Дипломная (вкр): Модернизация автоматизированной информационной системы учета товара
Также для менеджера по закупкам важна информация о товарах, которые плохо
реализуются или не продаются совсем. Эту информацию можно выбирать вручную с
различных отчетов, но это длительный процесс, занимающий много времени и
требующий большой внимательности. Инвентаризация в программе означает
формирование соответствующих корректирующих проводок с остатками товаров для
выведения их на количество, посчитанного во время учета. После проведения учета
все ведомости снятия остатков (документы "Инвентаризации") находятся
в общем журнале документов и не должны быть проведенные, рисунок 15. Общий вид
документа «Инвентаризация» приведен на рисунке 16.
Рисунок 15 - Журнал документов «Инвентаризация»
Для сверки результатов по инвентаризации с ревизорами необходимо распечатывать как сводные по комиссиям, так и отдельные листы. В программе предусмотрена печать сводной по комиссии, сводной по комиссиям. А печать отдельно листов инвентаризационных ведомостей производится обычно путем включения режима отметки и ручного выделения листов, которые необходимо распечатать по каждой из комиссий.
Если учесть, что учет обычно проводится десятью комиссиями примерно по 20
листов в каждой, то печать ведомостей для сверки занимает большой промежуток
времени.
Рисунок 16 - Внешний вид документа «Инвентаризация»
Грамотное использование документов и печатных форм программы по инвентаризации позволяют быстро и точно произвести инвентаризацию и все вытекающие из ее результатов складские операции.
.3 Постановка задач
2.3.1 Постановка задачи построения базы данных
Дано:
1. Потоки данных, характеризующие документы;
2. Система управления базами данных: MS SQL Server;
. Методика построения реляционной базы данных;
. Ограничение: предусмотреть хранение шаблонов типовых документов в базе данных;
. Критерий: среднее время τср, затрачиваемое на поиск и выдачу
информации на один запрос:
τср
= τпср
+ τвср,
где τпср - среднее время, затрачиваемое на поиск информации,
τвср - среднее время, затрачиваемое на выдачу информации.
Требуется: построить базу данных, которая удовлетворяет ограничению и минимизирует критерий.
.3.2 Постановка задачи модернизации информационной системы
Дано:
1. Система прототип торгово-складской комплекс (1С:Торговля Склад 7.7 версия 1.4);
2. Язык программирования 1С;
. Стандартный отчет «Планирование закупок»;
Критерий:
Среднее время (Q)
поиска учетной информации и формирование выходных документов, определяется по
формуле (1):
(1)
где N - количество документов,
τ - время, затрачиваемое на формирование i-го документа,
i- порядковый номер документа;
Требуется:
. Усовершенствовать структуру информационной системы торгово-розничного предприятия:
доработать стандартный отчет «Планирование закупок»,
создать дополнительный внешний отчет «Нулевая реализация»,
создать дополнительную внешнюю обработку «Пакетная печать инвен-таризаций»;
2. Интегрировать разработанные алгоритмы в действующую конфигурацию информационной системы.
.4 Проектирование базы данных
Для полноценного функционирования информационной системы обязательным условием является наличие базы данных, которая будет хранить всю необходимую информацию. База данных должна удовлетворять всем необходимым требованиям предъявляемым системой. Основная задача базы данных состоит в обеспечении целостности хранения всей информации в требуемом виде и с требуемой надежностью.
.4.1 Разработка модели базы данных
В данной информационной системе база данных предназначена для учета и управления документооборотом, а также для удобного и доступного хранения документов предприятия. База данных должна обеспечивать:
учет и хранение всех необходимых документов;
хранение данных о сотрудниках организации;
отслеживание статусов документов в режиме реального времени;
предоставление доступа к информации соответствующим лицам;
формирование данных по документам и их исполнителях.
Для проектирования модели базы данных необходимо четко определить, исходя из описания предметной области, какую именно информацию она должна хранить. Все данные хранятся в виде взаимосвязанных между собой сущностей. Каждая сущность является множеством подобных индивидуальных объектов, называемых экземплярами. Каждый экземпляр индивидуален и должен отличаться от всех остальных экземпляров. Атрибут выражает определенное свойство объекта. С точки зрения базы данных (физическая модель) сущности соответствует таблица, экземпляру сущности - строка в таблице, а атрибуту - колонка таблицы [11].
Построение модели данных предполагает определение сущностей и атрибутов, то есть необходимо определить, какая информация будет храниться в конкретной сущности или атрибуте. Сущность можно определить как объект, событие или концепцию, информация о которых должна сохраняться. Сущности должны иметь наименование с четким смысловым значением, именоваться существительным в единственном числе, не носить "технических" наименований и быть достаточно важными для того, чтобы их моделировать.
В первую очередь база данных должна хранить информацию о потоках документов (входящие, внутренние и исходящие документы), а именно:
тип документа;
статус документа;
дату регистрации;
сроки исполнения;
подписчиком и исполнителей;
ссылки на сами документы.
Так как все действия и операции над документам выполняют сотрудники техникума необходимо учитывать их персональные данные, такие как:
фамилия, имя, отчество;
адрес электронной почты;
авторизационные данные для работы с системой;
подразделение, в котором работает сотрудник.
2.4.2 Инфологическое моделирование
Проектируемая база данных состоит из следующих сущностей:
. Сущность «Сотрудники» содержит информацию о сотрудниках организации.
Перечень полей, их атрибуты и ограничения сущности «Сотрудники» представлен в
таблице 1.
Таблица 1
Сущность «Сотрудники»
|
Атрибут |
Тип данных (длина) |
Ограничение |
|
IDСотрудника |
Числовой (счётчик) |
Not null |
|
ФИО |
Строковый (30) |
|
|
|
Строковый (20) |
|
|
Логин |
Строковый (20) |
|
|
Пароль |
Строковый (8) |
|
|
IDКабинета |
Числовой |
>0 |
|
IDДолжности |
Числовой |
>0 |
|
IDГруппы |
Числовой |
>0 |
. Сущность «Подразделения» является справочником подразделений техникума,
содержит в себе наименования подразделений. Перечень полей, их атрибуты и
ограничения сущности «Подразделения» представлен в таблице 2.
Таблица 2
Сущность «Подразделения»
|
АтрибутТип данных (длина)Ограничение |
|
|
|
IDПодразделения |
Числовой (счётчик) |
Not null |
|
Подразделение |
Строковый (30) |
|
3. Сущность «Кабинеты» является справочником кабинетов, где располагаются сотрудники определенных подразделений. Перечень полей, их атрибуты и ограничения сущности «Кабинеты» представлен в таблице 3.
информационный организационный технологический
алгоритмический
Таблица 3
Сущность «Кабинеты»
|
АтрибутТип данных (длина)Ограничение |
|
|
|
IDКабинета |
Числовой (счётчик) |
Not null |
|
НомерКабинета |
Числовой |
|
|
Телефон |
Строковый (10) |
|
|
IDПодразделения |
Числовой |
>0 |
. Сущность «Должности» является справочником должностей сотрудников
техникума. Перечень полей, их атрибуты и ограничения сущности «Должности»
представлен в таблице 4.
Таблица 4
Сущность «Должности»
|
Атрибут |
Тип данных (длина) |
Ограничение |
|
IDДолжности |
Числовой (счётчик) |
Not null |
|
Должность |
Строковый (20) |
|
. Сущность «Группы» содержит список групп доступа к документам, которые определяют
права пользователей в системе. Перечень полей, их атрибуты и ограничения
сущности «Группы» представлен в таблице 5.
Таблица 5
Сущность «Группы»
|
Атрибут |
Тип данных (длина) |
Ограничение |
|
IDГруппы |
Числовой (счётчик) |
Not null |
|
Группа |
Строковый (20) |
|
. Сущность «Статус документа» является справочником статусов
обрабатываемых документов. Перечень полей, их атрибуты и ограничения сущности
«Статус документа» представлен в таблице 6.
Таблица 6
Сущность «Статус документа»
|
Атрибут |
Тип данных (длина) |
Ограничение |
|
IDСтатуса |
Числовой (счётчик) |
Not null |
|
Статус |
Строковый (15) |
|
. Сущность «Типы документов» является справочником типов обрабатываемых
документов. Перечень полей, их атрибуты и ограничения сущности «Типы
документов» представлен в таблице 7.
Таблица 7
Сущность «Типы документов»
|
Атрибут |
Тип данных (длина) |
Ограничение |
|
IDТипа |
Числовой (счётчик) |
Not null |
|
ТипДокумента |
Строковый (20) |
|
. Сущность «Класс документа» является справочником классов обрабатываемых
документов. Перечень полей, их атрибуты и ограничения сущности «Класс
документа» представлен в таблице 8.
Таблица 8
Сущность «Класс документа»
|
Атрибут |
Тип данных (длина) |
Ограничение |
|
IDКласса |
Числовой (счётчик) |
Not null |
|
КлассДокумента |
Строковый (15) |
|
. Сущность «Подписчики» содержит идентификаторы сотрудников являющихся
подписчиками каких-либо документов и служит для согласования таблиц. Перечень
полей, их атрибуты и ограничения сущности «Подписчики» представлен в таблице 9.
Таблица 9
Сущность «Подписчики»
|
Атрибут |
Тип данных (длина) |
Ограничение |
|
IDПодписчика |
Числовой (счётчик) |
Not null |
|
IDСотрудника |
Числовой |
>0 |
. Сущность «Исполнители» содержит идентификаторы сотрудников являющихся
исполнителями каких-либо документов и служит для согласования таблиц. Перечень
полей, их атрибуты и ограничения сущности «Исполнители» представлен в таблице
10.
Таблица 10
Сущность «Исполнители»
|
Атрибут |
Тип данных (длина) |
Ограничение |
|
IDИсполнителя |
Числовой (счётчик) |
Not null |
|
IDСотрудника |
Числовой |
>0 |
. Сущность «Отправители» является справочником отправителей документов
для таблицы «Входящие документы». Перечень полей, их атрибуты и ограничения
сущности «Отправители» представлен в таблице 11.
Таблица 11
Сущность «Отправители»
|
Атрибут |
Тип данных (длина) |
Ограничение |
|
IDОтправителя |
Числовой (счётчик) |
Not null |
|
Отправитель |
Строковый (50) |
|
. Сущность «Получатели» является справочником получателей исходящих
документов. Перечень полей, их атрибуты и ограничения сущности «Получатели»
представлен в таблице 12.
Таблица 12
Сущность «Получатели»
|
Атрибут |
Тип данных (длина) |
Ограничение |
|
IDПолучателя |
Числовой (счётчик) |
Not null |
|
Получатели |
Строковый (50) |
|
Инфологическое проектирование представляет собой процесс построения семантической модели предметной области. Результатом данного процесса является построенная логическая модель базы данных, определение всех сущностей и их атрибутов.
Логическая модель базы данных представлена на рисунке 17.
Рисунок 17 - Логическая модель базы данных
2.5 Усовершенствование структуры информационной системы
торгово-розничного предприятия
Методы, используемые на предприятии для планирования закупок не совершенны. Менеджер не имеет реальной информации о спросе на будущий период, и лишь может предполагать, полагаясь на свой опыт, интуицию и данные, о прошлых продажах, на которых было акцентировано его и продавцов внимание. При использовании стандартного отчета «Планирование закупок» менеджер может получить информацию об остатках на складе, количестве проданного товара. Для более точного планирования закупок предлагается усовершенствовать стандартную структуру отчета «Планирование закупок» торгово-розничного предприятия, путем добавления таких блоков как: период закупок, остаток к началу периода закупок, показ только необходимых закупок. Усовершенствованная структура отчета «Планирование закупок» приведена на рисунке 18.