Внедрение KPI позволяет увеличить контроль деятельности госслужащих со стороны общества, так как позволяет выстроить эффективную систему управления, направленную на результат. Результат должен быть обозначен в рамках измеримых обществом целей, поставленных Правительством РФ перед государственными служащими.
Кадровая составляющая реформирования системы государственного управления закономерно считается центральной. Внедрение технологии KPI позволяет определить результативность ведомств и министерств, их подразделений и отдельных работников. Как мы уже отмечали, технология KPI основывается на стратегических целях государства в области управления кадрами, под которые подводятся конкретные показатели на заданный период времени. При этом цели, как и наборы показателей, могут меняться. Понятие эффективности формируется, например, с помощью таких показателей, как рейтинги органов власти, доля выполненных в установленный срок заданий и поручений, доля госслужащих, повышенных в должности по итогам аттестации, отношение суммы выплаченной премии к штатной численности, соотношение расходов на государственное управление и осуществляемых им функций.
Проблемы управления персоналом государственной службы и использование KPI
В настоящее время многочисленные проблемы с управлением кадрами государственной службы можно сгруппировать в несколько основных блоков.
Первый блок проблем - недостаточная квалификация государственных служащих. Чиновники часто не в состоянии решать задачи, которые ставит перед ними общество, особенно в условиях реформирования системы государственного управления. Сказывается недостаток профильного образования и опыта, не хватает профессиональных знаний, умений и навыков, на низком уровне остается владение компьютерными технологиями и иностранными языками. Депрофессионализация чиновников особенно ярко выступает на фоне старения кадрового состава, уменьшения состава среднего звена управления в госорганах. Наиболее дееспособные кадры уходят из государственной службы в бизнес-структуры. При этом существующая система подготовки, переподготовки и повышения квалификации госслужащих, по мнению экспертов, не только не способствует изменениям на государственной службе, но и часто, напротив, тормозит развитие кадрового потенциала государственной службы. Система подготовки госслужащих требует модернизации, привлечения к преподавательской работе действующих профессионалов-практиков. Необходим пересмотр образовательных стандартов и создание условий для развития конкуренции на рынке образовательных услуг для государственных служащих.
Вторая общая проблема - проблема корпоративной культуры государственной службы. Ценности и нормы, морально-этические установки чиновников часто несовместимы с представлением об эффективной государственной службе. Таким образом, с одной стороны, чиновники, как правило, не удовлетворены положением дел, с другой стороны, они же негативно воспринимают любые изменения. Внедрение кадровой технологии ключевых KPI позволит реализовать главную задачу в области управления персоналом, основными ценностями которой являются самостоятельное достижение целей и вознаграждение в соответствии с полученными результатами. KPI могут найти свое выражение во внедрении дифференцированной оплаты труда, вознаграждении по результатам деятельности, открытых кадровых конкурсах - тех элементов реформы, которые могут положительно повлиять на изменения в традиционно сложившейся структуре управления кадрами.
Третий блок проблем связан с привлекательностью государства как работодателя на рынке труда. Труд государственного служащего существенно недооценен, особенно, что касается среднего руководящего состава органов власти. Согласно Указу Президента РФ от 10.04.2004 N 519 «О совершенствовании оплаты труда лиц, замещающих отдельные государственные должности Российской Федерации и лиц, замещающих отдельные должности федеральной государственной службы», размер денежного содержания гражданских служащих был увеличен. Тем не менее, для квалифицированных специалистов он по-прежнему оставался явно занижен по сравнению с аналогичными позициями в бизнес-структурах. В то же время, как показала практика, не стоит ожидать, что механическое повышение денежного содержания чиновников без обновления кадрового состава даст соразмерное увеличение эффективности труда. Определенные шаги в реформировании оплаты труда госслужащих предпринимаются, о чем свидетельствует Постановление Правительства РФ от 05.08.2008 N 583 (ред. от 29.09.2008) «О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и федеральных государственных органов...», но насколько они окажутся эффективными, покажет время [16].
Решение описанных групп проблем предполагает следующие направления действий:
разработка и внедрение кадровой технологии KPI в государственную кадровую стратегию;
реализация единой кадровой политики с использованием ключевых показателей эффективности (KPI);
модернизация кадровых служб государственных органов и повышение квалификации кадровиков;
реформирование системы оплаты труда государственных служащих на основании ключевых показателей эффективности [13].
Первым шагом на пути к разработке и внедрению ключевых показателей эффективности, т.е. достижению желаемого результата, является определение государственными структурами основополагающих задач. Отделы кадров государственных структур могут использовать различные способы для определения важнейших направлений работы и показателей для этих направлений. Однако стоит учитывать, что для каждого министерства и ведомства KPI уникальны; они могут меняться по мере продвижения организации к намеченной цели.
На уровне отдельного государственного служащего и на уровне организации в целом используются одни и те же принципы и критерии определения ключевых показателей эффективности, но акцент и параметры измерения различны. Однако все они должны базироваться на принципах SMART.
Словарь управления персоналом. Термин SMART представляет собой аббревиатуру и означает следующий набор критериев для определения целей. То есть цели должны быть:
- Specific - конкретными,
- Measurable - измеримыми,
- Achievable - достижимыми,
- Realistic - реалистичными,
- Time bounded - ограниченными во времени [5].
Несмотря на то, что процесс разработки ключевых показателей несложен, многие государственные структуры все равно будут испытывать определенные затруднения при их определении в связи с отсутствием достаточного опыта и практики. Причиной этого может служить тот факт, что они не концентрируются на основных факторах, влияющих на функционирование предприятия, и не назначают ответственных лиц для каждого из ключевых показателей эффективности; для решения подобных проблем при использовании методики KPI необходимо учитывать следующие правила:
- KPI должны измеряться по одной схеме;
- KPI должны основываться на достоверных данных;
- KPI должны быть понятны и просты в использовании;
- KPI должны соответствовать тому, что они измеряют [6].
При реализации кадровой технологии KPI очень важно, чтобы используемые показатели были понятны всем государственным служащим, участвующим в процессе. KPI позволяет свести представления о том, как нужно функционировать, в частности, исполнять проект, к единому пониманию, придать целевую направленность деятельности сотрудников и подразделений. Общая для всех система координат позволяет ориентироваться в процессе принятия и исполнения решений, повысить эффективность деятельности госоргана и направить усилия государственных служащих на достижение стратегических целей организации.
Рассмотрим вариант определения группы ключевых показателей эффективности для деятельности служб по управлению персоналом государственных органов. Реализация единой кадровой политики в государственных структурах с использованием KPI поможет обеспечить своевременный, объективный и всесторонний анализ работы кадровой службы и измерение ее эффективности и позволяет:
- выделить в работе отдела кадров приоритетные направления, обеспечивающие реализацию стратегии министерства или ведомства;
- оценить вклад отдела управления персоналом в ее осуществление;
- контролировать затраты на персонал;
- измерять не только итоговые показатели деятельности, но и опережающие, по которым можно судить, в правильном ли направлении происходят изменения [13].
KPI и функции управления персоналом государственных служб
Как правило, в ведомствах в разработанной системе ключевых показателей эффективности все сбалансированные показатели соответствуют функциям, за которые отвечают структурные подразделения службы персонала.
Традиционно к ним относятся:
- реализация политики управления кадрами;
- организация труда государственных служащих и их мотивация;
- обеспечение потребности в персонале;
- управление составом сотрудников;
- адаптация персонала государственных структур;
- развитие персонала;
- оценка персонала, обучение персонала [5].
Рассмотрим их по порядку. Реализация политики управления кадрами. Фактором успеха в государственных структурах считается совершенствование системы управления персоналом. Она обеспечивается за счет проводимой кадровой политики, представляющей собой комплекс мероприятий, нацеленных на решение кадровых проблем и формирование коллектива, который способен адекватно реагировать на меняющуюся политическую ситуацию и обеспечивать эффективное функционирование отдела. В качестве исходных элементов формирования и реализации кадровой политики выделяются пять основополагающих направлений: стандартизация процессов управления персоналом, подбор, адаптация, развитие, мотивация.
Ключевыми показателями эффективности планируемого успеха в данном случае являются рейтинг удовлетворенности государственных служащих работой службы персонала и количество реализованных в ведомстве стратегических проектов в области управления персоналом.
Совершенствование системы управления персоналом в государственных органах должно заключаться в регулярном проведении исследований удовлетворенности внутренних потребителей работой кадровой службы.
Организация труда государственных служащих и их мотивация. Обеспечение высокой эффективности выполнения планов и применения установленных систем оплаты и стимулирования труда становятся основными целями работы по организации труда кадровыми службами.
Ключевыми показатели эффективности могут быть:
- средний уровень заработной платы по категориям. Он должен быть конкурентоспособным, что подтверждается текучестью кадров (например, ее средний уровень в Министерстве атомной промышленности РФ за последние три года составляет 5,5 - 6 %);
- средний уровень выплат по компенсациям и социальным льготам;
- отклонение среднесписочной численности персонала от плановой;
- отклонение фонда оплаты труда от бюджета [5].
Совершенствование системы организации труда и мотивации предполагает обеспечение конкурентного уровня оплаты труда в государственных структурах по сравнению с бизнес-структурами, а также проведение мониторинга и прогнозирование необходимой численности кадров. Для этого ежедневно должны учитываться сотрудники, принятые на работу (в том числе внешние совместители), и уволенные, переведенные в другое ведомство, ушедшие в декретный отпуск (вышедшие из него). Расчет и прогнозирование в данном случае осуществляется с учетом влияния предыдущего месяца на отчетный. Обеспечение конкурентного уровня оплаты труда достигается организацией системы материального стимулирования по основным показателям результатов работы. Каждое подразделение госструктур имеет возможность получать дополнительный доход в зависимости от эффективности своей деятельности [7].
Обеспечение потребности в персонале. Ключевые факторы успеха в данной области могут быть выражены в своевременном восполнении потребности государственных структур в персонале необходимого качества и снижении финансовых затрат на привлечение сотрудников.
Ключевые показатели эффективности:
- рейтинг привлекательности министерства или ведомства как работодателя на рынке труда;
- процент внутреннего заполнения вакансий;
- процент сотрудников, принятых в соответствии с заявками руководителей структурных подразделений;
- средние расходы на наем одного работника.
Управление составом сотрудников. Ключевые факторы успеха заключены в поддержании качественного и количественного состава персонала на оптимальном уровне.
Ключевые показатели эффективности:
- средний возраст сотрудников;
- образовательный уровень;