затверджуються уніфіковані форми документів. Так, міністерство фінансів відповідає за бухгалтерські документи, міністерство охорони здоров'я Украіни - за медичні, Державний комітет України по статистиці - за форми первинної облікової та статистичної документації, Держархів України - за систему організаційно-розпорядчої документації.
Загальнодержавні уніфіковані форми документів розробляються з урахуванням можливості їх комп'ютерної обробки. Вони обов'язкові для застосування в усіх установах, організаціях і на підприємствах незалежно від їх підпорядкування і форми власності.
Таким чином, уніфіковані системи документації - це приведений до максимально можливого однаковості форми документів, об'єднані в основні загальноуправлінських функціональні системи і призначені для використання всіма організаціями, незалежно від рівня управління та форми власності, що застосовують як традиційні, так і змішані, з використанням комп'ютерних технологій, методи обробки документної інформації.
Уніфіковані системи управлінської документації розробляються на основі:
• однаковості побудови форм документів;
• регламентації змісту документів, що входять в кожну систему;
• виключення з документів дубльованих даних, домагаючись однократності введення інформації в процесі вирішення управлінської задачі;
• скорочення кількості традиційно включаються в них даних, які не використовуються при вирішенні конкретних управлінських завдань;
• єдності застосовуваної термінології та умовних позначень, домагаючись порівнянності показників не тільки на різних рівнях управління, але і в різних системах документації на основі єдності алгоритмів формування документів і показників у них;
• визначення сукупності реквізитів і показників для кожного виду документа і створення єдиних моделей їх побудови, орієнтованих на комп'ютерну обробку, але придатних і до сприйняття людиною;
• встановлення єдиних правил складання та оформлення реквізитів документів, загальних для всіх систем документації і конкретизованих у випадках наявності специфічних особливостей.[2, 4].
В Україні діє Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД 010-98), який є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації. ДКУД розроблено у зв'язку із змінами у складі та змісті організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської та звітно-статистичної документації внаслідок реорганізації системи державного управління в Україні.
ДКУД є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальними кодовими позначеннями.
ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством [3,1].
Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).
ДКУД містить такі класи:
) організаційно-розпорядча документація (код 02);
) первинно-облікова документація (код 03);
) банківська документація (код 04);
) фінансова документація (код 05);
) звітно-статистична документація (код 06);
) планова документація (код 07);
) ресурсна документація (код 08);
) торговельна документація (код 09);
) зовнішньоторговельна документація (код 10);
) цінова документація (код 13);
) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);
) документація з побутового обслуговування населення (код 17);
) бухгалтерсько-облікова документація (код 18);
) документація з Пенсійного фонду (код 20);
) словниково-довідкова документація (код 21).
Ідентифікація УФД здійснюється через
ієрархічну класифікацію з трьома ступенями. Кодове позначення складається з
семи цифрових десяткових знаків (рисунок 1).
|
|
хх |
хх |
ххх |
|
|
|
|
|
|
Клас форми |
|
|
|
|
Підклас форми |
|
|
|
|
Реєстраційний номер форми |
|
|
|
Рис. 1 Структура кодового позначення
УФД
У кодовому позначенні УФД відображено: перший та другий знаки (клас) - належність УФД до відповідної УСД; третій та четвертий знаки (підклас) - належність УФД у межах класу до відповідного підкласу; п'ятий, шостий і сьомий знаки - реєстраційний номер УФД підкласу.
Ведення ДКУД здійснює Державний науково-дослідний інститут інформатизації та моделювання економіки Національного агентства з питань інформатизації при Президентові України. Актуалізація ДКУД здійснюється один раз на рік.
Із введенням в дію державного
класифікатора управлінської документації нової редакції припиняється чинність
ДК 010-96[3, 2].
1.2 Методика складання Табелю та Альбому уніфікованих форм документів
табель документ номенклатура правовий
Табель уніфікованих форм документів організації - це перелік дозволених до застосування форм документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань її діяльності, з характеристикою їх юридичного статусу, основних етапів підготовки і проходження, подання та встановленої обов'язкової форми. Практично, Табель є реальним способом впорядкувати процес документування або складання документів, створити наочну схему фіксації в документах усіх видів діяльності. І найголовніше, Табель встановлює жорсткі правила цієї фіксації щодо місця, часу, осіб, які приймають рішення, та документальної форми [9].
Оскільки мова йде про Табелі уніфікованих форм, необхідно дати їх визначення.
Розробка і дотримання "табельних вимог документування" гарантує юридичну правильність складаються в організації документів. Це положення важливо у всіх випадках.
У Табель повинні включатися всі документи незалежно від того, ким і на якому носії вони виготовляються.
Табель забезпечує вирішення цілого комплексу важливих завдань:
Оптимізація складу застосовуваних в організації форм документів та їх закріплення в єдиному класифікаційному довіднику;
Класифікація застосовуваних у діяльності організації форм документів за функціями та завданням управлінської діяльності;
Уніфікація та нормативне закріплення процедури підготовки управлінських документів в організації й інших [11].
Розробка Табеля форм документів включає наступні етапи:
Передпроектне обстеження.
Вибір форми Табеля.
Формування структури Табеля.
Відбір форм документів для включення в Табель [13].
Основні завдання передпроектного обстеження:
Визначення кола управлінських функцій і завдань, що вирішуються в діяльності отелення;
Формування структури (вибір класифікаційної схеми) Табеля форм документів;
Вибір найбільш доцільної форми Табеля з урахуванням специфіки діяльності відділу, а також конкретних завдань, що вирішуються розробкою Табеля;
Визначення масиву документів для включення в Табель [7].
У ході передпроектного обстеження документації відділу вивчаються:
Документи, що становлять правову базу діяльності Управління та відділу: законодавчі і нормативні правові акти вищих та центральних органів державної влади і управління, які регламентують різні аспекти функціональної діяльності, включаючи федеральні програми та інші акти, в тій чи іншій мірі зачіпають діяльність Управління та відділу;
Організаційно-правова документація Управління та відділу: положення про Управління, положення про відділ, штатний розклад, посадові інструкції працівників відділу;
Комплекс документів, що становлять нормативно-методичну базу документаційного забезпечення діяльності Управління та визначають склад і технологію обробки документів відділу: інструкція з діловодства у відділі, номенклатура справ відділу та ін;
Документація відділу як мінімум за три останні роки його діяльності.
У ході обстеження виявляються документи, що характеризуються певною періодичністю їх створення, постійністю (або відносною сталістю) форми.
Виявлення форм документів проводиться у відділі по кожному функціональному виду діяльності.
Табель складається в табличній формі. Графи Табеля встановлюються залежно від реальних потреб документування діяльності відділу. Доцільно в якості обов'язкових включати такі графи: найменування форми, код форми, підрозділ, що готує проект документа, узгодження, підписання, затвердження, проставлення печатки.
Додатково в Табель можуть бути включені такі графи: місце реєстрації документа, місце контролю за виконанням, місце зберігання оригіналу, адреса подання документа, термін зберігання та ін. [15]
Відбір документних форм для включення до Табель і заповнення граф здійснюються безпосередньо відділом виходячи з основних завдань і функцій.