В результате обобщения этих характеристик примем в качестве наиболее общего определения сценария следующее: сценарий - это последовательное описание альтернативных гипотетически возможных вариантов развития событий в будущем, которое отражает различные точки зрения на прошлое, настоящее и будущее, а также которое может служить базисом для планирования действий [10, с. 25].
История удачного применения сценарных моделей некоторыми корпорациями, а также рост их популярности в государственном стратегическом планировании позволяет рекомендовать сценарный подход для причинно - следственного анализа таможенных операций Уральского таможенного управления.
Для построения сценариев используется широкий спектр методов, в том числе методы с участием заинтересованных лиц и аналитические методы. Методы первого типа позволяют на начальных этапах сценарного исследования собрать различные идеи для сценариев через проведение общественных слушаний, воркшопов, фокус - групп и пр. Аналитические методы включают концептуальное и компьютерное моделирование для изучения возможных в будущем взаимодействий между выбранным набором переменных: внутренними и внешними факторами, ограничениями, сценарными параметрами.
Построение концептуальной формализованной сценарной модели таможенных операций обусловливаться выбором методологий структурного моделирования: функциональной и объектно-ориентированной. При построении сценарных моделей процессов рационально использовать современные программные средства моделирования - автоматизации проектирования (CASE - технологии). В этих системах в специальном репозитории (хранилище метаинформации) автоматизированно поддерживаются сценарные модели бизнес - процессов, что позволяет ускорить корректировку результатов моделирования проблемной области [12, с. 56].
Сценарные модели структурного анализа деловых и информационных процессов (функционально-ориентированного или объектно-ориентированного моделирования) реализованы в таких известных программных продуктах (далее - ПП), как, например, Design/IDEF, BPWin, ARIS Toolset, ERWin, Rational Rose, Business Studio, OOWin [29]. Главная задача этих программ заключается в обеспечении понимания сути протекающих процессов, а также в определении направлений изменений и участвующих структурных подразделений. Кроме того, в рамках рассматриваемых программных продуктов можно выполнить функционально-стоимостной анализ процесса. Функционально-стоимостной анализ направлен на определение стоимости процесса. Он позволяет рассчитать себестоимость услуги (продукции) через перенос затрат на стоимость выполняемых процессов пропорционально драйверам ресурсов. За драйвер временных ресурсов принимается время, затрачиваемое ресурсом на выполнение процесса. За драйвер материальных ресурсов принимается количество повторений процесса. Время выполнения и количество повторений процесса определяются посредством имитационного моделирования. Для каждого эксперимента можно задать время начала и окончания в абсолютных единицах с привязкой к конкретной дате календаря.
Для динамической оценки имеющихся таможенных процессов Уральского таможенного управления при наличии развитой функционирующей информационной системы и информационного хранилища могут использоваться программные средства, где реализованы методы анализа реальной статистики. К таким ПП относят SPSS, SAS, Oracle Express, Business Objects [13, с. 296]. В противном случае применяются пакеты имитационного сценария моделирования, например, ПП Re Think, РДО, Ithink, Workflow Analyser, Pilgrim, Service Model [29]. Имитационные сценарии процессов позволяют формировать такие характеристики, как производительность (объемы производства, закупок, сбыта), временные и стоимостные характеристики процессов и отдельных функций, степень и стоимость использования ресурсов.
Сценарии в современных программных средствах моделирования задаются с помощью графических нотаций, позволяющих описывать поведение и обладающих высокой степенью наглядности.
Например, разработка сценарных моделей процесса таможенного оформления грузов. Процесс таможенного оформления грузов различается тем, что все материальные, информационные, финансовые потоки имеют изменяющиеся во времени характеристики (например, такие как интенсивность поступления грузов и ДТ в различные периоды времени по различным таможенным режимам и постам). Последствием динамичности процесса таможенного оформления является неравномерность загрузки инспекторов Уральского таможенного управления, использования информационной системы и других ресурсов, финансовых потоков.
Целью разработки сценарной модели таможенного оформления ДТ является обеспечение наглядности процесса и выбор инструментария расчета показателей эффективности процесса таможенного оформления и контроля прохождения грузов за длительный период времени.
В качестве критериев оценки эффективности процесса таможенного оформления в Уральском таможенном управлении предлагается использовать следующие показатели: средняя длительность процесса таможенного оформления (далее - ТО) ДТ в целом и по отдельным этапам и операциям; производительность системы (объемы обрабатываемых ДТ за различные периоды времени); степень загрузки персонала различных категорий таможенных постов и функциональных отделов таможни по всему процессу и отдельным операциям ТО; степень загрузки информационной системы по всему процессу и отдельным операциям.
Таможенное оформление ДТ осуществляется в основном в отделах таможенного оформления и таможенного контроля на таможенных постах Уральского таможенного управления, при необходимости принятия решений в более сложных случаях, в функциональных отделах Уральской таможни. Технологический процесс ТО охватывает выполнение следующих основных этапов: предварительные операции, прием и регистрация ДТ, контроль за кодом товара и соблюдением мер нетарифного регулирования, валютный контроль и контроль за таможенной стоимостью, контроль за таможенными платежами, досмотр и выпуск.
В имеющейся информационной системе все этапы технологического процесса таможенного оформления ДТ, как правило, осуществляются последовательно инспектором. Такая возможность достигается благодаря тому, что основные функции по контролю ДТ берет на себя информационная система [18, с. 79].
При необходимости функции контроля ДТ по различным этапам таможенного оформления могут быть запараллелены благодаря использованию локальной вычислительной сети в режиме «клиент - сервер». Благодаря автоматизации функций контроля ДТ по всем этапам таможенного оформления основной объем работы выполняется на таможенном посту Уральского таможенного управления, а необходимое уточнение в функциональных отделах Управления убыстряется за счет автоматической передачи данных по каналам связи и автоматизации функций инспекторов функциональных отделов. В разработанной сценарной модели отображается таможенное оформление ДТ на одном из таможенных постов Уральского таможенного управления, который взаимодействует со складом временного хранения (далее - СВХ) и функциональными отделами Управления. В качестве базового процесса таможенного оформления рассматривается таможенный режим выпуска товаров в свободное обращение.
3.2 Формирование системы программного управления в деятельности Уральского таможенного управления
Программное управление основано на тщательной разработке заданной программы с разделением ее по уровням системы с указанием последовательности ее выполнения. Этот тип управления наряду с вышеуказанным предлагается применять в управленческой деятельности Уральского таможенного управления. Наиболее рельефно этот тип управления просматривается в решении фискально - контрольных задач по формированию доходной части федерального бюджета, в развитии региональных таможенных управлений, создании и оборудовании сети автомобильных пунктов пропуска через таможенную границу и других.
В целевом управлении цель играет основную роль и определяет характер и ход управленческой деятельности. Содержанием целевого управления является его исключительно высокая аналитичность при определении проблемы управления; предельно строгое и четкое формирование цели управления; структуризация проблемы управления, построение «дерева целей»; достаточно высокая корреляция между целями, задачами и организационной структурой управления. В целевом управлении большую роль играет прогнозирование. В практике управления его типы достаточно часто применяются в сочетании. Наиболее эффективным сочетанием является сочетание программного и целевого типов управления - программно-целевой тип управления, который в настоящее играет исключительную роль в деятельности Уральского таможенного управления.
Управление по отклонениям имеет место на всех уровнях иерархии управления таможенными органами, так как строится главным образом по складывающимся ситуациям. В этом типе управления цели не придается большого значения.
В управлении таможенными органами функции управления занимают важнейшее место, так как они выявляют сущность и содержание управленческой деятельности на всех уровнях и являются отражением распределения обязанностей в сфере управления, требуют определенной очередности и единства действий при их реализации для получения намеченных результатов. Функция управления - это конкретный вид управленческой деятельности, для реализации которого требуются определенные управленческие работы (операции). Классифицируя функции управления в системе Уральского таможенного управления, их можно разделить на общие функции управления, отражающие стадии процесса управления, и конкретные (специфические) функции управления конкретными видами оперативно-служебной деятельности Уральского таможенного управления. Общие функции управления раскрывают сущность управления, они универсальны, так как характеризуют процесс управления любым объектом. К общим функциям управления относятся: анализ и прогнозирование оперативной служебной обстановки, планирование, организация, регулирование, учет и контроль.
Анализ деятельности Уральского таможенного управления обнаруживает существенные расхождения между фактическим и желаемым положением дел. Реформирование Уральского таможенного управления во многом сводилось к изменениям отдельных процедур. При этом внимание уделялось самым актуальным проблемам, не затрагивая общих вопросов деятельности Уральского таможенного управления. Реформы отвлекали значительные ресурсы и большей частью преследовали цель увеличить поступления в федеральный бюджет. Однако эти изменения не затрагивали всех сторон практической работы таможенной службы, следовательно, не давали желаемых результатов.
Существующая организация деятельности Уральского таможенного управления в значительной степени ограничивает возможности устойчивого повышения качества выполнения возложенных на нее функций и, в конечном счете, снижает эффективность ее деятельности. По нашему мнению, существует противоречие между требуемым и существующим уровнями ее эффективности. В настоящее время управление деятельностью Уральского таможенного управления осуществляется на основе линейно-функциональной организационной структуры [22, с. 43]. Такая структура в целом обеспечивает возможность достижения целей деятельности Уральского таможенного управления, но не обладает достаточной гибкостью и адаптивностью. В управлении таможенными органами как способ достижения основных целей и задач доминируют организационно-распорядительные и правовые методы управления [12, с. 39]. Регламентирование, нормирование и методическое инструктирование основаны на соблюдении правил и процедур. Оценка деятельности подразделений Уральского таможенного управления происходит в значительной мере по тому, насколько четко эти процедуры соблюдаются [7, с. 9]. Такой подход зачастую не дает возможности оценить результативность деятельности Уральского таможенного управления, т. е. степень достижения поставленных перед ней целей.
В связи с этим основным направлением совершенствования управления деятельностью Уральского таможенного управления является внедрение и использование современных методов управления. Новая модель управления должна ориентироваться на стратегические цели, оценивать уровень их достижения, включать мониторинг затрат и результатов и фокусироваться на качестве деятельности Уральского таможенного управления. Современная модель управления в таможенных органах должна предусматривать непрерывное улучшение баланса между планами и результатами деятельности, постоянно выверяя направление движения. Основная проблема совершенствования управления деятельностью Уральского таможенного управления заключается в том, что применение отдельных методов и инструментов в практической деятельности Уральского таможенного управления не носит системного характера, вследствие чего не происходит их интеграция. Это затрудняет переход от традиционной к новой модели управления, и на данном этапе в таможенных органах наблюдается смешение этих двух типов моделей.
В основу современной концепции процессно-ориентированного подхода положено управление результативностью, охватывающее все иерархические уровни управления и процессы. Процессно-ориентированный подход помогает понять движущие силы организации и уровень потребления ресурсов, что позволяет контролировать и планировать будущие результаты деятельности исходя из показателей системы. Структура деятельности Уральского таможенного управления строится по иерархическому типу: деятельность, подвиды деятельности и составляющие их процессы. Реализация каждого из этих процессов оценивается с помощью соответствующих показателей. Для объединения показателей в единую систему видам, подвидам и показателям деятельности присваиваются весовые коэффициенты, определяемые их приоритетностью. Каждый показатель имеет свою шкалу измерения (рубли, проценты и т. д.). Следовательно, необходимо привести все показатели в единую систему. Итоговый показатель образуется на основе сложения значений показателей по всем видам деятельности: таможенной, административно-хозяйственной, финансово-экономической и социальной.
Таким образом, оценка деятельности Уральского таможенного управления будет многоступенчатой. При этом общая итоговая оценка включает вклад каждого вида деятельности, подвида деятельности и процесса. Отклонение процесса от плановых показателей приводит к необходимости диагностирования системы для выявления в ней слабых звеньев и выработки и принятия обоснованных управленческих решений. Применение такого подхода позволит устанавливать корректные и достижимые значения показателей. Установление таких значений показателей будет способствовать выполнению планов, однозначно прослеживать влияние фактора, который они характеризуют, и уровень достижения стратегических целей и тактических задач.