Курсовая работа (т): Организационно-управленческий анализ организации

)        обеспечение текущего планирования деятельности Администрации города Челябинска;

)        обеспечение взаимодействия Администрации города Челябинска с Правительством Челябинской области, Уральского федерального округа, Российской Федерации по вопросам организационной и контрольной деятельности.

Руководит деятельностью Управления организационной и контрольной работы Администрации города Челябинска начальник Управления на принципах единоначалия.

Начальник Управления назначается на должность и освобождается от должности Главой Администрации города по представлению заместителя Главы Администрации города, руководителя аппарата Администрации города.

На должность начальника назначается лицо, имеющее законченное высшее профессиональное образование. Квалификационные требования к стажу работы по специальности, профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей, устанавливаются законодательством Челябинской области, муниципальными правовыми актами города Челябинска.

Управление для выполнения возложенных на него задач и функций взаимодействует со всеми структурными подразделениями аппарата, отраслевыми и территориальными органами Администрации города Челябинска, председателями комиссий и аппаратом Челябинской городской Думы, Правительством Челябинской области, Избирательной комиссией города Челябинска, районными территориальными избирательными комиссиями, учреждениями и организациями независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, осуществляющими свою деятельность на территории города Челябинска.

2.2 Анализ миссии и целей Управления организационной и контрольной работы Администрации города Челябинска

Целью деятельности как Управления организационной и контрольной работы Администрации города Челябинска, так и всей Администрации города Челябинска является, исходя из интересов населения, решение вопросов местного значения, отнесенных к компетенции исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления, а также выполнения отдельных государственных полномочий с целью улучшения качества жизни населения соответствующей территории и увеличения вклада в развитие всего общества.

Объект прохождения практики функционирует без какой либо определенной миссии, но мы можем назвать его основные направления деятельности.

Основные направления деятельности Управления организационной и контрольной работы Администрации города Челябинска.

Управление организационной и контрольной работы Администрации города Челябинска:

Ø  обеспечивает подготовку и проведение государственных и общегородских мероприятий, выполнение поручений Главы Администрации города, Первого заместителя Главы Администрации города, заместителя Главы Администрации города, руководителя аппарата;

Ø  осуществляет в установленном порядке подготовку проектов правовых актов, других документов Администрации города по вопросам организационной и контрольной деятельности, информатизации и технического обеспечения Администрации города;

Ø  формирует квартальные планы работы Администрации города, ежемесячные планы общегородских мероприятий;

Ø  координирует работу по учету избирателей (участников референдума), проживающих на территории муниципального образования, в соответствии с действующим законодательством и осуществляет в установленном порядке подготовку данных о численности избирателей (участников референдума), зарегистрированных на территории города Челябинска;

Ø  оказывает содействие избирательным комиссиям при проведении выборов (референдумов) в соответствии с действующим законодательством;

Ø  разрабатывает проекты организационных документов Администрации города (Регламент Администрации города, Инструкция по делопроизводству в Администрации города), обобщает предложения по внесению в них изменений и дополнений, готовит соответствующие проекты правовых актов Администрации города;

Ø  оказывает консультационную и методическую помощь структурным подразделениям аппарата, органам Администрации города по вопросам контрольной работы и документационного обеспечения, в части эксплуатации средств компьютерной техники и программного обеспечения деятельности Администрации города;

Ø  внедряет новые информационные технологии, в том числе, программные системы по налогообложению и персонифицированному учету и организует обучение сотрудников Администрации города внедряемым технологиям;

Ø  осуществляет постоянный контроль изменений законодательства, регламентирующего вопросы документоведения и делопроизводства, ГОСТов на организационно-распорядительную документацию, вносит предложения по их применению;

Ø  участвует в подготовке предложений по совершенствованию структуры управления городом и Администрации города;

Ø  проводит экспертизу проектов правовых актов Администрации города

и правовых актов должностных лиц Администрации города на их соответствие действующему законодательству, Регламенту Администрации города, Инструкции по делопроизводству в Администрации города;

Ø  обеспечивает в установленном порядке рассмотрение и согласование проектов правовых актов Администрации города и правовых актов должностных лиц Администрации города;

Ø  по поручению заместителя Главы Администрации города, руководителя аппарата рассматривает и вносит предложения по проектам правовых актов Челябинской городской Думы, готовит информации, необходимые аналитические и справочные материалы для представления в органы государственной власти, Главе Администрации города, его заместителям;

Ø  формирует планы работы Коллегии Администрации города;

Ø  осуществляет организационное обеспечение деятельности Коллегии Администрации города, контроль исполнения решений Коллегии;

Ø  осуществляет подготовку проектов правовых актов Администрации города и правовых актов должностных лиц Администрации города о награждении Почетной грамотой Администрации города, объявлении Благодарности Администрации города;

Ø  формирует предложения по присвоению звания "Почетный гражданин города Челябинска", осуществляет подготовку необходимых документов для внесения предложений в Челябинскую городскую Думу;

Ø  осуществляет контроль исполнения Положения о почетном гражданине города Челябинска, утвержденного Челябинской городской Думой;

Ø  осуществляет в установленном порядке контроль исполнения правовых актов органов государственной власти, Челябинской городской Думы, Администрации города и должностных лиц Администрации города, поручений Главы Администрации города;

Ø  готовит методические рекомендации по вопросам организации планирования, контроля, подготовки правовых актов, делопроизводства в структурных подразделениях аппарата, органах Администрации города, муниципальных организациях и учреждениях;

Ø  организует и проводит совещания по итогам контрольной работы в Администрации города, иные совещания по вопросам своей компетенции;

Ø  проводит систематическую работу по изучению критических замечаний, предложений, поступающих в адрес Администрации города Челябинска через средства массовой информации;

Ø  осуществляет контроль принятия мер по критическим замечаниям, размещенным в средствах массовой информации, структурными подразделениями аппарата, органами Администрации города;

Ø  готовит по результатам проверок информационно-аналитические материалы и представляет их на рассмотрение соответствующим должностным лицам Администрации города;

Ø  осуществляет взаимодействие с другими муниципальными образованиями, подготовку правовых актов по вопросам межмуниципального сотрудничества;

Ø  организует в Администрации города работу по формированию Кодекса города, нормативной правовой базы местного самоуправления города Челябинска, направляет информацию, подлежащую включению в Регистр муниципальных правовых актов Челябинской области;

Ø  обеспечивает регистрацию, учет, хранение в течение установленного времени и передачу в Архивный отдел Администрации города правовых актов Администрации города и правовых актов должностных лиц Администрации города, протоколов и решений Коллегии Администрации города, осуществляет автоматизированный учет правовых актов Администрации города;

Ø  осуществляет в установленном порядке выдачу копий правовых актов Администрации города и правовых актов должностных лиц Администрации города;

Ø  обеспечивает хранение и применение в установленном порядке печати сектора регистрации документов;

Ø  обеспечивает пополнение и хранение фонда информационно-методического кабинета Администрации города;

Ø  выполняет информационные запросы руководителей и работников Администрации города;

Ø  осуществляет выпуск информационных бюллетеней, календарей праздничных и памятных дат Российской Федерации, города Челябинска

Ø  организует и проводит работу по защите информации;

2.3 Оценка действующей организационной структуры Управления организационной и контрольной работы Администрации города Челябинска

Штат Управления организационной и контрольной работы Администрации города Челябинска (согласно распоряжению Первого заместителя Главы Администрации от 27.12.2012 №6957-к) (См. Таблицу 2.1).

Таблица 2.1 - Организационная структура управления организационной и контрольной работы города Челябинска)

Структура Управления организационной и контрольной работы Администрации города

Рисунок 2.1

Структура Управления организационной и контрольной работы Администрации города Челябинска имеет линейно-функциональный вид, так же как и структура Администрации города Челябинска.

Линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы. Линейные руководители низших ступеней административно не подчинены функциональным руководителям высших ступеней управления. Результаты работы любой службы аппарата управления оцениваются показателями, характеризующими реализацию ими своих целей и задач.

К анализу организационной структуры имеются подходы к количественной и качественной оценке действующей структуры.

Количественные показатели

Первичные количественные показатели:

.        Общая численность работников Управления - 15 человек;

.        Число управленцев - 5 человек;

.        Доля управленцев в общей численности работников - 33%;

.        Число не руководящих кадров - 10 человек;

.        Число уволившихся работников (за один календарный год) - 3 человек;

.        Количество уровней управления - 1 уровень управления

.        Количество подразделений - 3 подразделения;

Вторичные количественные показатели.

. Среднее число подчиненных у одного руководителя:

Чподч = Чн / Чу,

Чподч= 10/5

Чподч=2 (1)

где Чн - число не руководящих кадров;

Чу - число управленцев.

Чем меньше величина Чподч, тем легче происходит процесс управления. Считается нормальным 7-10 подчиненных на одного руководителя, однако введение электронной техники привело к повышению нормативного уровня примерно до 40-50 человек.

Вывод: Процесс управление происходит легко.

. Коэффициент структурной напряженности:

Ксн = N / d,

Ксн=3/33

Ксн=0,09 (2)

где N - общее число подразделений;- удельный вес работников аппарата управления, % от общей численности работников.

Чем выше коэффициент (измеряется от 0 до 1), тем выше структурная напряженность. Она может быть незначительной, рациональной и значительной.

Вывод: Низкая структурная напряженность.

. Текучесть кадров - движение рабочей силы, обусловленное неудовлетворенностью работника рабочим местом или неудовлетворенностью организации определенным работником.

Кт = Рв / Р * 100,

Кт= 3/15*100

Кт= 20% (3)

где Кт - коэффициент текучести;

Рв - численность работников, уволенных по причинам текучести;

Р - общая численность работников.

Нормой считается текучесть кадров до 5-8%. Излишняя текучесть вызывает значительные экономические потери, а также создает организационные, кадровые, технологические и психологические трудности.

Вывод: Высокая текучесть кадров.

Качественные показатели

Информацию о недостатках существующей организационной структуры мы получили путем проведения анкетирования. В процессе участвовали 5 сотрудников Управления организационной и контрольной работы Администрации г. Челябинска. Образец анкеты представлен в Приложении А.

Результаты проведённого анкетирования выявили следующие недостатки:

. Из 5 опрошенных 4 считают, что отсутствие на рабочем месте одного "ключевого" сотрудника парализует работу отдела (а то и всего предприятия). Данный фактор присутствует в 80% случаев.

. 60% респондентов считают, что существуют большие временные интервалы между разработками новых продуктов и услуг.

. Низкий уровень участия сотрудников организации в процессе принятия решений, как недостаток организационной структуры, выделили 100% опрошенных.

Недостатки могут говорить о несовершенстве организационной структуры и необходимости ее изменения.

.4 Анализ организационной культуры Управления организационной и контрольной работы Администрации города Челябинска

Определение типа организационной культуры было проведено с помощью анкетирования (анкета представлена в Приложении Б), в котором участвовали 5 человек из разных отделов и разных уровней управления. Результаты показали, что большинство сотрудников относят ее бюрократической; на втором месте - к культуре, ориентированной на задачу; на третьем месте к культуре, ориентированной на человека и авторитарной культуре (в равных долях).