Материал: 4096

согласовываются с конкретным должностным лицом или с коллегиальным органом. Образец внутреннего согласования документа был приведён выше. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Директор института экономики и управления

Тихоокеанского государственного университета

_______________С.Н. Кожемякина

личная подпись

«___»________________200___.

Гриф согласования располагается в нижней части листа под реквизитами «Отметка о наличии приложения», «Подпись», «Печать» или на отдельном листе согласования.

Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

1 – с должностными лицами федерального органа исполнительной власти;

41

2 – с руководителями подчинённых организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

3 – с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

4 – при необходимости с органами, осуществляющими государственный подведомственный контроль (надзор) в определённой области (экологической, пожарной и т. п.), с общественными организациями;

5 – с вышестоящими органами – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Реквизит 24. Визы согласования документа используется для внутреннего согласования. Этот реквизит указывает на согласие или несогласие должностного лица организации-автора документа с его содержанием.

Документ может визироваться в зависимости от его характера и содержания со следующими должностными лицами:

-исполнителем;

-заинтересованными должностными лицами;

-ответственными лицами юридической и экономической служб;

-заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос;

-руководителем службы делопроизводства.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи, то есть инициалы, фамилию и дату, а при необходимости должность лица, визирующего документ, например:

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласен с документом, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются».

На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих – на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении (например, второй экземпляр). Располагается виза на документах ниже подписи.

42

Иногда в организациях этот реквизит используется при ознакомлении с документом, особенно в документах по личному составу. В этом случае она служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

В наиболее важных многостраничных документах визируется каждый лист документа юридической службой или службой документационного обеспечения управления.

Реквизит 25. Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность и обеспечивая им юридическую силу.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы. По возможности оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица подписавшего документ, например:

Всоответствии с Федеральным Конституционным законом от 25.12.2000

№2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» воспроизведение Государственного герба Российской Федерации является обязательным на печатях:

- Президента Российской Федерации, - Палат Федерального Собрания,

- Правительства Российской Федерации, - Конституционного суда Российской Федерации,

- Высшего Арбитражного суда Российской Федерации; - центральных органов федеральной исполнительной власти, а также

дипломатических представительств, консульских учреждений и иных

43

официальных представительств Российской Федерации за границей; на печатях иных органов государственной власти.

Герб субъекта Российской Федерации размещают на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов Федерации в соответствии с правовыми нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Герб города, района Российской Федерации размещаются на печатях органов представительной и исполнительной власти города, района в соответствии с Федеральным законодательством от 28.08.1995 № 154-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления Российской Федерации» (ст. 11) (с изм. от 17.03.1997), его использование регламентируется соответствующими нормативными актами города, района Российской Федерации.

К документам, на которых обязательно ставится оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с её наименованием) относятся следующие: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, поручения, сметы, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания, нормы и др.

В коммерческих структурах гербовые печати не используются. Такие организации должны иметь печать со своим наименованием, например: общество с ограниченной ответственностью. Круглая печать общества должна содержать полное фирменное наименование на русском языке и указание на его местонахождение. Организации могут иметь печати для своих структурных подразделений. В этом случае в печати должна приводиться дополнительная надпись, например: «Канцелярия», «Отдел кадров», «Для счетов», «Для справок» и т. д.

Виды и порядок применения печатей и штампов определяются в распорядительных документах организации и инструкциях по делопроизводству.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведённом месте. Это место нанесения печати обозначается символом МП, при этом оттиск печати не должен захватывать наименование должности.

Руководитель организации вправе самостоятельно определить примерный перечень документов, на которых будет ставиться печать, так как удостоверения подписи печатью требуют не все документы.

44

Печать может храниться у руководителя организации, но если в силу своих обязанностей руководитель предприятия часто отсутствует, то он назначает за ответственного за проставление печати на документах и её хранение. Такое назначение осуществляется изданием приказа или распоряжения.

Реквизит 26. Отметка о заверении копии. Копией называется заверенный документ, который воспроизводит все реквизиты подлинника.

При заверении соответствия копии письма (остающейся в организации) отправляемому подлиннику отметку о заверении копии следует оформлять следующим образом. Ниже реквизита «Подпись» необходимо проставить: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату заверения копии, например:

Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке тиражированных документов (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т. д.) они заверяются печатью службы документационного обеспечения управления.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче её на руки копия заверяется печатью, при этом она приобретает юридическую силу оригинала.

Организации вправе изготавливать копии документов, выданных другими учреждениями, которые необходимы для решения соответствующих вопросов при приёме граждан на работу, учёбу; удовлетворении их трудовых, жилищных и других трудовых прав; при формировании личных дел рабочих и служащих, учащихся. К таким документам относятся копии дипломов и свидетельств о получении образования, копии трудовых книжек и др. Такие копии документов воспроизводятся на бланке данного предприятия и заверяются подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие её содержания подлиннику. Если копия изготавливается не на бланке, при её снятии полностью воспроизводится текст бланка подлинника.

45