Особистий прийом громадян у Головному управлінні статистики проводиться начальником, першим заступником та заступниками начальника Головного управління статистики відповідно до порядку та графіку прийому громадян, затверджених наказом Головного управління статистики.
Депутатські запити і звернення розглядаються в порядку, визначеному Законом України „Про статус народного депутата України”.
Взаємодія Головного управління статистики з респондентами
З метою організації ефективної роботи з респондентами безпосередньо та через підпорядковані йому структурні підрозділи Головне управління статистики:
· забезпечує респондентів звітно-статистичною документацією (за винятком державних класифікаторів техніко-економічної та соціальної інформації) відповідно до плану державних статистичних спостережень;
· отримує в порядку і строки, визначені Держкомстатом, первинні та статистичні дані, дані бухгалтерського обліку, іншу необхідну для проведення статистичних спостережень інформацію, у тому числі інформацію з обмеженим доступом, а також пояснення, що додаються до них;
· гарантує конфіденційність первинних даних згідно з чинним законодавством, що отримані від респондентів під час проведення статистичних спостережень, та адміністративних даних щодо респондентів;
· проводить перевірки достовірності первинних і статистичних даних, поданих респондентами відповідно до Порядку, затвердженого наказом Держкомстату, та вимагає від респондентів внесення виправлень до статистичної звітності, інших статистичних формулярів у разі виявлення приписок та інших перекручень первинних та статистичних даних. У разі невиконання цієї вимоги у визначені строки органи державної статистики можуть самостійно вносити зазначені виправлення з подальшим повідомленням про це респондентів;
· вивчає пропозиції респондентів щодо вдосконалення форм державних статистичних спостережень з метою зменшення звітного навантаження;
· встановлює зворотний зв’язок з
респондентами, проводить наради, семінари, надає консультації з питань
статистики, обліку та звітності, в тому числі на платній основі тощо.
2.1
Організація роботи з питань діловодства. Відділ правого і документального
забезпечення, контролю виконання, запобігання та виявлення корупції
Положення про відділ документального забезпечення та контролю виконання затверджено начальником Головного управління статистики в Одеській області від 22.01.2013р. (посадові інструкції співробітників підрозділу затверджені 22.01.2013р.). Відділ правового і документального забезпечення, контролю виконання, запобігання корупції ─ самостійний структурний підрозділ Головного управління статистики.
У своїй діяльності відділ користується Інструкцією з діловодства у Головному управлінні статистики в Одеській області, затвердженою наказом начальника Головного управління статистики в Одеській області від 22.06.2005р. № 197 (зі змінами та доповненнями від 17.04.2009р.), Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011р. № 1242.
Усі документи, що надходять до ГУС, приймаються централізовано спеціалістом відділу, а у разі надходження документів у неробочий час - черговим працівником з подальшою передачею до канцелярії.
Попередній розгляд документів здійснюється заступником начальника відділу або іншою уповноваженою особою відповідно до розподілу обов’язків між працівниками.
Попередній розгляд документів здійснюється у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно. Нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності ГУС і потребують вирішення керівництвом ГУС, розглядаються позачергово.
Інші документи по мірі надходження передаються на розгляд керівництву ГУС двічі на день.
Документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам, передаються їм діловодною службою в день отримання.
Доставка вхідних і внутрішніх документів начальнику ГУС та його заступникам здійснюється працівниками відділу.
Рішення колегії ГУС, у разі необхідності, доводяться до відділів (управлінь) статистики у районах (містах) області шляхом надсилання їм рішень. Рішення колегії ГУС реалізуються наказами начальника ГУС.
ГУС під час здійснення оперативних зв’язків з відділами (управліннями) статистики у районах (містах) області, іншими установами та організаціями, як правило, надсилає листи.
Вихідні документи надсилаються відділом централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня. У структурних підрозділах ГУС перевіряють, реєструють вихідні документи працівники, відповідальні за ведення діловодства.
У ГУС в Одеській області прийнята змішана форма реєстрації документів: вхідна документація - на єдиних реєстраційно-контрольних картках (РКК), реєстрація вихідних документів, звернень громадян, документів з грифом «ДСК» здійснюються в журнальній формі. Вхідні документи з Держстату України, Одеської облдержадміністрації та її структурних підрозділів реєструються окремо від вхідних документів інших установ, організацій та підприємств. Також окремо від інших реєструються звернення громадян, документи з грифом «ДСК», звернення та запити депутатів. Приймання та відправку факсів здійснює також відділ правового і документального забезпечення, контролю виконання, запобігання та виявлення корупції (форма реєстрації - журнальна), електронної пошти - управління інформаційних технологій.
Загальний обсяг документообігу склав:
• за 2012 рік - 22500, у т. ч. вхідних документів зареєстровано - 11508, вихідних - 10992.
• за 5 місяців 2013 року - 7536, у т.ч. вхідних зареєстровано - 5015, вихідних - 2521.
Для упорядкування роботи з електронною поштою була прийнята Інструкція про порядку роботи з електронною поштою у Головному управлінні статистики в Одеській області (затверджена наказом від 03.10.2011р. № 275).
Організація контролю за виконанням документів
Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на відділ правового і документального забезпечення, контролю виконання, запобігання та виявлення корупції ГУС. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює працівник, відповідальний за ведення діловодства та архіву.
Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках. Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється літера «К», після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.
РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці.
Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться в РКК у грифу «Контрольні відмітки». Після виконання документ знімається з контролю. Зняття з контролю здійснює спеціаліст відділу. Данні про виконання документа та зняття його з контролю вносяться до РКК. щотижня складаються та передаються керівникам структурних підрозділів-виконавців переліки документів, які необхідно виконати у найближчі дні.
Про невиконані документи доповідається начальнику ГУС.
До Головного управління статистики надійшло документів з контрольним терміном виконання:
• за 2012 рік 101;
• за 5 місяців 2013 року 26.
Інформація про стан роботи зі зверненнями громадян та з питань виконавчої дисципліни розглядається щоквартально на колегії ГУС.
Заходи щодо поліпшення виконавчої дисципліни
З метою організації контролю виконання, у тому числі контролю виконання рішень колегій та наказів, та поліпшення виконавської дисципліни був прийнятий наказ «Про затвердження схеми контролю за виконанням власних рішень в Головному управлінні статистики в Одеській області» від 29.10.2012р. №299, за яким контролем за виконанням власних рішень в Головному правлінні статистики в Одеській області займаються два структурних підрозділи: управління координації статистичної діяльності та поширення інформації та відділ правового, документального забезпечення та контролю виконання. За 5 днів до контрольного терміну виконавцю нагадують про необхідність надання інформації по контролю документу.
Організація відомчого контролю за станом діловодства й архівної справи
У 2013р. була розроблена Типова Номенклатура справ для відділів (управлінь) статистики в районах (містах) області та направлена у райони листом від 16.01.2013р. № 17-37/4 (номенклатура справ на 2012р.- лист від 20.06.2011р. №21-02/37).
Відповідно до Плану організаційної роботи ГУС в Одеській області робочими групами під час комплексних перевірок роботи відділів статистики в районах на містах області перевірено став діловодства, забезпечення зберігання архівних документів, роботи зі зверненнями громадян та з питань виконавчої дисципліни. Так, у 2012 році перевірені відділи статистики у Березівському, Іванівському, Комінтернівському, Миколаївському, Ренійському, Саретському районах, місті Южному та у секторі статистики у м. Теплодар. 26-28 березня 2013 р. перевірка відділу статистики у Фрунзівському районі[17].
Організація роботи з документами в діловодстві
Зведена номенклатура справ Головного управління статистики складається щорічно. Планову номенклатуру справ на 2013 рік погоджено протоколом засідання ЕК Головного управління статистики від 14.12.2012р. №3. Фактичну номенклатуру справ за 2012 рік погоджено протоколом засідання ЕК Головного управління статистики від 15.01.2013р. №1.
У кожному структурному підрозділі ГУС є в наявності своя номенклатура справ.
З метою вдосконалення роботи з ведення діловодства у структурних підрозділах ГУС видано наказ від 27 грудня 2012р. №378 «Про призначення відповідальних працівників за ведення діловодство у структурних підрозділах ГУС в Одеській області»
Заходи щодо підвищення кваліфікації працівників діловодної й архівної служби (курси, семінари, наради)
Питання ведення діловодства розглядалися на апаратних нарадах ГУСОО 28 жовтня 2011р. та 25 січня 2012р. Семінар з питань діловодства, складання номенклатури справ для працівників, які відповідають за ведення діловодства у структурних підрозділах ГУС, був проведений 27 листопада 2012р.
Організація спеціальних видів діловодства
При роботі з документами з грифом «Для службового користування» відділ керується Інструкцією про порядок обліку, зберігання, використання документів, справ та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою КМУ від 27.11.1998 № 1893 (зі змінами й доповненнями). Відомча Інструкція про порядок роботи з документами, які містять службову інформацію затверджена наказом ГУС від 22.03.2013р. №90.
Кореспонденція з грифом «ДСК», у тому числі на магнітних носіях,обліковується у відділі правового і документального забезпечення, контролю виконання, запобігання та виявлення корупції та у секторі режимно-секретної роботи. Облік вхідних і вихідних документів з грифом «ДСК» ведеться окремо від обліку іншої несекретної документації.
Формування справ з грифом «ДСК» ведеться окремо від загальної документації. Усі журнали прошнуровані, пронумеровані та скріплені печаткою ГУС.
Паперові та магнітні носії інформації з грифом «ДСК» зберігаються в металевих сейфах, що опечатуються.
Порядок реєстрації, формування справ за зверненнями громадян
В ГУСОО діє «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян у ГУСОО», затверджена наказом від 23.12.2004р. №422.
Порядок прийому громадян був затверджений наказом від 13.04.2012р. № 59.
У 2012 році до ГУС надійшло 67 звернень громадян, за 5 місяців 2013 року - 9.
Організація роботи зі зверненнями та запитами народних депутатів
Запити депутатів реєструються окремо у журналі обліку звернень та прийому депутатів усіх рівнів. По всім запитам відповіді надані у встановлений законодавством термін.
Кількість звернень та запитів депутатів:
• за 2012 рік - 16 (з них від народних депутатів - 4);
• за 5 місяців 2013 року - 1.
2.2 Закони,
які регулюють діяльність Головного управління статистики в Одеській області
. Закон України "Про Всеукраїнський перепис населення"
. Закон України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України у зв’язку з прийняттям Закону України “Про внесення змін до Закону України “Про державну статистику”
. Закон України "Про внесення змін до Кодексу України про адміністративні правопорушення"
. Закон України "Про сільськогосподарський перепис"
. Закон України "Про інформацію"
. Закон України "Про доступ до публічної інформації"
. Закон України "Про державну службу"
. Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг"
. Закон України "Про електронний цифровий підпис"
. Закон України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо організації статистичних спостережень"
. Указ Президента України "Про Державну службу статистики України"
. Указ Президента України "Про День працівників статистики"
. Указ Президента України "Про символіку Державної служби статистики України"(Додаток)
. Постанова Кабінету Міністрів України від 29.06.2011 № 749 "Про надання органами державної статистики платної адміністративної послуги з видачі довідки з Єдиного державного реєстру підприємств і організацій України"
. Постанова Кабінету Міністрів України від 8 листопада 2000 р. N 1659 "Про затвердження Положення про проведення статистичних спостережень та надання органами державної статистики послуг на платній основі"
. Розпорядження Кабінету Міністрів України «Про забезпечення підготовки та проведення в Україні у 2012 році Конференції Міжнародної асоціації офіційної статистики»
. Розпорядження Кабінету Міністрів України «Про проведення Першого всеукраїнського загального сільськогосподарського перепису»[17].
3. РОЗРОБКА ПРОЕКТУ ТАБЕЛЮ ТА
АЛЬБОМУ УНІФІКОВАНИХ ФОРМ ДОКУМЕНТІВ ГУСОО
ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ СТАТИСТИКИ УКРАЇНИ
Головне управління статистики в Одеській області
З А Т В Е Р Д Ж У Ю
начальник
Головного управління статистики
в Одеській області
Л. Е. Котвицька
___ ____________ 201___
ТАБЕЛЬ
уніфікованих форм документів
_____________№_______ м. Одеса
. Загальні положення
.1. Табель форм документів − це перелік дозволених до застосування форм документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань управлінської діяльності, з характеристикою їх юридичного статусу, основних етапів підготовки та проходження.
.2. Табель є:
¾ довідником, що містить у впорядкованому вигляді найменування форм документів, що використовуються в діяльності відділу;
¾ довідником, що дозволяє здійснювати оперативний пошук необхідних форм документів;
¾ довідником оптимізації документообігу (бо містить основні етапи підготовки документів);
¾ довідником контролю за діяльністю виконавців;
¾ довідником обліку форм документів, виключаючи можливість появи непередбачених форм документів.