Материал: Автоматизация приема и обработки заявок отделом техподдержки организации "Белый клык"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
96
Yc=С0/С1 (3.1.6)
Помимо описанных выше показателей также лучше всего учесть время
окупаемости затрат на реализацию проекта с компьютерной обработкой данных
(Ток), которая часто считается в годах, частях года или месяцах года:
Ток = КП / C
(3.1.7),
где КП – это расходы на реализацию проекта (создание и установку).
А также расчетный коэффициент эффективности вложенных затрат:
Ер = 1/Ток (3.1.8)
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Общая экономическая эффективность от использования корпоративной
СЭД выражается влиянием на эффективность главных бизнес-процессов с
учетом издержек, связанных с установкой и обслуживанием. При этом логично
полагать, что финансовые потери характерны в основном для первой фазы, а
отдача от системы, или положительный финансовый поток - для второй. В
процессе проектирования модели оценки важно оценить некоторые параметры:
• Финансовые затраты на проект установки ИС в случае его
благополучного завершения, а также сумма затрат на обслуживание ИС;
• Суммирование доходов, связанных с использованием ИС;
• Индекс дисконтирования, применяемый в рамках оценки приведенной
стоимости финансового потока.
Получение оценки эффективности вложений в ИС по указанной методике
предполагает реализацию следующих шагов.
Изначально, экономическая эффективность СЭД в компании включает в
себя факторы влияния, находящиеся в 3 областях: расходы на достижение
результата, прямые и непрямые выгоды. Выделим следующие главные факторы
минимизации внутренних издержек в процессе установки модуля СЭД:
• Минимизация расходов на сотрудников;
• Минимизация затрат на инвентарь и оборудование;
• Уменьшение затрат на обучение и тренинги;
97
• Повышение производительности в документообороте и выполнении
поручений;
• Увеличение возможностей бизнес-анализа;
• Минимизация косвенных ИТ-затрат.
В таком случае общая стоимость затрат при использовании системы
может быть уменьшена за счет выбора платформы, отвечающей таким
требованиям, как:
• Понятный и привычный интерфейс пользователя (уменьшение затрат на
обучение нового персонала);
• Доступность беспрепятственного внесения дополнений в бизнес-логику
системы (уменьшение расходов на управление изменениями);
• Доступность на рынке труда большого количества специалистов,
которые могут проводить поддержку и сопровождение системы (уменьшение
расходов на обслуживающий персонал);
• Приемлемая масштабируемость, минимальные начальные требования к
аппаратной части (уменьшение вложений в инфраструктуру).
Системы ЭДО устанавливаются для решения целого ряда задач, стоящих
перед компанией, из которых наиболее часто выделяются именно эти:
• Реализация более эффективного управления за счет полноценного
контроля над исполнением документов, прозрачности деятельности компании на
всех уровнях;
• Доступность системы контроля качества, соответствующей
международным требованиям;
• Доступность эффективного накопления, управления и доступа к данным
и знаниям. Реализация кадровой гибкости за счет большей формализации работы
каждого специалиста и возможности хранения всей предыстории его
профессиональной деятельности;
• Отслеживание деятельности компании в целом (внутренние служебные
расследования, анализ работы конкретных подразделений);
• Улучшение бизнес-процессов и автоматизация механизма их контроля и
исполнения;
98
• Минимизация или полное прекращение оборота бумажных документов
внутри компании Экономия ресурсов за счет уменьшения издержек на
управление потоками документов в компании;
• Отсутствие необходимости или значительное упрощение хранения
бумажных документов за счет доступности единого электронного архива.
Установка корпоративных СЭД дает компаниям два типа преимуществ:
1. Положительные факторы, основанные на сокращении затрат различных
ресурсов, и выражающиеся в уменьшении времени реализации сложных
однотипных операций с документами;
2. Увеличение эффективности работы компании в целом, проявляющееся
преимущественно в повышении качества реализации базовых бизнес-процессов.
Эти положительные факторы сложно измерить, поэтому они часто составляются
только в обобщенном виде:
• Доступность коллективной работы над документами;
• Повышенная эффективность контроля над исполнением документов;
• Улучшенная сохранность созданной информации;
• Увеличение возможностей и упрощение процессов обработки различной
информации.
Поэтому, главные ожидаемые результаты от автоматизации
документооборота - наведение порядка в процессе работы с документами,
значительная автоматизация бизнес-процессов, минимизация сроков принятия
управленческих решений и увеличение качества работы компании в целом. По
итогам внедрения СЭД руководство фирмы должно получить качественный
инструмент управления, который очень важен для развития бизнеса в условиях
современной экономики. Но предлагаемые количественные и качественные
оценки эффективности СЭД не могут быть связаны между собой и с нюансами
каждой конкретной компании.
Для расчета стоимостных показателей учтем, что заработная плата
сотрудника отдела составляет около 45000 рублей. Так как в рабочей неделе
содержится 5 рабочих дней по 8 часов, стоимость одного часа работы
сотрудника отдела составит:
25000/(5*8)=267 рублей в час.
99
Тогда операции технологического процесса при базовом и проектном
варианте за год и их характеристики представлены в таблице 3.1 и таблице 3.2.
100
Таблица 3.1
Базовый вариант
№
п/п
Наименование операций
технологического процесса решения
комплекса задач
Оборудо-
вание
Ед.
Изм.
Объем
работы в
год
Норма выра-
ботки /
(опер/в час.)
Трудоемкость
Средне-часовая
зарплата
специалиста
(руб.)
Стоимостные
затраты
для ручных
операций
1..
Заявка на техподдержку
нет
дс
13200
80
165
267,86
44196,43
2..
Список сотрудников ВК
нет
дс
13200
80
165
267,86
44196,43
3..
Список сотрудников отдела
технической поддержки
нет
дс
11880
81
146,6667
267,86
39285,71
4..
Список оказываемых
дополнительных услуг
нет
дс
11880
82
144,878
267,86
38806,62
5..
График работы
нет
дс
11880
83
143,1325
267,86
38339,07
6..
План проведения техмероприятий
нет
дс
11880
84
141,4286
267,86
37882,65
7..
Журнал поступления заявок
нет
дс
11880
85
139,7647
267,86
37436,97
8..
Отчет о закрытых заявках
нет
дс
13200
80
165
267,86
44196,43
9..
Отчет по работе сотрудников
техподдержки
нет
дс
26400
50
528
267,86
141428,57
10..
Отчет по заявке
нет
дс
118800
50
2376
267,86
636428,57
11..
База данных вопросов и ответов
нет
дс
39600
50
792
267,86
212142,86
Итого:
283800,00
4906,87
1314340,32
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1986