организации, которые подлежат утверждению. Этот перечень определяется Табелем унифицированных форм документов или инструкцией по делопроизводству организации.
Утверждаемый документ обязательно должен иметь дату и подпись. Чаще всего в организациях утверждаются акты, инструкции, нормативы, отчёты, планы, положения, уставы, сметы, штатные расписания, расценки и др.
Реквизит 17. Резолюция – это надпись на документе, выполненная должностным лицом и содержащая указания к действию. В ней фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется над текстом первого листа документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.
Резолюция включает в себя следующие элементы:
-фамилию и инициалы исполнителя (кому поручается исполнение);
-содержание поручения (конкретные действия);
-срок исполнения;
-подпись руководителя (или должностного лица);
-дата резолюции.
Чернову С.И. Подготовить проект контракта
сЗАО «Азимут»
к18.08.2011
Личная подпись 01.08.2011
Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым. Указание отдельных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа.
Формулировки резолюции должны чётко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. Целесообразно применять резолюции типа «Прошу исполнить», «К исполнению», «С.К. Смирнову» или предварительные резолюции «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне». Обязательно определение срока исполнения документа, который может быть типовым (определяемый в инструкции по делопроизводству) или индивидуальной (определяемый содержанием документа и трудоёмкостью и сложностью задания).
Возможна подготовка резолюции помощником руководителя.
31
Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится; такой документ в практике делопроизводства называется поручением.
Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.
Реквизит 18. Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, то есть несёт его основную смысловую нагрузку.
Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении, а также повышает качество информационнопоисковой системы. Точный заголовок позволяет работникам службы документационного обеспечения управления, не вдаваясь в подробное изучение содержания документа, определить маршрут его движения в организации, верно определить рубрику справочной картотеки, т. е. получить необходимые сведения о местонахождении документа. Этот реквизит очень важен при использовании автоматизированных систем делопроизводства в процессе составления автоматизированной регистрационно-контрольной карточки.
Заголовок может отвечать на вопросы:
-о чём (о ком)?, например: «Приказ о создании ликвидационной комиссии»;
-чего (кого)?, например: «Должностная инструкция главного инженера». Заголовок содержит две основные части – тему (предмет, вопрос) и
действие, которое производится или должно быть произведено, например: «О подготовке проекта договора». Заголовок составляет автор документа.
Для заголовка в письмах, необходимо использовать словесную конструкцию с предлогом «О» («Об») и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос: о чём? Например: «Об изменении …»; «Об исполнении …»; «О выделении …»; «О поставке …» и т. п.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.
Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы – журнал, карточку, базу данных.
Заголовок располагается под реквизитами бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк в 28 знаков. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчёркиваются.
32
Реквизит 19. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Существует два вида срока исполнения документа – типовой и индивидуальный
Типовой срок исполнения документа – это срок исполнения документа, который устанавливается для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.
Индивидуальный срок исполнения документа устанавливается поступившим документом, поручением или указанный в резолюции.
Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.
В соответствии с ГОСТом отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.
Располагается отметка о контроле в верхнем правом углу первого листа документа.
Реквизит 20. Текст документа выражает основное смысловое содержание управленческого действия.
Текст документа составляют на русском языке или национальном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском языке, если они направляются:
-в федеративные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
-на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Документы, направляемые зарубежным партнёрам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.
Особенности составления текстов служебных документов будут рассмотрены в разделе 3.2.
33
Реквизит 21. Отметка о наличии приложения. Часть служебных документов имеет приложения, в которых дополняются, разъясняются или детализируются отдельные вопросы, затронутые в тексте.
Располагается этот реквизит после текста перед подписью и печатается от начала левого поля. Допускается печатать слово «Приложение» прописными буквами.
В распорядительных документах сведения о наличии приложения указывают в тексте.
Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчётам и т. д. оформляют в следующем порядке:
1.Если в тексте документа есть полное наименование приложения, то отметка о наличии приложения оформляется сокращённо, например:
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
2.Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложения необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение, например:
Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 8 л. в 1 экз.
2.Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.
3.Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: Договор аренды от 03.06.2011 № 5 и приложение к нему, всего на 12 л.
4.Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Приложение: брошюра в 4 экз.
В случае, когда документ отправляется нескольким адресатам, а приложение не во все адреса, это отражается в отметке о приложении, например:
Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.
5. Если к документу прилагается большое количество приложений, то в основном документе делается отметка в следующем виде:
Приложение: по описи При этом на отдельном листе бумаги печатается опись приложений,
которую подписывает секретарь и ставит дату, например:
ОПИСЬ
приложений к письму Сбербанка России от 25.09.2011 № 13
34
|
Наименование приложения |
|
|
Кол-во л. |
Кол-во экз. |
|
|
|
|
|
|
|
|
1. |
Акт инвентаризации |
|
|
2 |
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
2. |
Список нормативных документов |
|
|
15 |
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
3. |
Письмо о проведении инвентаризации |
|
1 |
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. |
и т. д. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Секретарь |
подпись |
|
С.В. Смирнова |
|||
12.10.2011 |
|
|
|
|
|
|
6.Если прилагаемый документ, тоже имеет приложение, то оно оформляется следующим образом:
Приложение: письмо ЗАО «Стройдеталь» от 12.06.2011 № 138/16 и приложение к нему, всего на 10 л.
7.В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово «Приложение», номер приложения (если их несколько без знака №), наименование распорядительного документа, его даты
ирегистрационного номера основного документа, например:
Приложение 1 к приказу директора ЗАО «Квант»
от 22.08.2011 № 21
Разрешается центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационные номер относительно самой длинной строки.
Реквизит 22. Подпись является одним из основных способов удостоверения документа и является обязательным реквизитом для всех видов документов как служебных, так и личных.
Право подписания документов должностными лицами организации предоставляется учредительными документами организации, то есть уставом, учредительным договором или положением об организации; нормативными правовыми актами, на основании которых определяется порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определённых действий от имени организации.
Документы, исходящие от имени организации, подписывает руководитель или его заместитель. Документы, выполненные на бланках структурных подразделений подписывает руководитель структурного подразделения или его заместитель, а документы информационно-справочного характера, такие как
35