113
Виза включает личную подпись лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования, а при необходимости и должность лица, визирующего документ:
Руководитель юридического департамента
(Личная подпись) П.П. Петрова
(Дата)
При наличии незначительных по объему замечаний к документу эти замечания оформляются в составе визы:
(Имеющиеся замечания к документу)
Руководитель экономического департамента
(Личная подпись) И.И. Иванов
(Дата)
При наличии существенных по объему замечаний к документу эти замечания могут выноситься на отдельный лист бумаги. При этом на листе с замечаниями указывается, к какому документу он относит- ся, а саму визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель экономического департамента
(Личная подпись) И.И. Иванов
(Дата)
Для документов, остающихся в организации, их издавшей, визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника до- кумента. Для документов, отправляемых из организации, их издав- шей, визы проставляют на оборотной стороне последнего листа ко- пии отправляемого документа.
В наиболее важных многостраничных документах визы простав- ляются на каждом листе документа и его приложениях. В этом слу- чае, как правило, достаточно визы юридической службы или службы документационного обеспечения управления.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся суще- ственные изменения, то необходима повторная процедура визирова- ния проекта документа после внесения в него всех изменений. По- вторного визирования не требуется, если при доработке проекта до-
114
кумента в него вносились только уточнения, не меняющие сути до- кумента [7, 21].
Реквизит 25. Оттиск печати. Этот реквизит документа заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Оттиск пе- чати проставляется на документах, которые:
- удостоверяют права физических или юридических лиц;
- фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами или активами физических или юридических лиц;
- фиксируют факты, касающиеся работников юридического лица, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлин- ной подписи.
Документы заверяют печатью организации. При размещении на печати Государственного герба Российской Федерации следует руко- водствоваться Федеральным конституционным законом «О Государ- ственном гербе Российской Федерации» и ГОСТ Р 51511-2001. Госу- дарственный герб Российской Федерации помещается на печатях фе- деральных органов государственной власти или иных государствен- ных органов, организаций и учреждений. Он помещается на печатях органов власти или организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.
Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях ор- ганов представительной и исполнительной власти субъектов Федера- ции в соответствии с нормативными правовыми актами субъектов
Российской Федерации.
Герб города или района Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти города или района в соответствии с Федеральным законом «Об общих прин- ципах организации местного самоуправления в Российской Феде- рации».
Муниципальные образования вправе иметь собственную симво- лику, отражающую местные традиции. Использование герба города или района Российской Федерации регламентируется соответствую- щими нормативными актами города или района.
Размещение на печати эмблемы или товарного знака организации производится в соответствии с уставом (положением) организации.
115
Оттиски печати с изображением Государственного герба Россий- ской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба горо- да, района Российской Федерации, а также печати организаций с наименованием и эмблемой или товарным знаком организаций ста- вятся на документах, требующих удостоверения подлинности подпи- си в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации.
Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати:
- акты (выполненных работ, списания, экспертизы);
- архивные справки;
- архивные копии;
- доверенности (получение материальных ценностей, ведение дел);
- договоры (о материальной ответственности, поставках, аренде);
- задания (на проектирование объектов, капитальное строительство);
- заключения и отзывы (на авторефераты);
- заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта);
- исполнительные листы;
- командировочные удостоверения;
- нормы расходов;
- образцы (оттисков печатей и подписей работников);
- представления (о награждении орденами и медалями);
- ходатайства (о награждении государственными наградами);
- письма гарантийные (на выполнение работ, оплаты товара);
- поручения (бюджетные, банковские, пенсионные);
- положения об организациях;
- реестры (чеков, бюджетных поручений);
- сметы расходов (на содержание аппарата управления);
- соглашения;
- справки (лимитные, о выплате страховых сумм);
- спецификации (изделий, продукции);
- титульные списки;
- удостоверения;
- уставы организаций;
- штатные расписания.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск и личная подпись были хорошо читаемы и не накладывались друг на друга.
116
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения пе- чати обозначается символом «М.П.» в стороне от наименования должности и личной подписи должностного лица [7, 21].
Реквизит 26. Отметка о заверении копии. Это реквизит докумен- та, показывающий соответствие копии документа подлиннику этого документа.
На заверяемой копии проставляют: заверительную надпись «Вер- но»; должность лица, заверившего копию, его личную подпись, рас- шифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения:
Верно
Инспектор службы кадров
(Личная подпись) И.И. Иванов
(Дата)
Допускается копию документа заверять печатью организации.
Вид печати, используемой для заверения, определяется по усмотре- нию организации [7, 21].
Реквизит 27. Отметка об исполнителе. Этот реквизит документа представляет информацию о сотруднике организации, подготовив- шем документ, и способ установления контактов с ним. Реквизит включает в себя имя, отчество, фамилию исполнителя документа и номер его телефона:
П.П. Петров
123-4567
или
Петр Петрович Петров
123-4567
Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении
его в дело. Этот реквизит документа включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, оконча- нии делопроизводства по нему, или краткие сведения об исполнении, а при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполне- нии. Реквизит также содержит слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, должность лица, направившего документ
117
в дело, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фа- милия) и дату, когда документ отправлен в дело [7, 21]:
Отправлен факс от 14.04.2007 № 23
В дело № 03-07
(Должность)
(Личная подпись) И.И. Иванов
(Дата)
или
Издан приказ от 24.07.2007 № 12
«Об утверждении номенклатуры дел»
В дело № 01-07
(Должность)
(Личная подпись) И.И. Иванов
(Дата)
Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию.
Это реквизит документа, который проставляется от руки или при по- мощи штампа в нижней части лицевой стороны первого листа доку- мента или на его обороте.
Наличие на документе отметки о его поступлении в организацию свидетельствует о том, что документ включен в документальный фонд организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Структура отметки о поступлении документа в организацию зави- сит от вида документа, структуры делопроизводства организации, наличия классификаторов информации или ориентации на общерос- сийские классификаторы.
Обязательными элементами данного реквизита являются поряд- ковый номер и дата поступления документа в организацию. При необходимости проставляются часы и минуты поступления докумен- та. Регистрационный номер может дополняться по усмотрению орга- низации индексом дела, в который будет подшит документ, кодом документа по тематическому классификатору, если он применяется в организации, кодом автора, кодом корреспондента или иными дру- гими идентификаторами [7, 21].
Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа.
Это реквизит документа, который представляет собой отметку, раз-
118
мещенную в нижнем колонтитуле (отметка проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа).
Идентификатор электронной копии документа проставляется в момент подготовки документа и включает в себя наименование файла на машинном носителе (где хранится документ) и дату доку- мента. Кроме того, реквизит может включать в себя код оператора, место изготовления документа, количество страниц в документе, ко- личество экземпляров документа и иные данные в зависимости от особенностей структуры информационных систем организации.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 16
Общие требования к бланкам документов. Документы, как правило, изготавливают на бланках. При изготовлении бланков, фор- мировании геометрии полей и площадей размещения конкретных реквизитов следует руководствоваться Приказом Минкультуры Рос- сии «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных ор- ганах исполнительной власти» и ГОСТ Р 6.30-2003.
Для бланков применяется бумага форматов А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм), белого цвета или слабо окрашенная в светлые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготов- лять на бумаге высшего сорта.
Бланки документов, как правило, имеют поля следующих раз- меров:
- левое поле — 20 мм;
- правое поле — 10 мм;
- верхнее поле – 20 мм;
- нижнее поле – 20 мм.
Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании кон- кретного документа на компьютере.
Бланки документов с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации изготавливаются полиграфическими пред- приятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятель- ности, по заказам соответствующих органов государственной власти.
Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков документов с изображением герба субъекта Российской Фе-
119
дерации или зарегистрированной эмблемы, товарного знака (знака обслуживания) организации. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются их порядковые номера.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центро- ванно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или фланговым способом
(каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны распо- ложения реквизитов).
Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
Состав видов и формы бланков документов обычно утверждаются руководителем организации. Например, состав видов и формы блан- ков, применяемых в федеральном органе исполнительной власти, утверждаются его руководителем по представлению службы доку- ментального обеспечения управления.
В зависимости от месторасположения реквизитов на бланке су- ществуют угловой и продольный варианты бланков документов. При продольном варианте бланка документа его реквизиты располагают по всей ширине листа бумаги вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом варианте бланка доку- мента его реквизиты располагают в левом верхнем углу листа бумаги и выравнивают либо по левому полю, либо по центру отведенной для реквизитов площади.
Бланки документов могут изготавливаться на основе как угло- вого, так и продольного расположения реквизитов.
Изображение Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации и эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование органи- зации», а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Допускается также размещение на части площади, занимаемой реквизитом наименования организации.
Общий бланк документа. Формуляр общего бланка может вклю- чать следующие реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации;
120
- герб субъекта Российской Федерации;
- эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации;
- дату документа (только постоянная часть реквизита);
- регистрационный номер документа (только постоянная часть реквизита);
- место составления или издания документа.
На общем бланке документа возможно продольное или угловое расположение реквизитов (рис. 7.3).
Бланк конкретного вида документа. Формуляр бланка конкрет- ного вида документа может включать такие реквизиты, как:
- Государственный герб Российской Федерации;
- герб субъекта Российской Федерации;
- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата документа (только постоянная часть реквизита);
- регистрационный номер документа (только постоянная часть реквизита);
- место составления или издания документа.
а
б
Рис. 7.3. Образцы размещения реквизитов
121
на общем бланке документа федерального агентства:
а – продольное расположение реквизитов;
б – угловое расположение реквизитов
Бланк письма. Формуляр бланка письма может включать следу- ющие реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации;
- герб субъекта Российской Федерации;
- эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
- код организации (ОКПО);
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
- наименование организации;
- справочные данные юридического лица;
- дату документа (только постоянная часть реквизита);
- регистрационный номер документа (только постоянная часть реквизита);
- ссылку на регистрационный номер и дату документа (только по- стоянная часть реквизита).
Образцы порядка размещения реквизитов на бланке письма феде- рального агентства показаны на рис. 7.4.
а
122
б
Рис. 7.4. Угловое (а)ипродольное (б) расположение реквизитов на бланке письма федерального агентства
Бланки должностных лиц и структурных подразделений.
Должностные лица и структурные подразделения организаций могут изготавливать документы на соответствующих бланках, в зависимо- сти от вида документа. Бланки должностных лиц и структурных под- разделений делятся, так же как и бланки организации, на следующие виды: бланк письма, бланк конкретного вида документа, общий бланк. Соответственно, формуляр бланка должностного лица или структурного подразделения может включать реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации;
- герб субъекта Российской Федерации;
- эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
- код организации (ОКПО);
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
- наименование организации (в данном случае включает наимено- вание должностного лица или структурного подразделения);
- наименование вида документа;
- справочные данные юридического лица;
- дату документа (только постоянная часть реквизита);
- регистрационный номер документа (только постоянная часть реквизита);
- ссылку на регистрационный номер и дату документа (только по- стоянная часть реквизита);
- место составления или издания документа.