Дипломная работа: Автоматизация приема заявок на ремонт и модернизацию ПК ООО "Джет" г. Гродно
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
27
одновременную работу большого числа пользователей с большими объёмами
данных.
Обработка данных осуществляется на компьютере пользователя. Это
влечёт повышенные требования к аппаратному обеспечению каждого
пользователя. Чем больше пользователей, тем больше денег придётся потратить
на оснащение их компьютеров.
Блокировка данных при редактировании одним пользователем делает
невозможной работу с этими данными других пользователей.
Безопасность. Для обеспечения возможности работы с такой системой
необходимо дать каждому пользователю полный доступ к целому файлу, в
котором его может интересовать только одно поле.
В качестве коммутатора уровня доступа в ООО «Джет» г. Гродно
используется устройство Cisco Catalyst WS-C3550-24PWR-SMI, которые имеют
24 порта Ethernet 10/100 Мбит/сек с поддержкой Inline Power для питания IP
телефонов.
Для обеспечения работы сервера в ООО «Джет» г. Гродно используется
источник бесперебойного питания (ИБП) APC Smart-UPS 1500VA USB & Serial
RM 2U 230V. Время его работы при полной нагрузке 9 мин, при половинной
нагрузке 31 мин, количество выходных разъемов питания – 4 (из них с питанием
от батарей – 4), время зарядки – 3 часа.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Автоматизация бизнес процессов ООО «Джет» г. Гродно является
необходимым и обязательным условием его хорошей работы. Тяжело
представить на данный момент организацию, на котором, осуществляется
вручную, например, бухгалтерский учет. Но бухгалтерский учет – это не
единичный пример приложения автоматизации в ООО «Джет» г. Гродно.
28
Имеющиеся информационные технологии дают возможность
автоматизировать деятельности на практике всех уровней ООО «Джет» г.
Гродно. Отталкиваясь от этого делается ясно, что автоматизация работы
делается ключевой задачей, которую нужно решить руководству ООО «Джет» г.
Гродно для того, чтобы организация работала максимально успешно.
Работы отдела по приемке заявок на ремонт и модернизацию ПК в ООО
«Джет» г. Гродно производятся в обычном не автоматизированном режиме.
В ООО «Джет» г. Гродно существующий способ приема заявок и способ
учета связаны со значительными трудоемкостями, разрозненностью данных, что
с достаточно большой вероятностью ведет к их потере или к неверной
интерпретации информации. На данный момент нельзя получить информацию
об общем количестве заявок, проделать анализ главных причин появления
проблематичных вопросов у потенциальных клиентов и проанализировать
причины обращения. Кроме этого, в отчетный период в ООО «Джет» г. Гродно
необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ
работы за определенный период, что очень затруднительно.
Заказы, поступающие в отдел по приемке заявок на ремонт и
модернизацию ПК в ООО «Джет» г. Гродно (отдел технического обслуживания),
выполняются специалистами отдела, в работу по диагностике и ремонту
компьютеров и оргтехники входят:
установка и настройка ОС;
устранение ошибок работы ОС, оптимизация работы ОС под
конкретную конфигурацию ПК;
установка новых устройств и драйверов к ним;
восстановление данных с HDD, USB-Flash вследствие логических
сбоев;
восстановление «упавших» ОС;
работа с оргтехникой: принтер, сканер, копир- диагностика неполадок
и ремонт;
подбор комплектующих для компьютера со склада для его
модернизации.
29
На предприятии ООО «Джет» г. Гродно нет собственной системы по
учету заявок на ремонт и диагностику оборудования, поэтому принято решение
о необходимости автоматизации данного процесса. Автоматизированная
информационная система позволит сэкономить время на поиски документов по
ремонту оборудования, диагностике, позволит выводить отчеты по проделанной
работе, а так же отчеты для решения дальнейшего решения о продолжении
использования оборудования или его утилизации.
Для автоматизации процесса необходимо структурировать информацию и
определить типы вводимых данных по приемке заявок на ремонт и
модернизацию ПК в ООО «Джет» г. Гродно.
Среди задач по автоматизации приемки заявок на ремонт и модернизацию
ПК в ООО «Джет» г. Гродно можно выделить такие как:
Автоматизация поиска заказов определенного клиента.
Контроль времени выполнения заказа клиента.
Автоматизированный подбор комплектующих для компьютера со
склада.
Автоматизация поиска наличия комплектующих для компьютера на
складе.
Практическим результатом является информационная система, которая
повысит эффективность, скорость обработки, структурирует и облегчит процесс
учета заявок в отдел по приемке заявок на ремонт и модернизацию ПК в ООО
«Джет» г. Гродно.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Из всего комплекса задач по автоматизации работы ООО «Джет» г.
Гродно мною будет исследоваться работа отдел по приемке заявок на ремонт и
модернизацию ПК в ООО «Джет» г. Гродно (отдел технического обслуживания).
Регистрацию заявок на ремонт и модернизацию ПК в ООО «Джет» г.
Гродно в отделе технического обслуживания осуществляют в бумажной форме
на бланках заявок.
30
Причиной выбора для исследования именно этой задачи стало мое
непосредственное участие в процессе оказания технической поддержки
пользователям в ходе преддипломной практики и приёма самих заявок на
ремонт и модернизацию ПК в ООО «Джет» г. Гродно в отделе технического
обслуживания.
В ходе преддипломной практики в ООО «Джет» г. Гродно в отделе
технического обслуживания, ООО «Джет» г. Гродно в отделе технического
обслуживания, столкнулся со следующими проблемами:
«Неидеальность» схемы принятия, обработки и передачи заявки на
ремонт и модернизацию ПК, а также схемы согласования результатов ее
исполнения, выраженная в тесной привязанности к работе «через менеджера по
продажам и главного инженера», что увеличивает срок обработки заявок и
количество потенциальных «человеческих ошибок»;
Отсутствие прямого контроля работы менеджера по продажам и
главного инженера по работе с клиентами и партнерами со стороны директора
ООО «Джет» г. Гродно. Снижение скорости обработки заявок на ремонт и
модернизацию ПК от постоянных клиентов и партнеров на фоне общего роста
запросов;
Рост ошибок «человеческого фактора» (ошибки менеджера по
продажам и главного инженера) при обработках заявок на ремонт и
модернизацию ПК от постоянных клиентов и партнеров на фоне повышения
загруженности и увеличения объемов работ;
Увеличение штрафных выплат вследствие задержки и/или
некачественного исполнения заявки на ремонт и модернизацию ПК;
Сложность мониторинга и оценки эффективности исполнения заявок
на ремонт и модернизацию ПК специалистами «от А до Я» (в разрезе каждого
этапа выполнения);
Сложность в выявлении ответственных лиц, виновников
«торможения» исполнения заявок на ремонт и модернизацию ПК.
Все представленные трудности оказывают негативное влияние на общую
работу ООО «Джет» г. Гродно, выявляются во время проведения внутреннего
контроля и анализа бизнес-процессов, берут свое начало при регистрации,
31
обработке и мониторинге заявок на ремонт и модернизацию ПК от клиентов и
партнеров.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Главным документом в рассматриваемой задаче является заявка клиента
на ремонт или модернизацию ПК. Схема документооборота данной заявки на
ремонт или модернизацию ПК отражена на рисунке 1.3.
Рисунок 1.3 Схема документооборота заявки на ремонт и модернизацию
ПК в ООО «Джет» г. Гродно
Данный способ приема заявок на ремонт и модернизацию ПК, а также
способ их учета связан со значительной трудоемкостью, разрозненностью
сведений, что с огромной вероятностью ведет к их потере или неверной
интерпретации в отделе технического обслуживания ООО «Джет» г. Гродно.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1948