Дипломная работа: Автоматизация регистрации и мониторинг заявок контрагентов в ООО "Логистиккомпани"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
22
- Аналоговая гибридная АТС
- Начальная ёмкость системы: 6 внешних и 16 внутренних линий
- Предельная ёмкость системы: 8 внешних и 24 внутренних линий
- Поддержка русского языка на дисплее системного телефона и в SMDR
- Функция DISA (прямой доступ к ресурсам системы)
- Трёхуровневый автоматический оператор
- Услуги речевой почты для всех внутренних абонентов (опция)
- Программирование с компьютера (USB), по модему или с системного телефона
- Распознавание и автоматическая переадресация факсимильных вызовов
- Отображение номера вызывающего абонента (Caller ID) на дисплеях системных и
обычных телефонов (опция)
- Режимы работы: дневной/ночной/обеденный
- Гибкое распределение и ограничение вызовов
- Совместимость с любыми аналоговыми телефонными аппаратами, факсами, мо-
демами
- Возможность контролировать затраты на связь (детальный отчёт на компью-
тер/принтер)
- Разъем для подключения резервного источника питания
- Разъемы для подключения домофонов/дистанционного управления замком вход-
ной двери (опция)
- Функция "конференц-связь" с участием до 5 абонентов
- Маршрутизация SMS
Программная архитектура информационной системы ООО «ЛогистикКомпани»
23
Рисунок 1.3 Программная архитектура ООО «ЛогистикКомпани»
На всех компьютерах установлен стандартный пакет программного обеспе-
чения:
- Операционная система Windows 7;
- Пакет MS Office 2010;
- Антивирус Касперский ;
-Mozilla Firefox;
- Adobe Acrobat 6.0 Professional;
- Punto Switcher;
- Справочная система Консультант Плюс;
- Skype;
- FreshOffice CRM Professional.
24
С учетом специфики деятельности департаментов персональные компьюте-
ры ООО «ЛогистикКомпани» имеют следующие дополнительные программные
обеспечения (персональные пакеты ПО для отделов):
- Отдел бухгалтерии: 1С Бухгалтерия: Версии 8, системе 1С - Торговля - Склад;
Банк-Клиент;
- Отдел по работе с клиентами и партнерами: 1С Бухгалтерия: Версии 8.;
- IT - отдел: Radmin Viewer 3, PonyProg, Remote Administrator v2.2, Total Command-
er;
- Web -отдел: Macromedia DreamWeaver, Macromedia Flesh, CorelDraw Graphics
Suite X4, Adobe Photoshop CS3, Adobe Stock Photos CS3, FilleZilla FTP Client, Tele-
port Pro, Total Commander;
- Отдел раскрутки и продвижения сайтов: Site-auditor, ICQ, Semonitor;
- Отдел маркетинга и рекламы: ICQ, Adobe Photoshop CS3, Adobe Stock Photos CS3;
- Отдел продаж/доставки: ICQ.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автома-
тизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих биз-
нес-процессов
Существующие бизнес-процессы вытекают из набора деловых связей, обо-
значенных в организационной структуре компании. Учитывая специфику
деятельности каждого подразделения, основные бизнес-процессы
«ЛогистикКомпани» будут выглядеть следующим образом:[5.стр.23].
- Прием менеджером по работе с клиентами и партнерами (реже - директором от-
дела) заявки от клиентов и/или партнеров по телефону, или по общей корпоратив-
ной почте, уточнение запроса и выявление существенных нюансов (сроков испол-
нения, важные параметры, расчет и согласование стоимости услуг и т.д.);
- Определение менеджером специалиста, ранее работавшим с клиентом/партнером
по запрашиваемому виду услуг;
- Формирование менеджером и пересылка в электронном виде заявки клиен-
та/партнера с указанием условий технического задания начальнику соответствую-
25
щего подразделения и идентифицированному специалисту - в случае осуществле-
ния ранее аналогичных работ, только начальнику соответствующего подразделения
- в случае первичного обращения по услуге, с пометкой «первая услуга»;
- В случае первичного обращения по услуге - определение начальником департа-
мента специалиста, которому будет поручено выполнение заявки и направка заявки
специалисту с указанием менеджера, направившего эту заявку, а также ответ
менеджеру с указанием принятого решения по определению ответственного специ-
алиста;
- Отправка менеджеру специалистом подтверждения о получении заявки с указа-
нием факта готовности ее исполнения (готов/не готов), с указанием
объяснительных причин - в случае неготовности исполнения;
- В случае неготовности исполнения специалистом заявки - отправка менеджером
клиенту запроса о согласии на прохождение повторного цикла заявки с указанием
объяснительных причин несостоятельности первого цикла и описанием предлагае-
мых условий прохождения повторного цикла;
- В случае отказа клиента о прохождении повторного цикла заявки - закрытие заяв-
ки;
- В случае согласия клиента на прохождение повторного цикла заявки -
направление менеджером повторной заявки специалисту;
- В случае готовности исполнения специалистом заявки или в случае согласия
клиента на прохождение повторного цикла заявки - исполнение заявки специали-
стом по схеме утвержденного технического задания;
- Мониторинг менеджером сроков исполнения заявки и существенных условий
технического задания;
- Мониторинг начальником соответствующего подразделения сроков, существен-
ных условий и профессионального качества выполнения технического задания;
- Отправка специалистом результата выполнения заявки начальнику соответству-
ющего подразделения и менеджеру, от которого поступила заявка в отдел;
- Пересылка менеджером, принявшим заявку и получившим результат ее выполне-
ния, результата и/или отчета об окончании выполнения работ/оказанию услуг
клиенту/партнеру;
26
- В случае неудовлетворительного согласования результатов исполнения заявки,
передача менеджером ответственности за устранение разногласий начальнику со-
ответствующего подразделения с указанием претензий клиента и его контактов и
уведомление менеджером директора по работе с клиентами и партнерами о факте
конфликта интересов;
- В случае получения начальником подразделения результатов
неудовлетворительного согласования исполнения заявки, под контролем директора
по работе с клиентами и партнерами начальником соответствующего
подразделения предпринимаются все меры по выявлению и устранению причин
расхождения результатов. От технического задания в случае ошибки специалиста и
недостаточном контроле со стороны начальника подразделения - за счет штрафных
санкций соответствующего отдела, в случае необоснованных претензий клиен-
та/партнера - за счет клиента/партнера;
- В случае удовлетворительного согласования результатов исполнения заявки,
выставление менеджером клиенту/партнеру счета на оплату;
- Контроль менеджером факта оплаты клиентом выполненных работ/оказанных
услуг;
- Сбор и передача менеджером в бухгалтерию всех необходимых первичных доку-
ментов от клиентов/партнеров;
- Добавление менеджером информации об исполненной заявке в сводный отчет о
заявках, подлежащий представлению директору по работе с клиентами и
партнерами;
- Закрытие заявки.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
Во время и после проведения описанных бизнес-процессов компании ее
управленческий состав столкнулся со следующими проблемами:
1. «Неидеальность» схемы принятия, обработки и передачи заявки, а также
схемы согласования результатов ее исполнения, выраженная в тесной привя-
занности к работе «через менеджера», что увеличивает срок обработки за-
явок и количество потенциальных «человеческих ошибок»;
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2197