Дипломная работа: Анализ и совершенствование системы организационных коммуникаций на предприятии (на примере ООО "Комус Р2")
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
80
Где Е- общая оценка каждой характеристики с учетом ее важности; W –
важность каждой характеристики; Вср – средний балл, полученный каждой
характеристикой.
где S – общая удовлетворённость работников, n – количество
подразделений.
Из таблицы 3 можно сделать вывод о том, что сотрудники
удовлетворены своей работой, удовлетворительно относятся к уровню
принятия решений, существует хорошее взаимопонимание работников с
руководством, но не удовлетворены степенью информированности, уровнем
децентрализации и степенью взаимодействия работников друг с другом. Что
же касается общей удовлетворенности работников, то она составляет
приблизительно 6,25, что соответствует высокому уровню (от 0 до 3 – низкий,
от 3 до 6 – средний, от 6 до 9 – высокий уровень).
Полученные результаты в дипломной работе проанализированы с
учетом субъективных данных опрашиваемых. При этом для каждого из них
были выделены интервалы высших, средних и низших оценок выставленных
характеристик, представленные в табл. 3. Каждому интервалу присвоен
определенный бал: низшему – 1, среднему – 2, высшему – 3. Суммирование
баллов, выставленных характеристиками, позволило более точно определить
уровень удовлетворенности каждой из них, представленный в табл.14
Таблица 14
Сводные данные
Подразделения
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
S
Характеристики
1.Степень взаимодействия
работников одного
подразделения друг с
другом
3
2
2
3
3
2
2
2
3
3
3
3
2
2
3
38
2. Информированность
сотрудников о положении
дел на предприятии,
перспективах развития и
т.п.
2
3
1
2
3
3
3
3
3
2
2
3
2
3
2
37
3. Взаимодействие
сотрудников на
3
1
1
3
3
2
3
3
3
3
3
3
3
3
3
40
81
предприятии
4. Мера влияния каждого
сотрудника на цели
предприятия
2
3
2
3
3
3
3
3
2
3
3
2
3
2
3
40
5. Удовлетворенность
сотрудников уровнем
принятия решений
3
3
3
3
3
3
3
3
2
3
2
3
3
3
2
42
6. Уровень участия
работников в процессе
принятия решений
2
3
3
3
3
3
3
2
3
3
3
3
3
2
2
41
7. Взаимопонимание
«руководитель-
подчиненный»
3
2
3
2
3
1
3
2
3
3
2
3
3
3
1
37
8. Уровень децентрализации
на предприятии
2
2
1
2
3
2
3
2
2
2
2
2
3
2
2
32
Как показывают данные табл.14, с учетом субъективного мнения,
наиболее высокую удовлетворенность работников исследуемых предприятий
вызывают характеристики 3,4,5,6, а самую низкую – 8.Выявлены проблемные
области и «узкие места» в коммуникационной системе промышленных
предприятий и даны в табличной форме рекомендации по их
совершенствованию.
Проведенный анализ определил проблемные области и «узкие» места в
коммуникационной системе промышленных предприятий. Для формирования
предложений по улучшению коммуникационных процессов использована
форма, представленная в табл.15, где помимо самих рекомендаций отражены
необходимые мероприятия и возможные результаты их реализации.
Таблица 15
Рекомендации по совершенствованию коммуникационных
процессов на промышленных предприятиях
Рекомендации
Необходимые
мероприятия
Возможные результаты
Внедрение современных
информационных технологий
1. Построение
коммуникационной
инфраструктуры
2. Организация совместной
работы сотрудников
Создание качественной системы
коммуникаций на предприятии
Регулирование
информационных потоков
Создание банка
информационных данных
«Ускорение» работы
сотрудников, ускорение
передачи необходимой
информации
Совершенствование
делопроизводства
1.Изменение организационной
структуры
2. Создание системы
автоматизации
документооборота
1.Снижение дублирования и
избыточности информации
2. Повышение эффективности
использования рабочего времени
сотрудников
82
Контроль за процессом обмена
информации, информационными
каналами
Делегирование полномочий
Распределение работы
руководителя
Улучшение морального климата
Проведение общих собраний,
личных встреч руководителя с
подчиненными
Сплачивание коллектива
Создание дополнительных
каналов для исключения
искажения информации
1.Разработка модели, что
должен, может и хочет знать
работник
2.Создание внутренних СМИ,
доски объявлений
Повышение информированности
работников о положении дел на
предприятии и перспективах
развития
Рациональное распределение
функциональных обязанностей
среди персонала
Создание матрицы
распределения функций
Четкое распределение функций
управления
Результативность рекомендаций по совершенствованию
коммуникационных процессов на промышленных предприятиях дана на
основе показателя экономического эффекта, рассчитываемого как сумма
эффектов от каждого мероприятия за минусом затрат на осуществление всех
мероприятий. Экономический эффект от внедрения предложенных
мероприятий по совершенствованию коммуникационных процессов составил
1,977 млн. руб. в год, коэффициент эффективности – 0,95, срок окупаемости
затрат – 1,06 года.
83
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Внутреннее управление коммуникационными потоками предприятия
базируется на понятии документооборота. Так, система документооборота –
такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и
необходимая, как и оборудование, и ресурсы и персонал. Данная идея
вытекает из того, что потери времени от неправильно и не своевременно
оформленных документов, от неверных управленческих решений или от
невозможности быстро найти нужный документ, есть ничто иное как
снижение эффективности функционирования объекта управления.
Рассмотрим алгоритм анализа документооборота ООО «Комус Р2»,
основанный на выявлении проблемных участков и оптимизации движения
документов согласно рациональной организации труда.
Рассмотрим подробнее данную схему поэтапно:
Этап 1. Анализ системы документооборота на предприятии ООО «Комус Р2»
(подготовительный этап):
1. Исследование организационной структуры предприятия;
2. Выделение из организационной структуры подразделений, отдельных
исполнителей, отвечающих за процесс документооборота на предприятии.
3. Определение структуры подчиненности выделенных подразделений и
разграничение их функций по видам выполняемых работ.
4. Формирование существующей модели документооборота на предприятии
ООО «Комус Р2».
Этап 2. Анализ структуры документооборота
1. Группировка документов предприятия ООО «Комус Р2» по признаку
документационного обеспечения (входящие, исходящие, приказы,
внутренние).
2. Группировка документов предприятия по подразделениям, согласно
организационной структуры и их анализ.
84
3. Группировка документов предприятия помесячно для выявления сезонности и
их анализ.
Этап 3. Оптимизация взаимодействия подразделения согласно существующей
модели документооборота на промышленном предприятии
1. Исследование организационных структур предприятия в разрезе движения
входящих, исходящих и внутренних документов.
2. Составление и обработка карточки-анкеты связей всех подразделений,
включенных в каждый из видов спроектированной структуры
организационных взаимодействий.
3. Анализ эффективности связей по каждому виду спроектированной
организационной структуры.
4. Итоговая оценка разработанных мероприятий и анализ возможности их
реализации.
На первом этапе следует определить основные подразделения и
отдельных исполнителей, отвечающих за процесс движения
документооборота на предприятии, а также подчиненность выделенных
подразделений и разграничение их функций по видам выполняемых работ.
После данной процедуры следует сформировать существующую модель
документооборота на предприятии.
На основе существующей организационной структуры, составляется
блок-схема взаимосвязи всех подразделений, не отвечающих за процедуру
документооборота, с ранее сформированной схемой подразделений,
отвечающих за документооборот на предприятии. После этого
разрабатывается схема движения документов и между самими
подразделениями.
На втором этапе производится анализ структуры документооборота
предприятия.
Группировку документов по признаку документационного обеспечения
рекомендуется проводить в виде таблицы. Для более подробного анализа
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/3370