Материал: Учебное пособие для высшего профессио нального образования В. Т. Еременко, О. И. Усачева. Орел фгбоу впо Госуниверситет унпк

153
- в определении указывают ближайший род, к которому относит- ся определяемый объект, и отличительные признаки, которыми дан- ный вид объектов выделяется среди других видов объектов, относя- щихся к данному роду; иными словами, определение должно указы- вать на родовой признак и видовое отличие;
- в определении указываются важнейшие отличительные призна- ки объекта, а не малосущественные или случайные;
- определение не должно содержать «порочного круга», т.е. объект не должен определяться через себя же, в частности, определение не должно быть простым переводом с иностранного языка; не должно быть и нескольких определений, образующих «порочный круг»;
- определение не должно содержать неопределенных (в рассмат- риваемом документе либо в других документах, на которые имеются ссылки) или не относящихся к общеупотребительным понятий;
- подбирая определение тому или иному термину, следует оце- нить последствия, в том числе правовые, которые данное определе- ние вызывает;
- определение должно быть понятно работникам организации.
Существование определяемых объектов не обязано вытекать напрямую из определения и в ряде случаев нуждается в отдельном доказательстве.
Для выполнения правила «понятности» после строгой формули- ровки определения можно дать дополнительные, менее формальные пояснения или привести примеры корректного употребления терми- на. Примеры некорректного использования термина приводить не ре- комендуется.
Если словарь построен по принципу тезауруса, то после форму- лировки определения необходимо описать внутреннюю структуру понятия и его связи с другими понятиями.
Например:
Оборотный фонд оборудования – фонд оборудования, необходи-
мый для обеспечения работы буровых комплексов и предназначенный
для замены бурового оборудования, аварийно вышедшего из строя
или выведенного в ремонт в плановом порядке.
Оборотный фонд состоит из следующих частей: аварийный не-
снижаемый запас, подменное оборудование для выполнения плановых
регламентных и ремонтных работ, оборудование, находящееся
в эксплуатации, оборудование, находящееся в ремонте.

154
Как уже отмечалось, введение специального термина может со- кратить текст и облегчить его восприятие. Например, для упрощения описания инженерного обеспечения автотранспортного предприятия в рамках регламентирующего документа вводится единый термин:
Объекты – в настоящем Регламенте – механическое, в том числе
грузоподъемное, и энергетическое оборудование, оборудование,
работающее под давлением, электрические, газовые и тепловые
сети Общества, а также верхнее оборудование автоспецтехники
Общества.
Терминология может иметь большое значение для политики ор- ганизации.
В ходе преобразований в судоходной компании «Волготанкер» слово «судоремонт» было выведено из оборота и заменено на слово- сочетание «ремонт судна». Первый термин явно подразумевал тради- ционную кампанейщину: общий бюджет ремонта на весь флот при общей неопределенности сроков и результатов. Второй же термин, указывающий на приведение в установленное техническое состояние конкретного судна при заданных временных и затратных ограниче- ниях, стал «знаменем», под которым необходимо было провести се- рьезные преобразования процесса ремонта и изменить отношение ра- ботников к этому процессу.
Для корректного описания регламентируемого процесса важны не столько определения сами по себе, сколько система определений в целом. Эта система должна быть полной, непротиворечивой и, же- лательно, минимальной. Именно для выполнения этих требований разработчику и приходится заполнять «терминологический вакуум» либо вносить корректировки в уже существующую терминологию.
Простых формальных правил для получения корректной системы определений не имеется. Поэтому создание удобной и корректной си- стемы определений для данной предметной области стоит считать искусством.
Для облегчения работы можно порекомендовать разработчику следующее:
• Если в рамках регламентируемого процесса некоторый объект изменяет свои состояния (например, документ проходит стадии от проекта до приложения к приказу или агрегат из оборотного фонда циклически меняет состояния «в работе» – «в ремонте» – «на скла- де»), то эти состояния должны быть описаны в словаре либо в клас- сификаторе (см. комментарии к разделу 6.1). Нелишним будет описа-

155
ние состояний объекта в рамках всего его жизненного цикла. Это позволит лучше понять предназначение регламентируемого процесса.
• Необходимо соблюдать полноту альтернатив: если определяе- мые объекты подразделяются по каким-либо признакам, то должны быть определены все варианты сочетания признаков либо после вы- деления наиболее важных вариантов остальные должны быть опреде- лены в категории «прочие». Например:
Неплановый ремонт – ремонт, выполняемый вне графика плано-
вых ремонтов и технического обслуживания оборудования. К непла-
новым ремонтам относятся:
- аварийный ремонт – неплановый ремонт, выполняемый для
устранения повреждений, вызванных авариями или другими происше-
ствиями, оформленных в соответствии с порядком, установленным
действующим законодательством Российской Федерации и норма-
тивными актами компетентных ведомств и организаций;
- восстановительный ремонт – неплановый ремонт, выполняе-
мый для устранения повреждений, вызванных действиями обстоя-
тельств непреодолимой силы (стихийные бедствия, социальные
конфликты или иные обстоятельства, признанные таковыми ком-
петентными органами);
- гарантийный ремонт – неплановый ремонт, выполняемый ис-
полнителем ремонта и за его счет, включающий работы по устра-
нению допущенных по вине исполнителя и выявленных в гарантийный
период дефектов;
- прочий неплановый ремонт – включает в себя регламентные
и ремонтные работы, вызванные причинами, не перечисленными
выше.
• Следует построить схемы переходов объектов из состояния в состояние, схемы взаимосвязи понятий; отразить эти взаимосвязи в словаре. Например:
Техническая эксплуатация оборудования – комплекс организаци-
онных и технических мероприятий, выполняемых для поддержания
оборудования в исправном состоянии в течение всего его жизненного
цикла, включающий:
- техническое управление,
- техническое использование,
- техническое обслуживание,
- ремонт,
- модернизацию.

156
Так как переход объекта из состояния в состояние происходит в результате некоторого процесса, то из схемы смены состояний объекта разработчик получает перечень процессов, которые и надо описать в регламенте. Разумеется, после того как термины определе- ны, в тексте регламента помимо общеупотребительных должны использоваться только определенные термины.
• Сокращения обычно приводятся отдельно от определяемых терминов и следуют в алфавитном порядке или предварительно груп- пируются по темам. Допускается включение сокращений в словарь терминов в следующем виде:
Планово-предупредительный ремонт (ППР) – метод техническо-
го обслуживания и ремонта оборудования, предусматривающий вы-
полнение соответствующих работ согласно утвержденному кален-
дарному плану.
При этом в перечне сокращений будет присутствовать запись:
ППР – планово-предупредительный ремонт.
При составлении перечня сокращений рекомендуется использо- вать специализированные словари или иные авторитетные источники.

157
Перечисленные характеристики процесса показывают, что про- цесс разворачивается в физическом пространстве, во времени, в орга- низационной структуре, информационном поле, во множестве объек- тов и т.п. Соответственно, для точного описания процесса необходи- мо указать его границы во всех этих пространствах. Правильное определение границ процесса значительно облегчает работу органи- зации. Неполное указание границ процесса является распространен- ной ошибкой, зачастую сводящей на нет регламентирующий доку- мент.
Цель процесса.Процесс должен иметь определенную цель. Как правило, цель процесса формулируется как задача оптимизации: необходимо найти наилучшее решение при заданных ограничениях.
Например:
для процесса производственного планирования – оптимизировать
загрузку производственных мощностей при заданной производствен-
ной программе и заданной пропускной способности;
для процесса материально-технического снабжения – обеспе-
чить производственные подразделения организации материально-
техническими ресурсами по номенклатуре и в сроки, определенные
производственной программой.
Даже если цель процесса не будет формулироваться явно в соот- ветствующем разделе регламента, разработчик должен сформулиро- вать эту цель прежде, чем приступать к описанию процесса.
Выход процесса – совокупность объектов, являющихся результа- тами выполнения процесса: материальных ценностей, документов и т.п. Выход процесса должен быть охарактеризован требованиями, которые к нему предъявляет потребитель результатов рассматривае- мого процесса.
Границы процесса будут определены правильно, если его выхо- дом является совокупность объектов, соответствие которых требова- ниям потребителя может быть независимо проверено. Если же, напротив, требования к выходным объектам процесса сформулирова- ны нечетко или не поддаются объективной проверке, то переход от этого процесса к следующему чреват конфликтами исполнителей, по- терей качества результатов всего процесса и другими нежелательны- ми последствиями.
Поэтому статусы объектов, которые передаются из одного про- цесса в другой, должны быть зафиксированы на уровне терминов, ис-

158
пользуемых в регламенте: либо со ссылкой на существующие норма- тивные акты, либо определенных в рамках регламента.
Пояснить вышеизложенное можно на примере сервисной компа- нии – компании, предоставляющей заказчику оборудование с брига- дой (экипажем). Для того чтобы услуга соответствовала требованиям заказчика, а также законодательно установленным требованиям, необходимо, чтобы оборудование приобрело последовательно следу- ющие состояния:
Юридическая готовность – состояние оборудования, при кото-
ром имеются все документы, удостоверяющие права компании на
его безопасную эксплуатацию от своего лица.
Техническая готовность – состояние оборудования, при котором
все его части и оборудование в целом находятся в исправном состо-
янии, получены все документы, подтверждающие возможность экс-
плуатации оборудования в требуемом заказчиком режиме.
Эксплуатационная готовность – состояние оборудования, при
котором находящееся в технической готовности оборудование
снабжено необходимым инвентарем, обеспечено энергией, уком-
плектовано бригадой (экипажем), члены которой (которого) имеют
все документы, подтверждающие возможность эксплуатации обо-
рудования в установленном заказчиком режиме.
Рабочее состояние – состояние оборудования, при котором
находящееся в эксплуатационной готовности оборудование удовле-
творяет требованиям, предъявляемым заказчиком, и выполняет не-
обходимую работу (оказывает услуги).
Установление границ процессов сервисной компании описанным образом имеет далеко идущие последствия для определения соответ- ствующих бюджетов, распределения функций, прав и ответственно- сти исполнителей, организационной структуры компании и т.п.
Не следует смешивать цель и выход процесса. Например, для процесса производственного планирования, цель которого сформули- рована выше, результатом будет документ под названием «План- график производства».
Вход процесса – совокупность объектов, потребляемых или пре- образуемых в ходе выполнения процесса: материальных ценностей, документов и т.п. Требования к входным объектам должны быть сформулированы с точки зрения использующего их процесса.
Поскольку входы в один процесс являются, как правило, выхода- ми других процессов, то для входных объектов справедливы реко-

159
мендации и комментарии, данные выше. В частности, описывая неко- торый процесс, разработчик должен сформулировать требования, предъявляемые к входным объектам этого процесса.
В процесс должен быть встроен механизм проверки фактически полученных входных объектов предъявляемым к ним требованиям и правила действия в случае выявления несоответствия. Согласно правилам производственной системы «Тойоты», не допускается при- ем бракованных изделий в дальнейшую обработку или, как видно из приводимого ниже примера, использование вызывающего опасения оборудования:
Уполномоченный работник Арендатора, принимающий от Арен-
додателя оборудование, вправе без разборки оборудования провести
осмотр, измерения внешних размеров оборудования, проверку его ра-
ботоспособности (если такая проверка не требует инструменталь-
ных средств, отсутствующих у принимающего работника, или при-
менения методов, которым принимающий работник не обучен). Если
в результате указанных осмотра и проверок оборудования обнару-
жены признаки невозможности безаварийной эксплуатации обору-
дования, то доставленное оборудование не должно использоваться,
а принимающий оборудование работник Арендатора обязан опове-
стить сменного технолога регионального участка Арендатора об
инциденте.
Параметры, правила и методы выполнения процесса – это объек- ты (как правило, информационного характера: нормативные акты, методики, технологии, справочники и т.п.), используемые, но не из- меняемые в ходе выполнения процесса.
В тексте регламента ссылка на подобные объекты может быть сформулирована так:
… выполняет <действие> в соответствии с <наименование до-
кумента>, если указываются конкретные документы, или
… выполняет <действие> в соответствии с требованиями дей-
ствующего трудового законодательства Российской Федерации, если состав документов обширен или может изменяться.
Вот еще один пример:
Технология выполнения каждого вида работ (техническое об-
служивание, текущий ремонт, капитальный ремонт, испытания)
определяется паспортом или руководством по эксплуатации обору-

160
дования. В случае отсутствия описаний указанных технологий ис-
пользуются технологии, утвержденные главным инженером.
Если несколько процессов выполняются в соответствии с одним нормативным документом, то, разумеется, нет нужды упоминать этот документ в каждом пункте регламента – достаточно сделать это один раз.
В случае если источник правил или требований понятен из кон- текста, допускается использовать формулировки: «в установленном порядке», «надлежащего качества».
Событие, запускающее процесс. Выполнение процесса запускает- ся только при наступлении определенных событий (выполнении определенных условий). К таким событиям, как правило, относятся:
- получение внешнего сигнала или воздействия (должны быть указаны допустимый вид и источник такого сигнала);
- инициатива определенных работников или коллегиальных орга- нов (право такой инициативы должно быть указано в должностной инструкции или положении о коллегиальном органе либо установле- но иным нормативным актом, в том числе рассматриваемым регла- ментом);
- достижение контрольными параметрами конкретных объектов определенных (критических) значений;
- наступление определенных сроков (календарных или относи- тельных);
- соответствие или несоответствие входных объектов установлен- ным требованиям;
- наступление событий, завершающих предшествующие процессы.
Событие, завершающее процесс, состоит, как правило, в получении всех требуемых выходных объектов и достижении цели процесса.
Например:
Оборудование принимается инженером-механиком на склад тех-
нической готовности при условии:
- выполнения всех работ, предусмотренных ремонтной ведо-
мостью;
- наличия записей в ремонтном формуляре паспорта оборудова-
ния о выполненных работах и испытаниях;
- иных документов, предусмотренных приложением № 6.1.2 к
настоящему регламенту и договорами с заказчиками.

161
Факт приемки оборудования на склад технической готовности фиксируется:
- инженером-механиком в ремонтной ведомости и в журнале ре-
монта оборудования;
- оператором в журнале движения оборудования.
Следует иметь в виду, что события, запускающие и завершающие процессы, должны быть согласованы с готовностью входов и выхо- дов процессов. Процесс не может быть выполнен корректно, если срок его выполнения наступил, но входные объекты подготовлены не полностью.
Момент события, завершающего процесс, как правило, жестко связан с моментом учета выполнения данного процесса (признания хозяйственной операции) в системе учета организации.
Срок выполнения процесса задается:
- как общая продолжительность процесса с момента запуска про- цесса (например: … в течение не более двух рабочих дней…) до мо- мента завершения;
- как требуемое время завершения процесса (например:
… не позднее 03 числа месяца, следующего за отчетным… или
… не позднее чем за три рабочих дня до даты проведения собрания …).
Для учета выполнения процесса, в частности, для контроля вре- мени его выполнения необходимо фиксировать в документах и/или в автоматизированной информационной системе (АИС) моменты за- пуска и завершения процесса и сопоставлять их с нормативными сро- ками выполнения. Именно поэтому важно недвусмысленно охаракте- ризовать условия начала и окончания процессов.
Место выполнения процесса должно соответствовать требовани- ям, предъявляемым к выходам процесса и к методам выполнения процесса.
Например, определенные виды технического обслуживания, ре- монта или испытаний должны выполняться на специально оборудо- ванных производственных участках. Выполнение же работ в иных местах ведет к нарушению установленной технологии, следователь- но, не обеспечивает требуемого качества, а потому лица, допустив- шие нарушение, подлежат наложению взыскания.
Функции (действия), выполняемые в рамках процесса, должны со- ответствовать функциям, установленным в должностных инструкци-