123
Образцы порядка размещения реквизитов на бланке должностно- го лица федерального агентства приведены на рис. 7.5.
а
б
Рис. 7.5. Продольное (а) и угловое (б) расположение реквизитов на бланке должностного лица федерального агентства
Контрольные вопросы
1.Дайте определение структуры.
2. Что представляет собой простой и составной документ?
3. Раскройте понятия монодокумента и полидокумента.
4. Перечислите реквизиты управленческих документов.
5. Каково расположение реквизитов по бланку документов?
6. Какие существуют виды расположения реквизитов на бланках?
7. Какие виды бланков применяются в организациях?
8. Поясните оформление реквизита «Государственный герб РФ».
9. Как оформляется реквизит «Эмблема организации или товар- ный знак»?
10. Опишите оформление реквизита «ОГРН» юридического лица.
11. Как оформляется реквизит «ИНН/КПП»?
124 12. Как оформляется реквизит «Дата документа»?
13. Как оформляется реквизит «Адресат»?
14. Поясните оформление реквизита «Подпись».
125
ГЛАВА 8. СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ
К ОФОРМЛЕНИЮ РАЗЛИЧНЫХ СЛУЖЕБНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
8.1. Общие требования к составу и назначению
организационно-правовых документов.
Порядок подготовки, структура текстов
Первым шагом на пути развития юридического лица является процесс создания этого юридического лица, а затем запуск в действие его систем и процессов управления.
Вся эта деятельность может включать в себя следующие этапы:
- документально зафиксированное решение о создании организа- ции (включая выбор ее владельцев и организационно-правовой фор- мы) и назначение ее руководителя на период регистрации;
- регистрация организации;
- назначение руководителя созданной организации;
- утверждение структуры управления;
- определение штатной численности, номенклатуры должностей и тарифной сетки центрального аппарата управления;
- регламентация деятельности структурных подразделений и ра- ботников;
- определение штатной численности, номенклатуры должностей и тарифной сетки структурных подразделений;
- формирование коллегиальных и совещательных органов управ- ления, регламентация деятельности аппарата управления;
- лицензирование деятельности (в необходимых случаях);
- установление режима работы и системы охраны;
- организация труда и оценка труда работников;
- реорганизация организации;
- прекращение деятельности организации.
Все перечисленные этапы фиксируются в организационно- правовых документах, содержащих следующие сведения:
- правовой статус организации и компетенцию;
- структуру, штатную численность и должностной состав органи- зации;
126
- функциональное содержание деятельности организации в целом и каждого ее структурного подразделения;
- обязанности и права работников;
- правила, нормы, положения, которые действуют в организации.
К организационно-правовым документам организации относятся:
- устав организации;
- положение об организации;
- учредительный договор;
- положения о коллегиальных и совещательных органах;
- регламенты работы коллегиальных и совещательных органов аппарата управления;
- положения о структурных подразделениях;
- штатное расписание;
- должностные инструкции работников;
- инструкции по отдельным видам деятельности (например, ин- струкция по документационному обеспечению управления).
Положения организационно-правовых документов основываются на нормах административного права и являются правовой основой деятельности организации.
Датой вступления в действие организационно-правового доку- мента считается дата его утверждения.
Особое место среди организационно-правовых документов зани- мают учредительные документы, к которым относятся устав органи- зации или положение об организации и учредительный договор. Это те документы, на основании которых действуют юридические лица и которые подтверждают факт легализации юридического лица на территории Российской Федерации.
Организация считается учрежденной и приобретает права юриди- ческого лица со дня ее государственной регистрации.
С точки зрения срока действия организационно-правовые доку- менты относятся к бессрочным, т. е. они действуют впредь до их от- мены или до утверждения новых документов.
Все организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения и регистрации, порядок проведения которой зависит от вида этих документов, структуры и организаци- онно-правовой формы организации, например:
- устав организации, положение об организации и учредительный договор в зависимости от организационно-правовой формы юридиче-
127
ского лица, утверждаются общим решением владельцев организации и регистрируются налоговым органом (или территориальным подраз- делением Министерства юстиции Российской Федерации);
- штатная численность, номенклатура должностей и тарифная сетка центрального аппарата управления утверждаются и регистри- руются общим решением владельцев организации;
- положения и регламенты работы коллегиальных и совещатель- ных органов аппарата управления утверждаются и регистрируются общим решением владельцев организации;
- положения о структурных подразделениях, их штатное распи- сание и должностные инструкции работников утверждаются руково- дителем организации и регистрируются службой документационного обеспечения управления;
- инструкции по отдельным видам деятельности утверждаются руководителем организации и регистрируются службой документа- ционного обеспечения управления;
- инструкции по технике безопасности и противопожарной без- опасности (и другие аналогичные документы) утверждаются руково- дителем организации и регистрируются службой документационного обеспечения управления.
Организационно-правовые документы оформляются на стандарт- ном листе бумаги формата А4 с обязательным нанесением всех необ- ходимых реквизитов.
Текст организационно-правовых документов состоит из разделов
(или статей), имеющих заголовки. Заголовки печатаются полужир- ным шрифтом, выравниваются по центру и состоят из обозначения и наименования. Обозначение раздела (статьи) включает напечатан- ное с прописной буквы слово «Раздел» (или «Статья») и порядковый номер, обозначенный римскими или арабскими цифрами (знак «№» не ставится). Вне зависимости от конфигурации текста все разделы
(или статьи) имеют единую сквозную нумерацию. В конце обозначе- ния ставится точка. Наименование раздела (или статьи) печатается с прописной буквы. Точка в конце заголовка статьи не ставится.
В зависимости от содержания раздел (или статья) может подраз- деляться на пункты и подпункты, при этом порядок их идентифика- ции имеет следующий вид:
- пункты раздела (или статьи) заголовков не имеют. Печатаются с абзацного отступа и обозначаются арабскими цифрами с точкой;
128
- подпункты раздела (или статьи) заголовков не имеют и нумеру- ются в пределах одного пункта. Печатаются с абзацного отступа и обозначаются арабскими цифрами с точкой.
В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визиро- вания) [7].
8.2. Оформление учредительных документов
Учредительный договор – это учредительный документ, которым будущие владельцы организации принимают на себя обязательства по созданию юридического лица, определяют порядок функциониро- вания и направления деятельности этого юридического лица, способы реорганизации и ликвидации созданного юридического лица.
Для отдельных видов юридических лиц порядок создания учреди- тельного договора регулируют федеральные законы (например: Фе- деральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограничен- ной ответственностью», Федеральный закон от 12.01.1996 г. № 7-ФЗ
«О некоммерческих организациях»).
Формуляр учредительного договора организации содержит рекви- зиты:
- наименование организации;
- гриф утверждения документа;
- наименование вида документа;
- место составления или издания документа;
- текст документа;
- подписи;
- идентификатор электронной копии документа;
- визы согласования документа;
- отметку о регистрации документа налоговым органом (или тер- риториальным подразделением Министерства юстиции Российской
Федерации);
- отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Текст учредительного договора организации может включать следующие разделы:
- вводную часть;
- цель заключения договора;
129
- общие положения (организационно-правовой статус, название организации, ее месторасположение);
- цели создания юридического лица;
- права и обязанности владельцев;
- порядок образования активов и капитала (акционерный или уставный) организации;
- порядок управления доходами организации;
- порядок ответственности владельцев по обязательствам органи- зации;
- порядок управления делами организации;
- порядок ведения учета и отчетности;
- порядок изменения состава владельцев;
- порядок рассмотрения споров;
- порядок изменения и расторжения учредительного договора;
- порядок реорганизации и прекращения деятельности юридиче- ского лица.
Учредительный договор подписывается всеми владельцами юри- дического лица [33 – 36].
Устав организации – локальный нормативный акт, на основании которого действует организация. Это учредительный документ, опре- деляющий организационно-правовой статус юридического лица и его наименование, цели его создания, организационную структуру и по- рядок деятельности.
В настоящее время не существует нормативного правового акта, который однозначно регламентирует порядок создания рассматрива- емого документа. Для получения исходной информации можно ис- пользовать ранее действовавший ГОСТ 6.25-70.
Для отдельных видов юридических лиц порядок создания устава регулируют следующие нормативные правовые акты: Федеральный закон «О государственных и муниципальных унитарных предприяти- ях», Федеральный закон «Об акционерных обществах», Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федераль- ный закон «О некоммерческих организациях».
Формуляр устава организации может содержать реквизиты:
- наименование организации;
- гриф утверждения документа;
- наименование вида документа;
- место составления или издания документа;
- текст документа;
130
- идентификатор электронной копии документа;
- визы согласования документа;
- отметку о регистрации документа налоговым органом (или тер- риториальным подразделением Министерства юстиции Российской
Федерации);
- отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Текст устава организации может иметь следующие разделы:
- общие положения (организационно-правовой статус, название организации, ее месторасположение);
- цели создания юридического лица и виды деятельности;
- права и обязанности владельцев;
- порядок образования активов и капитала (акционерный или уставный) организации;
- порядок ответственности владельцев по обязательствам создава- емой организации;
- принципы и способы организации управления;
- порядок ведения учета и отчетности;
- порядок использования доходов;
- порядок создания и ликвидации филиалов и представительств;
- порядок реорганизации и прекращения деятельности юридиче- ского лица.
Структура и штатная численность оформляется на общем бланке документа или бланке письма. В исключительных случаях, если в организации отсутствуют бланки, документ издается на про- стом листе бумаги (при этом на листе воспроизводятся все реквизи- ты, необходимые для обеспечения юридической силы документа).
В зависимости от вида юридического лица, издающего документ, и целей издания документа формуляр документа может содержать реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации (присутствует только при издании структуры и штатной численности на общем бланке документа или на бланке письма);
- герб субъекта Российской Федерации (присутствует только при издании структуры и штатной численности на общем бланке доку- мента или на бланке письма);
- эмблему организации или товарный знак (присутствует только при издании структуры и штатной численности на общем бланке до- кумента или на бланке письма);
131
- наименование организации (присутствует всегда, размещается на общем бланке документа или на бланке письма при их наличии);
- справочные данные об организации (присутствует только при издании структуры и штатной численности на бланке письма);
- код организации (присутствует только при издании структуры и штатной численности на бланке письма);
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (присутствует только при издании структуры и штатной численности на бланке письма);
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (присутствует только при издании структуры и штатной численности на бланке письма);
- гриф утверждения документа;
- оттиск печати;
- наименование вида документа;
- дату создания документа;
- номер документа;
- место составления или издания документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- подпись;
- идентификатор электронной копии документа;
- визы согласования документа;
- отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Текст документа «Структура и штатная численность» обычно оформляется в виде таблицы.
Структура и штатная численность подписывается руководителем кадровой службы организации и бухгалтером (или главным бухгалте- ром при его наличии) организации, а затем утверждается руководите- лем организации или уполномоченным им на это лицом. Структура и штатная численность вводится в действие приказом по организа- ции, подписанным руководителем организации [7, 33, 34 – 36].
Штатное расписание – это документ, который в соответствии со структурой и штатной численностью устанавливает перечень должностей в организации, численность персонала по каждой долж- ности, размеры должностных окладов и надбавок к должностным окладам. Штатное расписание в случае отсутствия в организации до- кумента «Структура и штатная численность» устанавливает структу- ру организации.
132
Штатное расписание оформляется по форме Т-3, утвержденной
Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике, на общем бланке документа или бланке письма. В ис- ключительных случаях, если в организации отсутствуют бланки, до- кумент издается на простом листе бумаги (при этом воспроизводятся все реквизиты, необходимые для обеспечения юридической силы документа).
В зависимости от вида юридического лица, издающего документ, и целей издания документа формуляр документа может содержать реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации (присутствует только при издании штатного расписания на бланке);
- герб субъекта Российской Федерации (присутствует только при издании штатного расписания на бланке);
- эмблему организации или товарный знак (присутствует только при издании штатного расписания на бланке);
- справочные данные об организации (присутствует только при издании штатного расписания на бланке письма);
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юри- дического лица (присутствует только при издании штатного расписа- ния на бланке письма);
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (присутствует только при издании штатного расписания на бланке письма);
- место составления или издания документа (присутствует только при издании штатного расписания на общем бланке документа);
- наименование организации (присутствует всегда);
- код организации (присутствует всегда);
- код формы документа;
- гриф утверждения документа;
- оттиск печати;
- наименование вида документа;
- дату создания документа;
- номер документа;
- текст документа;
- подпись;
- идентификатор электронной копии документа;
- визы согласования документа;
- отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
133
Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы организации и бухгалтером (или главным бухгалтером при его наличии), а затем утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Штатное расписание вводится в действие приказом по организации, подписанным руководителем организации [7, 33 – 36].
8.3. Особенности оформления различных видов положений
Положение – локальный нормативный акт, обязательный к ис- полнению всеми лицами, подпадающими под его действие. Этот до- кумент содержит нормы, регулирующие организационные, финансо- вые, социальные, технологические и иные специальные стороны дея- тельности организации, ее структурных подразделений и должност- ных лиц.
В настоящее время не существует нормативного правового акта, который однозначно регламентирует порядок создания рассматрива- емого документа. Для получения исходной информации можно ис- пользовать ранее действовавший ГОСТ 6.24-70.
Краткое описание порядка создания данного документа содержат
Приказ Минкультуры России «О типовой инструкции по делопроиз- водству в федеральных органах исполнительной власти» и Рекомен- дации ВНИИДАД.
Положение оформляется на общем бланке документа или бланке письма. В исключительных случаях, если в организации отсутствуют бланки, документ издается на простом листе бумаги (при этом вос- производятся все реквизиты, необходимые для обеспечения юриди- ческой силы документа).
В зависимости от вида юридического лица, издающего документ, и целей издания документа формуляр документа может содержать реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации (присутствует только при издании положения на бланке);
- герб субъекта Российской Федерации (присутствует только при издании положения на бланке);
- эмблему организации или товарный знак (присутствует только при издании положения на бланке);