Курсовая работа (т): Методика складання Табелю та Альбому уніфікованих форм документів

Табель оформляється в табличній формі і включає такі графи:

. Найменування форми документа. У графу вноситься найменування документа, відповідне назві уніфікованої форми (її умовне позначення).

-3. Код форми документа проставляється у відповідності з ДКУД або відповідно до локальних класифікатором. У Табелі можна використовувати лише коди локальних (своїх, застосовуваних лише всередині організації) класифікаторів; однак при поданні документів до державних органів необхідно перейти на Загальноросійські класифікатори (зокрема, ДКУД). У Табелі доцільно проставляти код форми документа як по ДКУД, так і по локальному класифікатором.

. Ким затверджена, дата затвердження. У графі вказується найменування державного органу, що затвердив форму документа, вид правового акту, його дата і номер.

. Періодичність. Відзначається періодичність створення документа (щоквартальна, щорічна, піврічна, в міру необхідності і т.д.)

. Підрозділ організації, відповідальна за підготовку документа. У графі проставляється найменування структурного підрозділу організації, у якому створюється документ.

-8. Узгодження (зовнішнє, внутрішнє). У графі зазначається порядок узгодження проекту документа: зовнішнє (зі сторонньою організацією); внутрішнє (в самій організації). Указується посада особи, яка погоджує документ. У найменування посади включається найменування організації або структурного підрозділу.

-11. Посвідчення (підпис; затвердження; друк). У графі вказується порядок посвідчення документа: підпис (вказується найменування посади особи, що підписує документ); твердження (графа заповнюється у разі, якщо документ підлягає затвердженню. Указується посада особи, яка затвердила документ або найменування відповідного документа. Друк (графа заповнюється в тому випадку, якщо на документі проставляється печатка: гербова або проста).

. Примітки. У графу вносяться додаткові дані в процесі ведення табеля, наприклад: відомості про скасування форми документа, зміни в процедурі її узгодження і затвердження та ін [4].

У процесі розробки табеля та уніфікації документів особливу увагу необхідно приділяти найменувань документів. Найменування документу повинно точно відповідати призначенню документа і будуватися відповідно до сучасних вимог, що висуваються до документів.

Розділами Табеля можуть бути найменування управлінських функцій і завдань, що реалізуються в діяльності відділу. Рекомендується побудова Табеля за функціональною ознакою, так як воно виключає необхідність коригування всього Табеля при зміні структури відділу [11].

Табель оформляється на загальному бланку відділу і містить такі реквізити:

Назва організації;

Назва виду документа;

Дата документа;

Реєстраційний номер документа;

Гриф затвердження документа;

Місце складання або видання документа;

Заголовок до тексту;

Текст документа;

Підпис;

Візи узгодження.

Даний документ затверджується начальником Управління і є нормативним документом, обов'язковим для застосування всіма працівниками.

Альбом уніфікованих форм документів організації - це збірка еталонних уніфікованих форм документів, що застосовуються для документування діяльності організації [13].

Уніфікована форма документа - це сукупність реквізитів, встановлених відповідно до вирішуваних в даній сфері діяльності завданнями і розташованих у певному порядку на носії інформації.

Доцільно альбом форм документів розробляти одночасно з підготовкою табеля уніфікованих форм документів організації і розглядати альбом форм як додаток до табелю, хоча роботи з уніфікації форм документів можуть вестися і незалежно від розробки табеля форм документів.

Можливі варіанти, коли альбом уніфікованих форм документів розробляється як додаток до інструкції з діловодства організації або як самостійний документ [8].

Мета розробки альбому уніфікованих форм документів організації - регламентація форми та змісту документів, що використовуються в діяльності організації.

Етапи розробки альбому уніфікованих форм документів:

.        Визначення призначення альбому;

.        Визначення структури альбому і складу документів, що включаються до альбому, якщо альбом розробляється як самостійний документ - структура альбому самостійна; якщо альбом представляє собою додаток до інструкції з діловодства організації - його структура повинна бути пов'язана з розділами інструкції; якщо альбом розробляється паралельно з табелем - структура альбому повинна відображати структуру табеля уніфікованих форм документів;

.        Класифікація документів відповідно до обраної структурою;

.        Розподіл форм документів на вже уніфіковані і потребують уніфікації;

.        Уніфікація форм документів (розробка УФД і збір УФД);

.        Формування альбому уніфікованих форм;

.        Розробка методичних матеріалів з ведення альбому;

.        Погодження альбому з табелем, із зацікавленими посадовими особами і структурними підрозділами;

.        Редагування і посвідчення (підпис, затвердження) [9].

Розробка альбому уніфікованих форм документів відділу передбачає метод уніфікації форм документів. Уніфікація форм документів полягає в:

.        Визначення інформації, необхідної і достатньої для вирішення конкретних завдань управління;

.        Встановлення оптимального набору реквізитів та показників для кожної форми документа, виключення дублюючих і зайвих показників;

.        Встановлення порядку розташування та оформлення реквізитів;

.        Уніфікації тексту документа [6].

Розробка уніфікованих форм документів включає наступні етапи:

.        Формування об'єкта уніфікації - вихідного масиву документів з управлінських функцій і завдань (відповідно до табеля уніфікованих форм документів організації);

.        Аналіз документів і узагальнення результатів аналізу;

.        Розробка еталонних зразків уніфікованих форм і формування альбому уніфікованих форм документів організації [5].

2. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ГОЛОВНОГО УПРАВЛІННЯ СТАТИСТИКИ В ОДЕСЬКІЙ ОБЛАСТІ

Назва установи: Головного управління статистики в Одеській області

Юридична адреса: 65026, г. Одеса, вул. Польська, 20. Тел. (048) 722-20-00; факс: (048) 725-92-24, E-mail gus@od.ukrstat.gov.ua <mailto:gus@od.ukrstat.gov.ua>, Адреса сайта в Интернет odessastat.od.ukrtelecom.ua.

Головне управління статистики в Одеській області (далі - Головне управління статистики) є територіальним органом державної статистики, що в межах наданих повноважень здійснює реалізацію державної політики у сфері статистики.

Головне управління статистики підпорядковане Держстату України, є юридичною особою публічного права і складовою частиною єдиної системи органів державної статистики. У своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства економічного розвитку і торгівлі України, доведеними до його відома Держстатом України, іншими актами законодавства України, а також дорученнями Президента України та Першого віце-прем'єр-міністра України - Міністра економічного розвитку і торгівлі України, наказами Держстату України, дорученнями Голови Держстату України та цим Положенням.[17]

До складу Головного управління статистики входять структурні підрозділи (обласний рівень), а також відокремлені підрозділи (районний (міський) рівень) - управління (відділи, сектор) статистики у районах (містах) (далі - відокремлені підрозділи).

Основним завданням Головного управління статистики, є участь в реалізації державної політики у сфері статистики в регіоні.

Головне управління статистики відповідно до покладеного на нього завдання:

1.       Надає відповідно до своєї компетенції пропозиції Держстату України щодо формування державної політики у сфері статистики та забезпечує її реалізацію в регіоні.

.        Бере участь у розробленні плану державних статистичних спостережень.

.        Забезпечує реалізацію довгострокових програм розвитку державної статистики та щорічних планів державних статистичних спостережень у регіоні.

.        Узагальнює практику застосування в регіоні законодавства, що регулює відносини у сфері статистики, готує та вносить Держстату України пропозиції щодо його вдосконалення.

.        Здійснює опрацювання статистичної інформації щодо масових економічних, соціальних, демографічних, екологічних явищ і процесів, які відбуваються в регіоні.

.        Забезпечує формування інформаційної бази для прогнозування й аналізу тенденцій і закономірностей соціально-економічного розвитку регіону.

.        Забезпечує відповідність, точність, своєчасність і пунктуальність статистичної інформації, її доступність для користувачів.

.        Організовує і проводить статистичні спостереження за соціально-економічними та демографічними процесами, екологічною ситуацією в регіоні шляхом збирання форм державної статистичної звітності та проведення спеціально організованих статистичних спостережень (переписів, одноразових обліків, опитувань, вибіркових обстежень, у тому числі населення (домогосподарств) тощо)[17].

.        Бере участь у розробленні, вдосконаленні, впровадженні та поширенні науково обґрунтованої статистичної методології відповідно до плану державних статистичних спостережень.

.        Розробляє та впроваджує за погодженням Держстату України методологію та звітно-статистичну документацію статистичних спостережень, що виконуються на замовлення місцевих органів державної влади й органів місцевого самоврядування.

.        Забезпечує ведення та використання даних Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України і реєстрів респондентів статистичних спостережень у регіоні. Надає користувачам інформацію з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України.

.        Здійснює методологічне керівництво погосподарським обліком у сільських населених пунктах.

.        Забезпечує респондентів звітно-статистичною документацією відповідно до плану державних статистичних спостережень.

.        Здійснює моніторинг звітного навантаження на респондентів.

.        Залучає для використання у статистичних цілях адміністративні дані та іншу необхідну інформацію й забезпечує взаємодію інформаційної системи Головного управління статистики з інформаційними системами місцевих органів державної влади й органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб шляхом взаємного обміну інформацією.

.        Надає місцевим органам державної влади й органам місцевого самоврядування статистичну інформацію в обсягах, за формами й у строки, визначені планом державних статистичних спостережень або окремими рішеннями Кабінету Міністрів України.

.        Вивчає потреби користувачів у статистичній інформації.

.        Забезпечує рівний доступ користувачів до статистичної інформації та методології її складання.

.        Забезпечує відповідно до законодавства збереження та захист статистичної інформації, дотримання її конфіденційності.

.        . Здійснює за погодженням з Держстатом України проведення фундаментальних наукових досліджень і прикладних розробок у сфері статистики.

.        Забезпечує реалізацію єдиних технологічних підходів до збирання, опрацювання та передачі статистичної інформації на базі єдиної методології та сучасних інформаційних технологій.

.        Забезпечує функціонування інтегрованої інформаційно-аналітичної системи органів державної статистики на регіональному рівні.

.        У встановленому порядку бере участь у міжнародному співробітництві з питань, що належать до його компетенції.

.        Здійснює міжрегіональні статистичні зіставлення.

.        Виконує відповідно до законодавства функції з управління об'єктами державної власності, що належать йому на правах оперативного управління.

.        Забезпечує здійснення соціального діалогу в питаннях реалізації державної політики у сфері трудових відносин, оплати праці, охорони праці та соціального захисту.

.        Проводить статистичні спостереження на замовлення, надає послуги та статистичну інформацію користувачам на платній основі.

.        Головне управління статистики здійснює свої повноваження як безпосередньо, так і через відокремлені підрозділи, а також здійснює контроль за діяльністю останніх.

.        Головне управління статистики під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з місцевими органами державної влади й органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями.

.        Головне управління статистики в межах своїх повноважень видає накази організаційно-розпорядчого характеру, організовує і контролює їх виконання.

Акти Головного управління статистики можуть бути скасовані Головою Держстату України повністю чи в окремій частині, у тому числі за дорученням Першого віце-прем’єр-міністра України - Міністра економічного розвитку і торгівлі України, а також Першим віце-прем’єр-міністром України - Міністром економічного розвитку і торгівлі України у разі відмови Голови Держстату України скасувати такий акт.

Взаємодія із засобами масової інформації та користувачами

З метою організації ефективної взаємодії між Головним управлінням статистики, засобами масової інформації, громадськістю та іншими користувачами статистичної інформації Головного управління статистики забезпечує: проведення в установленому порядку консультацій з громадськістю та користувачами статистичної інформації; організацію вивчення громадської думки стосовно проблем, пріоритетів і перспектив розвитку державної статистики; проведення моніторингу громадської думки під час підготовки та виконання рішень Держкомстату; інформування громадськості та користувачів статистичної інформації про діяльність Головного управління статистики шляхом розміщення інформації на офіційному веб-сайті Головного управління статистики, проведення прес-конференцій, публікацій в засобах масової інформації статей, інтерв'ю, коментарів, підготовки теле- і радіопередач, виготовлення та розповсюдження інформаційно-презентаційної продукції про свою діяльність; проведення моніторингу повідомлень у засобах масової інформації стосовно своєї діяльності та реагування на критичні зауваження; організацію та проведення роз'яснень цілей, змісту і порядку реалізації державної політики у сфері статистики;організацію роботи щодо забезпечення статистичною інформацією користувачів відповідно до законодавства.

Організація роботи зі зверненнями громадян.

Розгляд запитів і звернень народних депутатів України

Особистий прийом громадян і розгляд їхніх письмових звернень у Головному управлінні статистики здійснюється відповідно до вимог Закону України “Про звернення громадян” та інших актів законодавства.

Діловодство за зверненнями громадян у Головному управлінні статистики ведеться окремо від інших видів діловодства згідно з Інструкцією, затвердженою наказом Головного управління статистики та розробленою відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997р. № 348, і покладається на уповноважений самостійний підрозділ, а також на спеціально призначених посадових осіб у самостійних структурних підрозділах Головного управління статистики, управліннях, відділах статистики у районі, місті.