Дипломная работа: Автоматизация регистрации и мониторинг заявок контрагентов в ООО "Логистиккомпани"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
27
2. Трудность в проведении объективной оценки эффективности работы мене-
джеров по работе с клиентами и партнерами;
3. Отсутствие прямого контроля работы менеджеров по работе с клиентами и
партнерами со стороны директора соответствующего подразделения. Сни-
жение скорости обработки заявок от постоянных клиентов и партнеров на
фоне общего роста запросов;
4. Рост ошибок «человеческого фактора» (ошибки менеджеров) при обработках
заявок от постоянных клиентов и партнеров на фоне повышения загружен-
ности и увеличения объемов работ;
5. Увеличение штрафных выплат вследствие задержки и/или некачественного
исполнения заявки;
6. Сложность мониторинга и оценки эффективности исполнения заявок
специалистами «от А до Я» (в разрезе каждого этапа выполнения);
7. Сложность в выявлении ответственных лиц, виновников «торможения» ис-
полнения заявок.
Все представленные трудности оказывают негативное влияние на общую работу
ООО «ЛогистикКомпани» выявляются во время проведения внутреннего контроля
и анализа бизнес-процессов, берут свое начало при регистрации, обработке и мони-
торинге заявок от клиентов и партнеров.
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Основным документом в рассматриваемой задачи является заявка клиента.
Схема документооборота заявки приведена на рис. 1.4.
28
Рисунок №1.4 Схема документооборота в ООО «ЛогистикКомпани»
Существующий способ приема заявок способ учета связан с большой
трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к
их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно
получить сведения об общем количестве заявок, провести анализ основных причин
возникновения проблемных вопросов у клиентов и проанализировать причины
обращения.[3].
Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических
отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень за-
труднительно.
29
Таблица №1.6
Характеристики описанных процессов
Действие
Среднее
количество
за рабочий
день
Время, необходимое для выпол-
нении одного действия, минут
Общее
время, ми-
нут
Регистрация заявки
10
15
150
Поиск необходимой
информации
5
30
150
Анализ информации
за период
0,5
60
30
ИТОГО, минут:
330
Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, со-
трудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при
необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжи-
тельность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение
остальных обязанностей (то есть непосредственную работу по решению проблем
клиента и выработке необходимых мероприятии) остается менее 40 % рабочего
времени, что крайне неэффективно.
Для данного способа также характерны следующие недостатки:
- Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
- Неэффективное использование рабочего времени.
- Слабый контроль работы сотрудника.
- Бюрократия - увеличивающийся «поток» бумажной работы.
- Усталость служащих - усиление негативного воздействия человеческого
фактора.
В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точ-
нейшие сведения о количестве заявок, их видах, сократить время на подготовку
аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.
Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как
персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспе-
чение и, возможно, локальную вычислительную сеть[49.стр.62].
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации.
30
В случае использования вычислительной техники данный процесс водится к
просмотру заявки, оформленной на сайте компании и уже занесенной в базу дан-
ных по мере их поступления, поиск информации будет производится при задании
необходимых параметров.. В таблице 1.7 произведен расчет эффекта внедрения.
Таблица 1.7
Таблица 1.7 Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее
количество
за рабочий
день
Время, необходимое для выпол-
нения одного действия, минут
Общее
время, ми-
нут
Просмотр заявки
10
1
10
Поиск необходимой
информации
5
2
10
Анализ информации
за период
0,5
5
2,5
ИТОГО, минут:
12.5
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов
ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников ООО
«ЛогистикКомпани» Кроме того, другими преимуществами автоматизации
рассматриваемого бизнес-процесса будут:
- централизованное хранение данных
- исключение потери данных
- структуризация данных
- более оперативная обработка данных
- выдача результатов в удобной форме на принтер и экран
- легкое изменение данных
- система авторизации
- сокращение времени оформления документов
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты ин-
формации
В компании OOO «ЛогистикКомпани» имеются нормативно-правовые и ор-
ганизационно-распорядительные документы такие как:
31
1. Регламент информационной безопасности:
- доступ сотрудников к служебной информации, составляющей коммерческую тай-
ну;
- доступ к использованию программного обеспечения, сконфигурированного
персонального под ООО «ЛогистикКомпани» (1С Бухгалтерия; CRM Fresh Office -
Система управления клиентами и партнерами; файловое хранилище).
2. Регламенты использования сети Internet, электронной почты ООО «Логистик-
Компани».
С целью более эффективного исполнения регламентов настроена служба
Active Directory на Windows Server 2003. Она позволяет настраивать и контролиро-
вать информационную безопасность.
Active Directory имеет следующую структуру:
- Доменные службы Active Directory - централизованные хранилища сведений
о конфигурации, запросах на проверку подлинности, а также сведений о всех
объектах, хранящихся в лесе. С помощью Active Directory можно эффективно
управлять пользователями, компьютерами, группами, принтерами, приложениями
и другими поддерживающими службы каталогов проектами из единого
безопасного, централизованного места[35.стр.128].
- Аудит. Все изменения объектов Active Directory записываются, поэтому
известно, что именно изменилось, какое значение имеет измененный атрибут
сейчас и какое значение он имел ранее.
- Точная настройка политики паролей. Политики паролей можно настроить
для отдельных групп внутри домена. Правило, согласно которому для каждой
учетной записи домена используется одна и та же политика паролей, больше не
действует.
- Повышение эффективности управления учетными записями пользователей,
применяемыми в качестве удостоверений для служб. Поддержка паролей учетных
записей служб (учетных записей пользователей, применяемых в качестве удосто-
верений для служб) - одна из тех задач, которые отнимают у ИТ-специалистов
больше всего времени. Если пароль учетной записи службы изменяется, службам,
которые используют соответствующее удостоверение, также необходимо указать
новый пароль. Чтобы разрешить эту проблему, Windows Server 2008 R2
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2197