Материал: Разработка бизнес-плана хостела
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
40
Схема 1. Состав и иерархия подразделений хостела (органиграмма)
Автоматизированные системы
С целью уменьшения времени обработки клиентских данных,
автоматизированной аналитики, а также для предоставления более качественной
и современной услуги, на предприятии будет внедрена автоматизированная
система управления.
Необходимо определиться с перечнем задач, которые ставятся перед
программным обеспечением, чтобы провести сравнительный анализ и выбрать
подходящее решение без переплат за не актуальные модули.
АСУ в хостеле решает следующие проблемы:
1. Потери заявок на бронирование, оставленные по телефону или
электронной почте;
2. Длительное оформление бронирования со стороны гостя (проще
забронировать у конкурента) ровно как и удлинение всех бизнес-операций,
после – финансовых затрат;
41
3. Продажа койко-мест в обход кассы и отсутствие полного контроля со
стороны руководителя;
4. Необходимость изменения тарифов на каждом источнике бронирования
вручную;
5. Анализ состояния хостела вручную с возможным допущением ошибок
и/или неточностей.
Перечень необходимого функционала (требований к программному
обеспечению):
1. Систематизация в едином информационном пространстве информации от
горничных о проведенных уборках и замененном постельном белье, а
также сведений о гостях, заселившихся через администратора. В
противном случае необходимо обмениваться между администратором и
горничными бумажными или электронными записками, которые легко
упустить из виду;
2. Систематизация и контроль всех поступлений средств от постояльцев,
включая наличные средства, банковский эквайринг, оплату на сервисах
бронирования и через модули в социальных сетях, на веб-сайте хостела;
3. Осуществление брони номеров с автоматическим закрытием данных
позиций на сервисах бронирования;
4. Выдача учетных записей для администраторов с ограниченным
функционалом и доступом к базе постояльцев;
5. Редактирование номеров и их цены с автоматическим обменом
информацией между сервисами бронирования, включая модуль на веб-
сайте хостела;
6. Возможность продлевать проживание гостю автоматически через
мобильное устройство без необходимости обращаться к администратору
(опционально);
7. Напоминания гостям в СМС или мессенджерах об окончании
бронирования и предложение продлить проживание (опционально);
42
8. Взаимодействий с клиентской базой и их контактами в социальных сетях
и мессенджерах (напоминание о хостеле, чтобы гость снова приехал к нам;
сообщения о днях рождения, что оставляет у постояльца определенные
впечатления от сервиса хостела и внимание даже не во время нахождения
клиента в хостеле; опционально);
9. Установка ПО на собственный сервер с целью независимости от серверов
компании-провайдера услуги, а также защититься от целевых хакерских
атак на серверы поставщика (с целью защиты клиентской базы и
минимизации неправомерного доступа в систему);
10. Наличие модуля выгрузки данных в csv или подобных форматах для
передачи информации в Главное управление по вопросам миграции МВД
России в автоматизированном режиме (обязательно в течении суток).
Указанный перечень не требует реализации данных функций в рамках
единого сервиса от единого поставщика. При возможности интеграции
допускается использования разного ПО для достижения поставленных задач.
Сравнительный анализ автоматизированных систем управления
предоставление в Приложении 2.
Параметры для сравнения выбраны такие, которые могут различаться в
зависимости от системы. Базовый функционал (систематизация данные о
постояльцах, аналитика по финансам и пр.) не учитывается в данной таблице,
поскольку является основополагающей и без него не могут существовать данные
системы. В обязательном порядке требуется интеграция выбранной системы с
Главным управлением по вопросам миграции МВД России в части защищенного
документооборота (передача данных постояльцев в соответствии с
законодательством), либо с использованием стороннего программного
обеспечения, позволяющего осуществлять такую передачу.
По результатам сравнительного анализа программных реализаций было
принято решение о закупке Logus The Box (librahospitality) 131.000 рублей
единоразовым платежом. Дополнительные услуги:
43
- выгрузка данных в МВД через стороннее ПО – 350*40=14.000 рублей;
- техническая поддержка – 2.800 рублей 80 коп.
Итого: 131000+14100+2800,80 = 147900 рублей 80 коп. единоразовым
платежом.
Дополнительная услуга по настройке рабочего места и сервера не будет
закуплена в связи с наличием опыта по самостоятельной настройке. В
Приложении 3 размещено коммерческое предложение на закупку ПО, а также
технические требования в Приложении 4.
Банковский эквайринг, контрольно-кассовая техника
Гостиничный бизнес является такой сферой услуг, которая всегда
адаптируется под новые технологии и предлагает гостям лучший сервис. Сейчас
улучшение качества обслуживания является приоритетным направлением
деятельности владельцев хостелов и иных средств размещения, которые
направлены на привлечение постояльцев и, как следствие, максимальное
увеличение прибыли.
Эквайринг для хостела – не только отличный способ улучшения сервиса,
но также и необходимость для создания комфортных условий расчетов с
гостями. Данный вид услуги отличается от традиционного торгового эквайринга,
и позволяет корректно строить отношения с гостями, без рисков и переплат.
Под торговым эквайрингом понимается система, позволяющая
производить оплату товаров и услуг без использования наличных купюр.
Эквайринг для хостела, ровно как и для остальных средств размещения, также
создан для моментальной и безналичной оплаты посредством банковской карты,
однако имеет ряд особенностей, отличных от традиционного понятия: наличие
предавторизации для «заморозки» нужных средств для бронирования, снятие
средств с карты в автоматическом режиме при реализации брони в отеле,
возвращение средств при отказе от услуги, списание требуемой суммы после
44
выезда из хостела
11
.
Преимущества подключения эквайринга для гостиницы:
1. Привлечение новых постояльцев. Разные банковские предложения делают
использование карт выгодными при совершении определенных действий,
например, оплата за услугу размещения в хостеле или отеле, также как и
возврат определенного процента за совершенную операцию (банковский
кешбэк).
2. Увеличение лояльности и доверия к предприятию. Использование
современных технологий обеспечивает расположение клиентов, которые
стремятся получать новые, функциональные услуги, реализуемые по всему
миру. Также использование эквайринга означает одобрение банковских
систем после проверки организации, что повышает доверие клиента,
поскольку информация об оплате в организации навсегда сохраняется в
банковском приложении и может быть использована в случае разрешения
споров (часть клиентов не особо доверяет «бумажным» чекам и
подтверждениям оплаты).
3. Снижение рисков. Любые операции с наличными представляют
определённый риск, в частности, ошибки при подсчете или использование
поддельных купюр. При поступлении онлайн-оплаты данных рисков
можно избежать.
4. Возможность предлагать современный сервис. В частности,
предавторизация делает более простыми взаимоотношения между
хостелом и клиентом, что очень выгодно для обеих сторон.
Суммируя преимущества, эквайринг является необходимостью для
хостела, позиционирующего себя как современное и удобное место для
комфортного отдыха. В соответствии со статьёй 16.1 Закона РФ «О защите прав
потребителей» продавец (исполнитель), у которого выручка от реализации
11
Эквайринг для гостиниц и отелей – комфортные условия оплаты для клиентов [Электронный ресурс] //
АТОЛ – Режим доступа : http://obeznal.ru/articles/ekvajring-dlya-gostinits-i-otelej-komfortnye-usloviya-oplaty-
dlya-klientov/, свободный. Загл. с экрана. (19.04.2020).
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/771