Дипломная работа: Исследование и разработка информационной системы электронного документооборота на примере "Строительной организации ООО "MBM"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
54
− создания информационной системы, которая содержит ряд готовых
решений, также электронные версии всех документов;
− автоматической регистрации новых документов;
− возможности создания требующихся запросов к информационной
системе;
− решается трудность обеспечения защиты от несанкционированного
доступа, то есть каждый пользователь имеет собственный логин и пароль
− передачу документов производить с помощью индивидуальных
компьютеров, тем уменьшить время на передачу документов ответственным
лицам для подписания, изучения и принятия управленческих решений.
Предложения по автоматизации процесса управления строительной
компанией
Для ликвидации недочетов предлагается распространение программного
продукта, который обеспечивает:
− классификацию учета и хранения документов;
− оперативный доступ к документам и отчетам;
− продуктивное управление процессами движения и обработки
документов;
− сокращение времени процедур согласования договоров и принятия
решений;
− сокращение непроизвольных издержек рабочего времени работников;
− минимизацию финансовых издержек на учет договоров.
Получаем всепригодный программный продукт для организации системы
договорной работы в организации. Программа автоматизирует учет договоров, и
дозволяет интегрировать ведение договоров в планово-финансовый контур
компании.
Рассмотрим главные возможности программы.
Подготовка договоров:
На этапе подготовки договоров, программа дозволяет зафиксировать всю
55
нужную информацию о контрагенте, с которым будет заключен контракт. А так
же отразить в карточке договора данные о преддоговорных соглашениях с
вероятными партнёрами. Журнал договоров, дозволяет организовать систему
плановой работы в рамках договорной кампании, при большом числе возможных
контрагентов.
Согласование договоров:
Ответственный за договоры, сформировывает в программе лист
согласования и передает его в соответствующие подразделения для согласования.
Потом информация о согласовании регистрируется в карточке контракта.
Формирование бланков документов:
Гибкий механизм формирования бланков документов дозволяет без
излишних сил сформировывать бланки документов задействуя обычные
текстовые редакторы Майкрософт Word либо OpenOffice Writer. При всем этом
есть возможность задать группы бланков документов, в зависимости от типов
заключаемых договоров.
Ведение журнала договоров компании:
Система дозволяет вести перечень договоров в удобной для пользователя
форме, а так же сформировывать нужные в работе подборки договоров. Журнал
договоров полностью может поменять все другие реестры договоров в
организации. Удачный механизм отбора данных дозволит сформировывать все
нужные реестры из 1-го места, при всем этом будут доступны все нужные данные
по договорам. Кроме электронного варианта журнала, в программе есть
возможность сформировать печатную форму списка договоров.
Планирование:
Планирование делается в разрезе платежей и выполнению по договорам.
Есть возможность сформировать готовые подборки для соответственных служб
компании. План-график платежей для бухгалтерии, воплощения актуальных
платежей по договорам покупки.
Контроль выполнения договоров:
56
Программа дозволяет соединить данные по платежам со счетов
бухгалтерского учета и сведения о плановых платежах из календарного плана
карточки договора. Аналогично для плана выполнения и данных в соответствии
с документами реализации и поступления продуктов и услуг. Гибкая система
отчетов дозволяет отразить в одном отчете «ведомость план-факт» получить
разные виды группировок при сравнении плановых и реальных данных, а так же
избрать данные по произвольному отбору.
Система дозволяет держать под контролем не только отклонения действий
контрагента, но и отклонения от графиков контракта внутренних служб
компании.
Изучение итогов договорной работы:
Система формирования отчетных данных, дозволят при анализе работы
получать подборку по произвольным реквизитам, обозначенным в карточке
договора.
Гибкость системы формирования отчетов дозволяет сделать
предопределенные опции для быстрого доступа к нужным данным.
По мере необходимости отчеты могут быть сохранены в формате Excel для
следующего изучения и оформления.
Не считая формирования бланков документов, система дозволяет сохранять
все сопутствующие документы в карточке договора. Тем существенно
облегчается поиск смежных с договором документов разными службами
компании.
Внутри карточки договора в виде файлов могут быть сохранены, к
примеру:
− отсканированные оригиналы договоров;
− схемы и спецификации;
− табличные документы;
− документы случайного содержания.
57
2.5 СОСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ МОДЕЛИ ДАННЫХ
СПРАВОЧНИКОВ
Разрабатываемая внутрикорпоративная информационная система будет
работать со следующими связанными между собой справочниками: документ;
отделы; сотрудники; клиенты; заказы; оплата; комплектующие; поставщики.
Поля и связи данных справочников представлены на рисунке 20.
Наполнение справочников доступно для редактирования администраторам
системы. Например, появился новый отдел, соответственно, для того, чтобы
сотрудники данного отдела были включены в общий процесс, необходимо в
справочник «Отделы» добавить название нового отдела, а в справочник
«Сотрудники» добавить фамилии и должности сотрудников нового отдела.
Рисунок 20 – Схема данных
20
Ниже в таблицах 7-15 представлено описание полей справочников
разрабатываемой системы.
58
Таблица 7
Описание полей справочника «Документ»
21
Имя поля
Тип данных
Ограничения
Код документа
Счетчик
Первичный ключ
Раздел документа
Короткий текст
Название документа
Короткий текст
Внешний ключ
Инициатор
Короткий текст
Внешний ключ
Согласующие
Короткий текст
Внешний ключ
Исполнитель
Короткий текст
Внешний ключ
Срок рассмотрения
Вычисляемый
Обязательное поле
Дата создания
Дата и время
Обязательное поле
Дата редактирования
Дата и время
Дата закрытия
Дата и время
Статус документа
Короткий текст
Обязательное поле
Приоритет
Логическое
Описание
Длинный текст
Файл
Вложение
Табельный номер
инициатора
Счетчик
Обязательное поле
Табельный номер
исполнителя
Счетчик
Обязательное поле
Таблица 8
Описание полей справочника «Отделы»
Имя поля
Тип данных
Ограничения
Код отдела
Счетчик
Первичный ключ
Наименование отдела
Короткий текст
Внешний ключ
Код должности
Счетчик
Наименование должности
Короткий текст
Описание
Длинный текст
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/8744