Дипломная (вкр): Создание информационной системы по учету трудовых договоров

o   Добавление вложений. Дополнительно может быть организовано связанное с шаблонами хранилище прочих сопутствующих документов, как правило, являющихся файлами третьих форматов, например, отсканированных графических образов, прочих изображений, а также электронных таблиц и т.п.

В качестве объекта вложения может использоваться как сам файл, так и ссылка на него (ярлык). В первом случае будет создана копия выбранного файла и связана с текущим шаблоном. Во втором случае к шаблону договора будет присоединен только ярлык файла, и копия создаваться не будет. При такой работе необходимо, чтобы файл, на который была сделана ссылка, был доступен при работе с шаблоном и созданными на его основе проектами.

Для хранения документов программа использует предопределенные папки файловой системы. На основе данных содержащихся в предопределенных папках строятся реестры документов.

Реестр - это табличный способ представления списка документов. Реестр содержит развернутую информацию о документах определенного типа (договор, дополнительное соглашение, лист согласования и т.д.).

Договор может быть создан в текстовом редакторе или поступить в организацию от контрагента в виде файла MS Word, отсканированного изображения или файла любого другого формата.

Для учета таких документов в «QuickDoc Конструктор договоров Стандарт» используется карточка договора - форма, содержащая набор свойств, описывающих документ (тип договора, дата создания, дата подписания и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов в общем реестре.

У решения «QuickDoc Конструктор договоров Профессионал» имеется ряд существенных недостатков:

.        Это решение платное. Стоимость ИС «QuickDoc Конструктор договоров Профессионал» 9500 рублей за одно рабочее место.

.        На обновление системы потребуется тратить не менее 2500 рублей в год.

база данные предприятие проектный

1.6 Обоснование проектных решений

.6.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению (ТО)

Техническое обеспечение - это комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Информационная система имеет клиент-серверную архитектуру, в связи с этим рассмотрим требования к клиентскому и серверному обеспечению в отдельности.

Серверное ТО.

Техническое обеспечение сервера должно позволять бесперебойно функционировать базе данных, разработанной в СУБД MSAccess 2010. Минимальные требования приведены в таблице 1.

Таблица 1 Минимальные требования к серверному ТО

Требования к техническому обеспечению клиентской машины приведены в таблице 2.

Таблица 2. Минимальные требования к техническому обеспечению клиентской ЭВМ

Серверная и клиентские ЭВМ должны находится в одной вычислительной сети, с пропускной способностью канала не менее 3Мб/с. Для печати отчетов необходим хотя бы один принтер.

В компании в наличии имеется более 30 ЭВМ, из них 3 компьютера являются серверами. Все машины объединены в единую внутреннюю локальную сеть, подключенную к глобальной сети Интернет.

Типичные основные характеристики ЭВМ компании представлены в таблице 3.

Таблица 3 Типичные основные характеристики ЭВМ

Все компьютеры сотрудников оснащены LCD-монитором, клавиатурой, мышью. У компании в наличие имеется 3 ноутбука, 5 веб-камер, 2 микрофона, 3мультифункциональных устройства, 1 факс, 9 принтеров, 4 проектора.

Имеющееся техническое обеспечение полностью удовлетворяет установленным выше минимальным требованиям.

.6.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению (ИО)

Информационное обеспечение ИС можно определить как совокупность единой системы классификации, унифицированной системы документации и информационной базы.

Информационное обеспечение ИС является средством для решения следующих задач:

·    Однозначного и экономичного представления информации в системе (на основе кодирования объектов).

·        Организации процедур анализа и обработки информации с учетом характера связей между объектами (на основе классификации объектов).

·        Организации взаимодействия пользователей с системой (на основе экранных форм ввода-вывода данных).

·        Обеспечения эффективного использования информации в контуре управления деятельностью объекта автоматизации (на основе унифицированной системы документации).

Информационное обеспечение ИС включает два комплекса: внемашинное информационное обеспечение (классификаторы технико-экономической информации, документы, методические инструктивные материалы) и внутримашинное информационное обеспечение (макеты/экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структуры информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).

Рассмотрим внемашинное ИО.

Для того чтобы обеспечить эффективный поиск, обработку на ЭВМ и передачу по каналам связи технико-экономической информации, ее необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора.

Рассмотрим входные документы.

Договоры содержат следующую информацию:

1.   Номер договора (Алфавит символов, которые могут использоваться для номера договора состоит из русского алфавита, цифр от 0 до 9, а также знака «тире»).

2.       Дата заключения договора.

.        Срок действия договора.

.        Название структурного подразделения и должность.

.        Ставка и базовый оклад.

Для достижения поставленной цели в информационную систему будет вноситься все эти данные.

Перейдем к рассмотрению внутримашинного информационного обеспечения. Оно включает макеты (экранные формы) для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, и структуры информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных.

Для ввода, редактирования и отображения информации используются экранные формы. При этом для эффективности работы системы экранные формы спроектированы по следующим принципам:

1.   Пользователь вводит информацию один раз. То, что когда уже было введено в систему, не надо вводить повторно.

2.       Проверка ввода данных пользователя. Компоненты формы ограничивают ввод значений в пределах допустимого алфавита.

.        Дружественный интерфейс, интуитивно понятный пользователю.

Результирующую информацию можно отдельно сохранить в файле любого формата, поддерживаемого MS Word, например, «.doc».

.6.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению (ПО)

Программное обеспечение - совокупность программ системы обработки информации и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ.

Программное обеспечение, можно условно разделить на три категории:

·  Системное ПО (программы общего пользования), выполняющие различные вспомогательные функции, например создание копий используемой информации, выдачу справочной информации о компьютере, проверку работоспособности устройств компьютера и т.д.

·        Прикладное ПО, обеспечивающее выполнение необходимых работ на ПК: редактирование текстовых документов, создание рисунков или картинок, обработка информационных массивов и т.д.

·        Инструментальное ПО (системы программирования), обеспечивающее разработку новых программ для компьютера на языке программирования.

На рабочих компьютерах сотрудников ООО «Аналитические технологии» установлена операционные системы Windows XP и Windows 7, на серверах - WindowsServer 2003, WindowsServer 2008, UbuntuServer 10.10.

Для непосредственных нужд осуществления разработки Рязанский филиал МЭСИ имеет лицензии на использование следующих прикладных и инструментальных программных продуктов:

·  Microsoft Office 2010;

·        Turbo Delphi;

·        Adobe Dreamweaver CS4.

Рязанский филиал МЭСИ в сети Интернет имеет свой сайт, расположенных по адресу www.rfmesi.ru.

В целях информационной безопасности для каждого сотрудника в общем домене операционной системы Windows заведены учетные записи.

Чтобы минимизировать затраты на создание информационной системы выгодно использовать имеющееся ПО.

Так как сотрудник отдела кадров работает на ЭВМ с операционной системой Windows XP, то информационная система должна работать именно под управлением этой ОС.

В качестве СУБД оптимальным решением является MicrosoftAccess 2010Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:

•  высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;

•  глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав МS Office, а также с любыми программными продуктами, поддерживающими технологию OLE.

•  богатый набор визуальных средств разработки.

MS Access - высокопроизводительная (32-разрядная) система управления реляционными базами данных, которая входит в состав профессиональной версии интегрированного пакета Microsoft Office.Access предназначена для разработки настольных баз данных и создания приложений баз данных архитектуры клиент-сервер, работающих под управлением операционных систем семейства Windows. Эта система доступна для пользователя любого уровня и уже имеется у Рязанского филиала МЭСИ. [25]

Для разработки клиентской части используется платформа свободно-распространяемая TurboDelphi,которая имеется в организации.

Перечислим основные достоинства:

·  Наличие интеграции с базами данных MS Access.

·        Наличие встроенного мощного языка Delphi;

·        Удобные средства проектирования Windows-приложений;

·        Бесплатная лицензия. [12]

Поскольку лицензии на указанные программные продукты имеются в наличии в Рязанском филиале МЭСИ, данный выбор позволит сократить затраты на реализацию информационной системы.

Помимо этого выбранные средства разработки позволят создать информационную систему, которую можно развернуть на имеющемся в наличии техническом обеспечении.

Рассмотрим различные варианты приобретения информационной системы.

Покупка такого решения, как "АстроСофт: Учет договоров",может обойтись в 144 600 рублей.

Указанное решение обладает огромным функционалом, большая часть которого фактически не нужна. Это решение достаточно громоздкое и сложное (с точки зрения реализации), его внедрение потребует времени и затрат на обучение сотрудников.

Аналогично с системой «QuickDoc Конструктор Договоров Стандарт», цена которой составляет 9500 рублей за одно рабочее место.

Рассмотрим вариант собственной разработки.

Рязанский филиал МЭСИ уже имеет лицензии на следующие программные продукты, необходимые для разработки информационной системы:

·  MS Access 2010;

·        Turbo Delphi.

Приобретение специализированного программного обеспечения этот подход не требует.

Проектирование базы данных займет две недели, примерно столько же - написания клиентского приложения. В итоге на разработку будет затрачен один месяц.

В сравнении с покупкой и доработкой существующего решения, в данном случае как минимум экономится 9500 рублей.

.6.4 Обоснование проектных решений по технологическому обеспечению

Под технологическим обеспечением информационной системы понимается совокупность средств и методов создания, актуализации, сохранения и эксплуатации её информационных ресурсов.

От того насколько рационально будет спроектирован технологический процесс, настолько гарантировано будет снижение стоимостных, трудовых затрат.

Технологический процесс, как правило, состоит из нескольких этапов. Целью первого этапа является сбор, регистрация, передача данных для дальнейшей обработки. Результатом обычно является составление документа. Цель второго этапа - перенос данных на машинные носители и первоначальное формирование информационной базы. Третий этап включает операции накопления, сортировки, корректировки и обработки данных.

2. Проектная часть

.1 Информационное обеспечение ИС

.1.1 Информационная модель и ее описание

Диаграмма бизнес-процессов «Как должно быть» приведена в приложении 2. Опишем выбранную стратегию автоматизации комплекса задач и обоснуем осуществленный выбор.

В качестве ресурса для бизнес-процесса «Заключение договоров» должна использоваться также и информационная система. Фактически сами этапы осуществления этого процесса должны претерпеть изменения. Этапы «Сбор и хранение данных, входящих в личное дело», «Составление договоров», «Подготовка и предоставление отчетов» и «Хранение копий договоров» должны быть выполнены с использованием возможностей информационной системы. Как говорилось ранее, нерационально каждый раз искать соответствующий договор в папках документов, гораздо проще сделать запрос информационной системе и в результате получить необходимые отчеты. Совершенно очевидно, что новый процесс занимает меньше времени и усилий сотрудников. [16]

Выходящие из процесса «Подготовка отчетов» отчеты должны использоваться для анализа данных о сотрудниках, получения информации о договорах, которые необходимо продлить, об открытых вакансиях.

Процесс «Составление договоров» претерпевает изменения. Если раньше договоры составлялись на основании шаблонов сотрудником, то сейчас составление нового договора автоматизировано, нужно лишь выбрать сотрудника из списка.

Такой реинжиниринг процесса значительно сокращает время, затрачиваемое на заключение договора, а также исключает возможность ошибки в заполнении реквизитов. [24]