Материал: Деловой немецкий. Учебное пособие. Ковыршина Е.О., Корнева Е.В

Nur gut verständliche Texte werden verstanden und nur

Verfasser mit klaren Vorstellungen sind zu solchen Schriften fähig. Diese Abfassungen haben dann neben der Verständlichkeit auch eine gewisse Überzeugungskraft.

Neben der Textgestaltung ist also auch die Gestaltung der Sprache sehr wichtig:

Abbildung: "Regeln für verständliches Schreiben"

3.5.1 Richtigkeit

Für die Rechtschreibung und richtige Zeichensetzung ist der Duden: Band 1 "Die deutsche Rechtschreibung" zu empfehlen Das ist die Neuauflage des Duden Band 1 "Rechtschreibung", mit allen wichtigen Änderungen der neuen Rechtschreibung. Hier wird auch die Zeichensetzung genau erklärt und das sehr kurz und anschaulich. Wer mit MS Word 6.0 arbeitet hat ein Rechtschreibund Silbentrennungsprogramm. Das Grammatikprogramm läuft meist nicht richtig und entfällt also. Deshalb hier die wichtigsten Kommaregeln:

Satzzeichen nach dem harmonischen Klang setzen,

Hauptsätze durch Komma trennen,

Gliedsätze (Nebensätze) vom übergeordneten Satz durch Komma trennen,

Aufzählungen mit Komma trennen, "und" / "oder" ersetzt das Komma,

Nachgestellte Appositionen; das sind erklärende Nebensätze, in Kommas einschliessen.

Nebensätze mit um ... zu werden durch Komma vom

Hauptsatz getrennt.

Spätestens am 5. August 2005 sollte die neue Rechtschreibung mit berücksichtigt werden.

3.5.2 Satzbau

Für Fragen, die die Grammatik betreffen weise ich auf Grammatikbücher hin.

Nachfolgend sind die wichtigsten Regeln nochmals zusammengefasst:

3.5.2.1 Wortstellung

Die Ausdrucksabsicht sollte in der Wortstellung sichtbar werden. Zum Beispiel kann das Wichtigste nach vorn, grundsätzlich sollte aber der sachlogische Zusammenhang erkennbar werden.

Satzende und Satzanfang eignen sich zur Verdeutlichung von sinntragenden Wörtern. Subjekt und Prädikat sollten zum besseren Verstehen weiter nach vorn.

Nach der langen Erprobungsphase in Die Herstellung des neuen Produktes läuft nach langer Erprobungsphase in

den provisorischen Werkhallen läuft den neuen Fabrikationshallen an.

nun am Montag auf dem neuen

Fabrikationsgelände die Produktion des neuen Produktes an.

3.5.2.2 Wortzusammenhang

Wenn Prädikate durch grammatische Erfordernisse getrennt werden, sollte ihre Zusammengehörigkeit erkennbar bleiben. Statt eingeschobener Nebensätze, versuchen Sie es mit hinten angestellten näheren Beschreibungen; das verschafft Übersicht und erhält Klarheit.

Glauben längst verloren, dass sich die Verhältnisse in Verloren seinem Land verbessern.

Verbesserung der landwirtschaftlichen verloren. seinem Land verbessern.

3.5.2.3 Satzlänge

Die Satzlänge sollte abwechslungsreich gestaltet sein, je nach Inhalt des Schreibens. Im Zweifelsfall können kürzere Sätze gewählt werden, die dem Betrachter zwar ins Auge springen können, aber wenig Aussagemöglichkeiten mitbringen. Also Abwechslung. Das schafft Aufmerksamkeit. Sätze mit ca. 15 Wörter sind im Durchschnitt "leicht verständlich".

Die Gewerkschaftssitzung ist beendet. Am Ende der

Gewerkschaftssitzung wurden die Verträge unterschrieben. Die Verträge sind unterschrieben.

(1 x 8 statt 4 + 4 Wörter)

Die Gewerkschafter der Firma und die Die Gewerkschafter der Firma und die Vertreter der Arbeitgeberseite sind

Vertreter der Arbeitgeberseite sind Vertreter der Arbeitgeberseite sind sich darin einig: Verlegung der Arbeitsplätze der Arbeitsvorbereitung Arbeitsplätze der Arbeitsvorbereitung in andere Bereiche, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfacher und effektiver arbeiten einfacher und effektiver arbeiten können.

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sich darin einig, dass

Arbeitsplätze der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der in andere Bereiche, damit die

Arbeitsvorbereitung an anderer müssten, um vereinfacht effektiv können.

Arbeit leisten zu können. (13 + 18 statt 38 Wörter)

3.5.2.4 Satzart

Wichtige Aussagen stehen in Hauptsätzen, die untergeordneten Aussagen stehen in Nebensätzen.

nicht so: sondern so:

Es ist bekannt, dass die Bekanntlich ist die Einarbeitungszeit für jeden Mitarbeiter nervenaufreibend.

Einarbeitungszeit für jeden

Mitarbeiter nervenaufreibend ist.

Alle Versandpapiere waren ausgefüllt Die Lieferung erfolgte rechtzeitig, da alle Versandpapiere ausgefüllt waren.

und die Lieferung konnte rechtzeitig erfolgen.

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3.5.2.5 Satzanordnung

Schachtelsätze vermeiden. Besser ist lineare Gedankenführung, zum Beispiel Hauptsätze mit nachfolgenden Nebensätzen.

(1 zweimal unterbrochener Hauptsatz, (2 Hauptsätze, 2 Nebensätze)

2 forlaufendende Nebensätze, 1 unterbrochener Nebensatz)

3.5.2.6 Logik

Logische Beziehungen zwischen Wörtern und Sätzen muss eindeutig sein. Besonders bei der Anwendung von Possesivpronomen (z. B. seine, meine, ihre) und Personalpronomen (z.

B. ich, du, er, sie, wir) können viele Missverständnisse entste-

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hen. Der Satz: "Mein Bruder besucht meinen Schwager; er wohnt in Ulm." macht nicht deutlich, wer von den Beiden tatsächlich in Ulm wohnt.

nicht so: sondern so:

Die Ehefrau holt ihren Mann ab, der Die Ehefrau holt ihren Mann, den sie auch nach vielen Ehejahren immer noch auch nach vielen Ehejahren immer noch liebt, von ihrer Freundin ab. liebt.

bei einem Freund ist, den sie auch nach vielen Ehejahren immer noch

4 Leitfaden und Bausteine <ALIGN=ABSMIDDLE SRC="bilder/signbook.gif"

Leitfaden und Bausteine, alles was für die Verfasser von Schriftstücken wichtig ist. Der Leitfaden ist der Wegweiser, die

Bausteine enthalten unter anderem Textbausteine, die eine zeitgemässe Briefkultur wiedergeben.

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4.1 Leitfaden

Dieser Leitfaden soll einen kurzen Überblick geben, wo man ein Schreiben anfängt und wie man rationell und effektiv vorgehen kann.

4.1.1 Vorbereitung

Für die Vorbereitung von Schreiben, welcher Art auch immer, empfiehlt sich eine Stoffsammlung. Überdenken Sie, was Sie aussagen möchten. Für kurze Schreiben, ist das schnell erledigt, es genügt oft die Zusammenfassung in Gedanken. Für mehrere Punkte, machen Sie sich Notizen. Um eine systematische Vorgehensweise zu erhalten beachten Sie liefern eine gute Aufbauhilfe.

Eine einfache Gliederung der Stoffsammlung (Ihrer Notizen) besteht aus drei Teilen:

Anfang

Hauptteil

Schluss

Damit können Sie Ihr Schreiben folgendermassen aufgliedern:

Anfang

Hauptteil

Schluss

Was am Anfang oder am Ende steht ist imprägnant, achten Sie darauf.

Beachten Sie bitte, dass auf einen Gedanken ein anderer folgt. Werden die Gedankenflüsse nachvollziehbar, dann ist auch die Nachricht verständlich.

4.1.2 Erster Schritt

Für den ersten Schritt empfiehlt sich der Aufbau der äusseren Form. Im wird genau auf die äussere Form eingegangen.

Hierfür sind zwei Punkte besonders wichtig: Klären Sie:

notieren Sie alle wichtigen Daten auf dem Schreiben

welche Form von Schreiben Sie verfassen möchten Warum wichtige Daten notieren? Das ist wichtig für den

richtigen Dokumentenfluss beziehungsweise für die richtige Ablage (siehe).

Für Empfänger ausserhalb Ihres Betriebes verfassen Sie ein offizielles Schreiben für Empfänger innerhalb ein innerbetriebliches Schreiben. Durch die Festlegung einer äusseren Form wird das Schreiben beschleunigt. So kann eine Starthilfe gegeben werden, wobei das wiederholte Auseinandersetzen mit den wichtigsten Daten eine Wiederholung der Inhaltspunkte bedeutet. Sie ergibt eine Gedankenstruktur und damit die Gliederung für das Schreiben.

Rationalisieren Sie Ihre Arbeit in diesem Schritt und fertigen Sie sich Formatvorlagen für wiederholende Schreiben an.

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4.1.3 Zweiter Schritt

Im zweiten Schritt setzen Sie Ihre Gedanken in geschriebene Sprache um. Hierzu folgende Ratschläge:

bleiben Sie Ihrem Gedankengang treu,

verwenden Sie simple Formulierung,

halten Sie sich vor Augen, wie der Empfänger vers-

teht,

fragen Sie sich immer wieder: "Was wollte ich sa-

gen?"

Haben Sie Schwierigkeiten den Anfang zu formulieren?

Im Kapitel 4.2.1"Der Anfang" haben wir einige Tips für Sie.

4.2 Briefbausteine

Neben einer Zusammenfassung sind hier Textbeispiele und Textbausteine aus der Praxis.

4.2.1 Der Anfang

Am Anfang des Briefes sollte man nie: Den Betreff wiederholen,

Einen Negativen Eindruck verursachen - beginnen Sie nicht mit "leider",

Eine Phrase schreiben - "wir haben Ihren Brief erhal-

ten".

Für den Anfang empfiehlt sich, dass Sie:

direkt mit der Sache anfangen, ohne Umschweife, mit einem Dank anfangen - "vielen Dank ...",