Дипломная работа: Анализ и совершенствование системы организационных коммуникаций на предприятии (на примере ООО "Комус Р2")
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
75
Глава 3 Разработка практических рекомендаций и мероприятий
по совершенствованию системы организационных
коммуникаций на ООО «Комус Р2»
3.1 Мероприятия по совершенствованию системы организационных
коммуникаций на ООО «Комус Р2»
Организационная структура ООО «Комус Р2» достаточно сложная, а,
следовательно, будет сложной и схема документооборота по движению
внутренних документов. В связи с этим общая схема оборота внутренних
документов в дипломной работе рассматривается в разрезе исполнения общих
функций управления на предприятии, главным их которых являются:
- общее руководство и контроль;
- планирование и оперативный учет;
- организация и координация производства;
- бухгалтерский учет, анализ хозяйственной деятельности, финансирование и
отчетность;
- стимулирование труда.
По каждому типу контакта выделяются только те взаимосвязи,
причинами возникновения которых является движение внутренних
документов по рассматриваемой группе функций.
Для того, чтобы выявить проблемы совершенствования взаимодействий,
надо определить, как контактирует одна служба с другой при каждом из видов
документооборота. Для этого составляется карточка- анкета связей всех
подразделений, включенных в каждый из видов спроектированной структуры
организационных взаимодействий, и определяется балльня оценка связей.
Пример данной карточки для ООО «Комус Р2» представлен в таблице
76
Талица 12
Карточка-анкета связей между подразделениями ООО
«Комус Р2»
Административный
отдел –
Бухгалтерия
Виды связей между подразделениями по критерию
налаженности документооборота
Итого
Тип контактов
Систематические,
Налаженные
связи
Периодические
Слабо
налаженные
связи
Редкие, не
Налаженные
связи
Прямая связь:
1…
7
7
2…
4
4
3…
10
10
Итого
17
4
0
21
Обратная связь:
1…
5
2…
2
2
3…
1
1
Итого
0
5
3
8
Данная карточка-анкета составляется по каждому типу контактов,
участвующих в процессе документооборота на ООО «Комус Р2».
Прямой связью является поток документов, передаваемый
подразделением другой службе, обратной связью – документы, поступающие
от службы в рассматриваемое подразделение.
Каждый отдел самостоятельно формирует типы контактов, указываемые
в карточке-анкете.
Каждый контакт между подразделениями оценивается на основе опроса
руководителей и конкретных исполнителей данных подразделений в баллах
от 1 до 10. Балльная шкала сформирована следующим образом:
- систематические налаженные связи – 7-10 баллов;
- периодические, но слабо налаженные связи – 4-6 баллов;
- редкие и случайные связи – 1-3 балла.
77
После того, как каждому типу контакта присвоен балл, происходит их
суммирование по каждому виду связей. Принимая условие, что каждый тип
контактов может быть оценен максимум в 10 баллов, необходимо определить
максимально возможное количество баллов по каждому виду связей. Эта
сумма будет равна количеству типов контактов по каждому виду связей в
отдельности умноженному на 10 баллов.
Полученные значения веса каждой связи наносятся на
спроектированные схемы документооборота и выявляют наиболее
проблемные участки, тормозящие процедуру документооборота.
Таким образом, проводится анализ документов всех видо. Даее
полученные схемы и рекомендации накладываются друг на друга и дается
итоговая оценка разработанных мероприятий и анализ возможности их
реализации.
Особенность рекомендованного в дипломной работе такого подхода для
ООО «Комус Р2»к оценке состояния документооборота заключается в
следующем:
- анкетный опрос работников (даже с учетом балльной оценки) не дает
целостного представления о не налаженных связях в движениях документов
между звеньями организационной структуры предприятия, в то время как
путем составления итоговой организационной структуры по предлагаемой
методике наглядно видны проблемные участки;
- балльная оценка прямых и обратных связей при составлении карточки-
анкеты определяется не предлагающими документы подразделениями, а
получающими документы.
Кроме того, предлагается проводить на предприятии рейтинговую
оценку эффективности документооборота подразделений. В качестве
исходных данных для такой оценки выделяются следующие:
- количество работников подразделения;
- количество документов (входящих, исходящих, внутренних),
обращающихся в подразделение за определенный промежуток времени;
78
- уровень ответственности, которую несет подразделение за исполнение
документов (входящих, исходящих, внутренних);
- уровень компьютеризации документооборота подразделения и так
далее.
Таким образом, предложенная методика является частью системы
оценки коммуникационных процессов предприятия. Ее основной функцией
служит определение состояния коммуникационного процесса с точки зрения
межличностных контактов на предприятии.
3.2 Эффективность предлагаемых мероприятий по совершенствованию
системы организационных коммуникаций на ООО «Комус Р2»
В процессе исследования коммуникационных систем на ООО «Коммус
Р2» проведено тестирование работников в основных подразделениях
предприятий, которым было предложено оценить по девятибалльной шкале
указанные в табл.13 характеристики коммуникационных процессов.
Таблица 13
Удовлетворенность работников характеристиками
коммуникаций на предприятии ООО
Подразделения
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Вер
W
E
Характеристики
Среднее значение балльных оценок
1.Степень
взаимодействия
работников одного
подразделения друг с
другом
7
5
4
6
7
5
6
4
7
6
6
7
5
5
6
5,73
7
40,1
2.Информированность
сотрудников о
положении дел на
предприятии,
перспективах,
развития и т,д
5
6
3
5
6
7
6
6
5
5
6
7
5
6
6
5,6
7
39,2
3.Взаимодействие
6
4
3
8
7
5
7
6
8
7
8
6
7
6
7
6,33
8
50,6
79
работников на
предприятии
4.Мера влияния
каждого сотрудника
на цели предприятия
5
6
4
8
8
7
8
6
5
8
8
5
6
5
8
6,47
8
51,8
5.Удовлетворенность
сотрудников уровнем
принятия решений
7
6
7
9
8
8
7
9
6
7
6
8
7
9
6
7,33
9
66,0
6.Уровень участия
работников в процессе
принятия решений
5
7
6
7
8
6
7
6
8
7
7
8
6
5
6
6,6
8
52,8
7.Взаимопонимание
«руководитель –
подчиненный»
8
5
6
4
9
3
9
6
7
7
5
8
9
6
3
6,33
9
57,0
8.Уровень
децентрализации
на предприятии
5
4
3
5
7
5
6
4
5
5
5
6
7
5
6
5,2
7
36,4
А1
5-
5,9
4-
4,9
3-
3,9
4-
5
6-
6,9
3-
5
6-
6,9
4-
5
5-
5,9
5-
5,9
5-
5,9
5-
5,9
5-
6,9
5-
6,9
3-
5
-
-
-
А2
6-
6,9
5-
5,9
4-
4,9
6-
7
7-
7,9
6-
7
7-
7,9
5-
7
6-
6,9
6-
6,9
6-
6,9
6-
6,9
6-
6,9
7-
7,9
6-
7
-
-
-
А3
7-
8
6-
7
5-
7
8-
9
8-
9
7-
8
8-9
8-
9
7-
8
7-
8
7-
8
7-
8
8-
9
8-
9
7-
8
-
-
-
Сумма
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
49,6
63,0
394,9
Где А1- интервал низших оценок; А2 – интервал средних оценок; А3 –
интервал высших оценок; Вср – средний балл, полученный каждой
характеристикой; W - важность каждой характеристики; Е – общая оценка
каждой характеристики с учетом ее важности.
Рассчитав по формуле (1) общую оценку каждой характеристики с учетом ее
важности, получаем уровень удовлетворенности работников этой
характеристикой в отдельности, и затем по формуле (2) определяем общую
удовлетворенность работников.
E=W*Вср(1),
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/3370