В результате на выходе появляется заключенный договор, например:
1. Трудовой договор.
2. Договор об оказании услуг.
Заключение всех договоров осуществляется согласно нормативным документам.
Все рабочие места сотрудников Рязанского филиала МЭСИ обеспечены вычислительной техникой. Внедрение клиент-серверной информационной системы будет обладать рядом преимуществ.
Во-первых, с любого рабочего места можно будет получить необходимый отчет или внести новые данные в ИС. При существующем способе получения требуемой информации время сотрудников тратится, например, на поиск договора.
Во-вторых, накопленная информация может быть использована для интеллектуального анализа, результаты которого может использовать, например, отдел маркетинга для рекламной акции. [18]
Цель использования - это практическая реализация возможностей внедряемой
информационной системы.
Цель автоматизированного варианта решения задачи - это обеспечение эффективного учета договоров для нужд организации. Автоматизированный вариант решения задачи - это информационная система учета договоров. [14]
Назначение информационной системы:
. Ведение учета трудовых договоров с сотрудниками и преподавателями, а также договоров на оказание услуг.
Под данным назначением понимается, что информационная система должна позволять осуществлять ввод данных о договоре: его номер, дату заключения, срок действия.
. Хранение информации о сотрудниках, их паспортных данных, сведений, важных для организации.
Под назначением понимается, что информационная система должна позволять осуществлять ввод данных о сотруднике: его паспортные данные, базовый оклад, ставку, ИНН, номер страхового свидетельства, адрес проживания, телефон и т.д.
3. Автоматизация составления договоров.
В информационной системе должны храниться типовые договоры, в которые автоматически будут вноситься данные, соответствующие выбранному сотруднику.
К разрабатываемой системе предъявляются следующие требования:
· Функциональные возможности системы должны позволять выполнение ввода и сохранения данных, формирование и распечатку отчетов.
· Программное обеспечение должно обеспечивать однопользовательский доступ к данным в реальном времени для получения результатов запросов к базе данных, отчётов и вывода их на печать.
· Должна быть обеспечена гибкость настройки программного обеспечения к изменению реквизитов организаций.
· Аппаратная реализация системы должна быть простой.
Система должна обладать следующими возможностями:
· Редактирование справочной информации.
· Удобный ввод и редактирование информации о договорах и о сотрудниках.
· Оперативное получение выходных данных.
· Наличие дружественного интерфейса, имеющего средства быстрого поиска и позволяющего максимально ограниченно вводить данные (списки выбора, флажки, справочники и т.д.).
· Наличие системы проверки корректности вводимых данных.
· Соблюдение непротиворечивости и целостности информации при вводе и удалении.
· Наличие защиты от действий пользователя, нарушающих связи и целостность информации. [27]
Целью автоматизации является повышение эффективности процессов, связанных с деятельностью отдела кадров. Сокращение времени, уделяемого на составление и учет трудовых договоров, позволит повысить производительность работников в выполнении других служебных обязанностей.
Задачами автоматизации для достижения поставленной цели являются:
· Ведение учета сотрудников и их должностей.
· Предоставление отчета о количестве сотрудников.
· Предоставление договора для просмотра и редактирования. [28]
В рамках решения поставленных задач, выделяются следующие подзадачи автоматизации:
. Проектирование базы данных для клиент-серверной информационной системы.
. Проектирование клиентской части:
.1. Написание классов, отвечающих за обращения к базе данных.
.2. Написание классов, отвечающих за создание отчетов ИС.
.3. Проектирование визуальной части приложения.
.4. Написание документации к информационной системе.
.5. Тестирование и доработка информационной системы.
. Ввод информационной системы эксплуатацию:
.1. Перенос базы данных на сервер.
.2. Заполнение базы имеющимися данными.
.3. Установка клиентского приложения на рабочие места.
.4. Краткий инструктаж сотрудников по работе в информационной системе. [31]
Информационная система имеет клиент-серверную архитектуру.
Серверная часть будет представлять собой базу данных под управлением СУБД MS Access 2010. [26]
Клиентская часть предназначена для конечного пользователя и должна обеспечивать доступ к информации согласно предоставленным правам, ввод новой информации, а также формирование отчетов.
Источниками поступления информации являются:
· Договоры на оказание услуг.
· Трудовые договоры.
· Документы сотрудников.
· Информация, полученная устно.
Первичная информация вводится из Excel-книги, а также из приведенных выше договоров-источников, не утративших силу.
Режим работы информационный системы - диалоговый.
Программа "АстроСофт: Учет договоров" - это автоматизация процессов подготовки, согласования, регистрации, исполнения и хранения договоров.
Система реализована на платформе "1С:Предприятие 8., что обеспечивает интеграцию с системами бухгалтерского и управленческого учета. Информация, внесенная в программу 1С, мгновенно отображается в "Учете договоров" и наоборот.
Основные задачи, решаемые программой "АстроСофт:Учет договоров"
· создание формализованной процедуры подготовки договоров
· планирование ресурсов для исполнения договоров на стадии создания договора
· контроль исполнения обязательств по договорам
· создание формализованной процедуры для исполнения договоров
· фиксация информации о ходе подготовки или исполнения договора в любой момент времени
· фиксация информации о взаиморасчетах с контрагентами
· выделение наиболее важных договоров
· мониторинг загрузки сотрудников по договорам
· оперативная работа с пользователей с большим количеством договоров
· централизованное хранение договоров с разграничением доступа к ним
· контроль поступления и расходования денежных средств
· оперативное отслеживание договоров со штрафными санкциями
· контроль корректности составления договоров
Дополнительно программа обеспечивает
· уведомление сотрудников о необходимости совершения действий для исполнения договоров;
· хранение истории изменений параметров договоров;
· использование шаблонов типовых договоров;
· планирование поступления денежных средств
Для работы конфигурации необходимо наличие программного продукта "1С: Предприятие 8. Управление торговлей" или "1С: Предприятие 8. Управление производственным предприятием".
В процессе исполнения договора в его карточке фиксируется необходимая информация:
· Стадия изменяется на "Исполнение"
· Фактическое начало исполнения
· Фактическая занятость исполнителей
· Этапы исполнения договора
· Фактическая смета по договору
· "Акт приема-сдачи работ" (по закрытию договора или этапа)
Для обеспечения своевременного исполнения мероприятия по договору, используется система регистрации событий и напоминания.
Расчеты с контрагентами.
В разделе "Расчеты с заказчиком/поставщиком" карточки договора отражается вся информация по взаиморасчетам с контрагентами. В зависимости от вида договора ("С покупателем", "С поставщиком", "Прочее") отображаются соответствующие данные:
· на какую сумму выполнено заказчику либо получено от поставщика товаров/услуг,
· сколько оплачено и сколько осталось оплатить от этой суммы.
Показатели взаиморасчетов формируются на основании бухгалтерских документов, фиксирующих:
· реализацию товаров и оказание услуг
· оплату полученную
· поступление товаров и услуг
· суммы оплаченные
Эти документы вносятся на основании договора или его этапа. Отображение анализируемого периода расчетов может настраиваться (день, неделя, месяц, квартал и т.д.).
Помимо этого отображается общая стоимость договора, плановые и фактические платежи.
Хранение и просмотр договоров.
Договоры хранятся в системе "Астрософт: Учет договоров" в виде интерактивных карточек. В карточке отражены реквизиты и свойства договора, ссылки на документы, введенные на его основании, подчиненные договоры и все версии договора для печати. Для просмотра договоров организован список. В списке договоров по умолчанию отображаются все записи.
Список можно сортировать и отбирать для просмотра только нужные договоры, пользуясь такими инструментами как фильтры и флажки. Они позволяют выводить только договора, которые соответствуют заданным значениям свойств.
Планирование и отслеживание событий
Инструменты работы с событиями дают возможность заранее спланировать и вовремя вспомнить о необходимых действиях по договору. Это позволит избежать отрицательных последствий несвоевременного исполнения действий, таких как штрафы и недовольство контрагента.
Для каждого договора планируются и регистрируются события, связанные с изменением статуса договора или какого-либо его параметра. Это может быть рассмотрение договора, его согласование, исполнение определенного этапа, платеж, а также другие события, требующие планирования времени. Общий перечень событий регистрирует запланированные и совершившиеся события по договорам. При необходимости система уведомляет пользователя о предстоящем событии.
События могут группироваться по основаниям либо показываться без группировки.
Документ "События" предназначен для регистрации запланированных событий пользователем и хранения уже совершившихся событий. Это может быть рассмотрение договора, его согласование, исполнение определенного этапа, а также другие события, требующие планирования времени.
Примерами событий могут быть:
· телефонный звонок,
· электронное письмо,
· почтовое письмо.
Возможны три состояния событий (запланировано, завершено, отменено) и три степени важности (низкая, средняя, высокая).
Отчетность.
Отчеты позволяют получить информацию по текущим показателям договорной и финансовой деятельности. Анализ предыдущих периодов позволит оценить эффективность деятельности, измерить отклонения плановых показателей от фактических, использовать накопленный опыт для более точного планирования и повышения эффективности управления договорами.
Система "АстроСофт: Учет договоров" имеет мощные и гибкие инструменты отчетов. В программе существует множество разнообразных отчетов, среди них:
· Текущие состояния договоров
· Занятость сотрудников по договорам
· Результаты работы сотрудников по договорам
· Заявки на расходование средств
· Анализ прохождения согласований
· Статистика ведения договоров
· История исполнения договоров
· Платежный календарь
· Просроченные договоры
· Движение денежный средств
· Список / Кросс-таблица (сводный отчет)
Несмотря на наличие широких функциональных возможностей, решение «АстроСофт: Учет договоров» имеет ряд недостатков:
1. Это решение платное. Стоимость ИС "АстроСофт: Учет договоров" 144 600,00 Руб.
2. Это решение очень сложное. Многие функциональные возможности не будут востребованы сотрудниками организации, но для эффективной работы с системой работникам потребуется обучение, а это лишние затраты.
«QuickDoc Конструктор Договоров Стандарт» является удобным инструментом, позволяющим не только создавать, но и хранить документы в специальных реестрах, вести базы данных организаций, граждан и любых других сведений, повторное использование которых может понадобиться при составлении документов.
Основные возможности:
1. Создание собственных многовариантных шаблонов договорных документов.
· Управление шаблонами:
o Создание шаблонов. Работа с шаблоном разделена на две основные части. В шаблон необходимо внести условия и текст документа, разделенный на разделы и варианты. Затем нужно связать разделы и варианты документа с его условиями.
o Редактирование шаблонов.
o Сохранение шаблонов.
· Управление настройками (условиями) шаблонов:
o Создание. При работе с настройками пользователь имеет возможность формировать древовидную структуру существенных условий договора с возможностью их группировки по смысловому назначению. Настройки отображаются в виде дерева, элементами которого могут быть группы, флажки или переключатели.
Элемент определяет именованную настройку договора логического типа («да» или «нет»), установка которого в значение «да» задаёт значение по умолчанию, таким образом, пользователь получает возможность задавать значения настроек, отображаемые по умолчанию. Для всех настроек необходимо предусмотреть возможность организации их взаимозависимости.
Настройки нумеруются автоматически, с учетом иерархической структуры, в порядке их добавления.
o Задание зависимостей условиям. Зависимости условий друг от друга позволяют настраивать их видимость в зависимости от предыдущего выбора пользователя. Отображение условия или группы в проекте документа может зависеть от одного условия или их сложной комбинации.
· Управление разделами шаблонов:
o Добавление разделов.
o Задание зависимостей разделам. Зависимость показывает, при выборе каких условий в настройках, раздел шаблона будет отображаться в тексте проекта.
o Создание вариантов раздела. Разделы могут быть представлены в нескольких вариантах, зависящих от соответствующих настроек шаблона.
o При необходимости варианты одной статьи (раздела) могут быть представлены в виде отдельных подстатей идущих друг за другом.
o Задание зависимостей вариантам. Для каждого варианта устанавливается собственная зависимость от условий шаблона. Зависимости для каждого варианта устанавливаются в отдельности, также как зависимости для раздела.
o Задание нумерации разделов.
· Управление полями ввода:
o Вставка полей ввода.
o Ввод значений полей ввода.
· Управление дополнительными параметрами шаблонов:
o Работа с параметрами шаблона.
o Вставка таблиц.
o Вставка ссылок.
o Схема документа. Схема документа позволяет наглядно определить зависимость вхождения тех или иных блоков от соответствующих настроек.
o Добавление сопутствующих документов. Документы могут быть организованы в составные документы, которые образуются путём объединения их в иерархическую структуру. В этой структуре имеется основной (корневой) документ, являющийся родительским для всех. Произвольная вложенная древовидная структура определяет дочерние документы. Как правило, основным документом является договор, а дочерними - различные приложения к нему.