Материал: 00280F99

Руководящему совету по улучшению деятельности нужно разра­ботать стратегию и координировать реализацию системы «точно вов­ремя» на предприятии. К этому необходимо привлечь отдел подго­товки производства. В планировании потока выпускаемой продук­ции должен активно участвовать отдел организации производства, с тем чтобы изделия поступали непосредственно с места приемки на производственные участки и с них — к месту отгрузки.

Необходимо подготовиться к тому моменту, когда мероприятия, реализуемые в рамках процесса улучшения деятельности, начнут оказывать положительное воздействие на поставщиков и уровень качества продукции предприятия, с тем чтобы полностью избавиться от страховых запасов или по крайней мере резко сократить их.

Эта концепция, несмотря на свою внешнюю простоту, с тру­дом воспринимается большинством руководителей из-за привер­женности страховым запасам. Избавление от запасов «на всякий случай» для них болезненно. Они считают это невозможным и за­дают себе вопрос: «Что произойдет, если хотя бы один поставщик взвинтит цены, устроит забастовку или если на предприятие попа­дет партия недоброкачественных комплектующих изделий?» Эти опасения имеют под собой основания, если учесть, как дела ве­лись в прошлом и как они ведутся на большинстве предприятий в настоящее время. Этим также объясняется, почему нельзя сокра­тить неликвидные запасы до тех пор, пока не будет полностью осуществлен процесс улучшения деятельности.

Глава 4.

Участие управленческого персонала

в совершенствовании деятельности

организации

Роль управленческого персонала

Роль руководителя в совершенствовании деятельности. Руководители обеспечивают выполнение работы силами других людей. Руководители, которые учитывают потенциальные возможности своих подчиненных, способствуют их творческому росту и раскрытию их потенциала. Главной обязанностью каждого руководителя в органи­зации, успешно действующей в условиях современного рынка, яв­ляется обеспечение качества результатов деятельности его подраз­деления. Руководители должны нести полную ответственность за ре­зультаты деятельности своих подразделений.

Следует отметить, что фактически нет такого явления, как про­блема качества. Проблемы существуют только в деятельности от­дельной личности, коллектива, производственной системы в целом. Качество является лишь мерой полезности продукта труда.

Стандарты качества деятельности. Каждый руководитель обязан устанавливать стандарты качества работы и подавать пример своим подчиненным. Каждый руководитель должен быть лично вовлечен в процесс улучшения работы и качества и должен стать его активным участником.

Руководители низшего звена и их подчиненные хотят качествен­но выполнять свою работу, но зачастую они получают противоре­чивые указания от руководителей высшего и среднего звеньев. Рядо­вые работники и подчиненные руководители низшего звена будут приноравливаться к установленным на деле стандартам качества.

Например, если весь месяц руководство твердит о необходимос­ти повышения качества, а в последние три дня всех заботит только выполнение плана, то работники будут придерживаться в дальней­шем стандартов, главное требование которых — выполнение месяч­ного плана.

Руководители предприятий часто проводят производственные совещания, на которых рассматриваются вопросы выполнения пла­на, повышения качества и сокращения затрат. Если качество дей­ствительно является важнейшим фактором, а для российских пред­приятий и организаций оно таковым является, то качество должно быть первым пунктом в каждой повестке дня.

Отношение персонала к руководству. Если начальство собирается устанавливать стандарты улучшения работы, оно должно знать, как рядовые работники оценивают свое начальство. Руководители на всех уровнях имеют подчиненных, за которых и перед которыми они ответственны. Если руководитель хочет добиться от своих подчинен­ных бездефектной работы, то нужно самому приложить немало уси­лий и устранить ошибки в своей работе.

Последовательность и системность приводит к «эффекту водопада». Новое отношение к качеству должно начинаться сверху, с высших административных лиц организации, и подобно водопаду распространяться на каждый уровень руководства, смывая старые, вред­ные навыки и традиции, прежде чем распространиться на более низкий уровень руководителей и рядовых работников. Успех про­порционален степени участия руководства, так как руководство ре­шает задачи, определяющие возможность улучшения деятельности, такие как:

1. Выделение ресурсов.

2. Создание организационной структуры.

3. Выбор лидеров.

4. Определение политики.

5. Установление стандартов работы.

6. Выдача заданий и составление инструкций на выполнение работ.

7. Определение методов работы.

8. Установление приоритетов.

9. Оценка и поощрение результатов деятельности.

10. Отбор и подготовка кадров.

Устранение препятствий улучшения деятельности. Руководство организации должно 'позаботиться об устранении препятствий, ко­торые мешают правильному выполнению работниками своих функ­ций. Руководство должно обеспечить следующие условия для каче­ственного выполнения рабочими и служащими своей работы:

1. Достаточное время для качественного выполнения своих обя­занностей.

2. Соответствующие средства труда и учебные пособия.

3. Выбор руководителей, которые могут объяснить важность каждодневного правильного выполнения своей работы, поощряют хо­рошую работу и устраняют препятствия, стимулируют и поощряют повышение качества работы.

Главной заботой каждого руководителя является понимание деятельности, за которую он несет ответственность, знание своих под­чиненных, реальных помех и препятствий на пути совершенствования работы. Лучшим способом выявления помех является собственный опыт работы, которая поручается подчиненным.

Этапы совершенствования. Три этапа обретения знаний в про­цессе улучшения работы часто называют «лестницей совершенство­вания».

Первый этап заключается в осознании руководством необ­ходимости в совершенствовании, в понимании того, что представ­ляют собой новые требования, кто и за что несет ответственность и что представляет собой процесс. Руководители, которые достигают первой ступени, осознают необходимость в повышении качества, но, как правило, стремятся побыстрее передать полномочия кому-либо другому, например, службе качества.

Второй этап — готовность руководства оказать поддержку про­цессу. Это означает, что руководители убеждены в необходимости улучшения результатов работы и готовы вложить в это дело некото­рые ресурсы.

Но руководители не могут просто «осознавать» или даже «раз­делять» цели процесса улучшения деятельности. Модели поведе­ния изменятся только тогда, когда руководство вступит в третий этап — само примет активное участие в этом процессе.

Решение руководства о реализации своей миссии в улучшении деятельности. Если руководство осознанно решило принять активное участие в улучшении деятельности, необходимо собрать весь административный аппарат на заседание и проанализировать процесс улучшения работы и степень участия руководителей в этом процес­се. Необходимо решить следующие вопросы:

1. Добиться понимания всеми того, что стандартом деятельности является безошибочная работа.

2. Заявить, что организация собирается предотвращать пробле­мы, а не устранять их после того, как они появились.

3. Рассмотреть основные правила достижения совершенства.

4. Подвергнуть анализу издержки вследствие низкого качества.

5. Указать на то, что 85% проблем могут быть решены только руководством, и руководитель организации возлагает ответствен­ность за качество результатов труда на руководство, а не на конт­рольную или ревизионную службу.

6. Рассмотреть план реализации процесса улучшения деятельности.

7. Констатировать, что процесс улучшения распространяется на все подразделения.

8. Разъяснить, что это не программа, а перестройка системы управления, новый стиль руководства.

9. Отметить, что для успеха процесса необходимо гораздо боль­ше, чем поддержка руководства; для этого требуется его активное участие.

10. Довести до общего сведения, что каждого руководителя бу­дут обучать применению методов улучшения работы и что руково­дителям низшего звена необходимо научиться эффективному ис­пользованию этих методов для передачи своего умения рядовым работникам.

11. Разъяснить, что в начале данный процесс имеет ориентацию на руководство, но что он распространится на всех работников, как только административный аппарат поймет значение и суть процесса и станет заинтересованным в его успехе.

12. Представить присутствующим членов и председателя совета, комиссии по улучшению деятельности.

Коллективное управление

Коллективное управление. Руководители знают, что успех очень сильно зависит от их подчиненных. Коллективное управление — это стиль руководства, при котором активная роль принадлежит рядо­вым работникам; они непосредственно участвуют в решении произ­водственных вопросов.

На этой концепции построен ряд популярных в настоящее время методов организации управления. К ним относятся кружки каче­ства, рабочие бригады, группы по регулированию процессов, груп­пы повышения качества, целевые группы и самоуправляющиеся полуавтономные коллективы. Несмотря на эффективность концеп­ции, на некоторых предприятиях она потерпела неудачу, в чем, как правило, повинно руководство.

В условиях коллективного управления основная задача руководи­теля — научиться эффективно координировать деятельность групп. Необходимо, чтобы в итоге сама группа, без начальника, смогла бы выявлять проблемы и принимать решения, связанные со своей ра­ботой. Тогда в максимальной степени проявляются коллективная ответственность и коллективный подход.

Коллективное участие должно быть управляемым процессом. Но оно не возникает само по себе, как нельзя его добиться и насиль­ственными методами.

Условия эффективности коллективного управления обычно определяют следующими принципами:

1. Руководители должны быть готовы поделиться полномочиями и обязанностями.

2. Руководители должны доверять подчиненным.

3. Главное внимание должно уделяться обучению методам реше­ния проблем путем их предотвращения.

4. Работа должна рассматриваться как совместная деятельность руководства и рядовых работников.

5. Руководство должно быть готово принять систему, децентрализующую процесс принятия решений. Руководство не должно взва­ливать ответственность за решения, принимаемые коллективом, на руководителя подразделения.

6. Руководство должно исходить из того, что каждый может иметь полезные идеи и что комбинирование различных идей поможет найти оптимальное решение.

7. Руководство должно быть готово к реализации предложений рабочих и служащих согласно их практической целесообразности.

8. Руководство должно обеспечивать условия, способствующие воспитанию рабочих и служащих в духе преданности организации.

9. Руководство должно признавать заслуги коллектива.

10. Профсоюз должен активно участвовать в разработке системы коллективного управления.

11. Руководители должны относиться к созданию системы коллективного управления как к долгосрочной программе и не рассчитывать на немедленные результаты.

Преимущества для организации. В случае эффективного использования коллективного управления фирма получит следующие преимущества:

1. Возрастет уровень качества продукции и эффективность производства.

2. Повысится деловая активность.

3. Улучшится передача информации снизу вверх и сверху вниз.

4. Возрастет моральный дух работников.

5. Решатся проблемы, которым в иных условиях не уделялось бы внимания.

6. Цели неформальных лидеров в подразделениях сближаются с| целями руководства и сами сотрудники будут способствовать нала­живанию дел в организации.

Преимущества для персонала организации. Персонал организации получает от коллективного управления следующие преимущества:

1. Большие возможности для роста.

2. Ощущение причастности к общему делу.

3. Большее удовлетворение от своего труда по мере устранение однообразия в работе и повышения ее содержательности.

4. Лучшая система подготовки кадров и возможность демонстрировать свои способности; новые возможности морального и материального стимулирования.

5. Повышение гарантий занятости в результате роста эффективности организации.

6. Новые возможности для интеллектуального развития.

Препятствия на пути внедрения коллективного управления. Учитывая все эти преимущества, почему часто медлят с внедрение системы коллективного управления?

Руководители низшего и среднего звеньев зачастую противосто­ят коллективному управлению, поскольку они с ним незнакомы и чувствуют себя неуверенно перед неизвестностью. Изменение при­вычного стиля кажется им весьма рискованным. По существу, 60—70% из них рассматривают потерю части полномочий как угро­зу своему положению.

Большинство руководителей низшего и среднего звеньев прояв­ляют значительную обеспокоенность, связанную со следующими угрозами: