Материал: 4096

докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др., подписывают их непосредственные составители.

Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. Реквизит подпись состоит из трёх элементов:

-наименование должности лица, подписывающего документ, то есть полное, если документ оформлен не на бланке организации, и сокращённое, если используется бланк;

-личная подпись;

-расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок, например:

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т. д. в должностях указываются учёная степень и звание, например:

На документе может стоять более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько должностных лиц. В этом случае их подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует

Несколькими лицами подписываются документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают

36

председатель и секретарь. Во втором случае документ подписывается председателем и всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причём фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, например:

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица, с указанием фактической должности и инициалов с фамилией. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности, чтобы исключить случайные подписи.

Если должностное лицо, подпись которого предусмотрена на документе, отсутствует, то необходимо перепечатать лист документа, на котором должна стоять подпись, и впечатать должность того должностного лица, кто будет подписывать документ.

Заместитель руководителя может подписывать документы в отсутствии руководителя только по тем вопросам, которые входят в круг его компетенции.

При совершении сделок использовать факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Организация самостоятельно определяет порядок использования факсимиле при подписании документов. Факсимильная подпись может использоваться на приглашениях, извещениях, справках и других документах, за исключением документов финансового характера.

Порядок применения электронно-цифровой подписи установлен Федеральным законом Российской Федерации «Об электронно-цифровой подписи» от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ, который регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданскоправовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

В настоящем Федеральном законе используются следующие основные понятия:

37

1)электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

2)сертификат ключа проверки электронной подписи – электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;

3)квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (квалифицированный сертификат) – сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи (далее – уполномоченный федеральный орган);

4)владелец сертификата ключа проверки электронной подписи – лицо, которому в установленном настоящим Федеральным законом порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи;

5)ключ электронной подписи – уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи;

6)ключ проверки электронной подписи – уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее – проверка электронной подписи);

7)удостоверяющий центр – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные настоящим Федеральным законом;

8)аккредитация удостоверяющего центра – признание уполномоченным федеральным органом соответствия удостоверяющего центра требованиям настоящего Федерального закона;

9)средства электронной подписи – шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций

– создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи;

38

10)средства удостоверяющего центра – программные и (или) аппаратные средства, используемые для реализации функций удостоверяющего центра;

11)участники электронного взаимодействия – осуществляющие обмен информацией в электронной форме государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане;

12)корпоративная информационная система – информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определённый круг лиц;

13)информационная система общего пользования – информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределённый круг лиц и в использовании которой этим лицам не может быть отказано.

При использовании электронной подписи необходимо использовать следующие принципы:

-право участников электронного взаимодействия использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями её использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия;

-возможность использования участниками электронного взаимодействия по своему усмотрению любой информационной технологии и (или) технических средств, позволяющих выполнить требования настоящего Федерального закона применительно к использованию конкретных видов электронных подписей;

-недопустимость признания электронной подписи и (или) подписанного ею электронного документа, не имеющего юридической силы только на основании того, что такая электронная подпись создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе.

В соответствии с требованиями Федерального закона различают простую электронную подпись и усиленную электронную подпись. В свою очередь различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее – неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – квалифицированная электронная подпись).

39

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определённым лицом.

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

-получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

-позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

-позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

-создаётся с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись,

которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

-ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

-для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

При использовании неквалифицированной электронной подписи сертификат ключа проверки электронной подписи может не создаваться, если соответствие электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи, установленным настоящим Федеральным законом, может быть обеспечено без использования сертификата ключа проверки электронной подписи.

Реквизит 23. Гриф согласования – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа или оценка его проекта. Согласование обеспечивает правильное и всестороннее решение вопроса о качестве подготовленного документа, его целесообразности, а также о своевременности, экономической и научно-технической обоснованности содержания документа действующему законодательству и правовым актам, которые определяют компетенцию учреждения, издавшего документ.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и

40