Материал: Разработка элементов информационной системы мини-отеля

Информационные потоки отеля

Для оптимизации работы сети в подразделениях входящих в её состав организованна общая внутренняя информационная сеть, через которую так же имеется доступ к единой базе данных отеля, основное преимущество организации внутренней информационной сети это возможность своевременного информирования потенциальных постояльцев о возможности бронирования и наличии мест по всей сети отелей, также несомненным преимуществом можно считать значительное упрощение ведения отчётной и финансовой документации.

Данные о состоянии наличии мест в сети отелей постоянно обновляются в реальном времени сразу же после того как в базу данных попадает анкета, заполненная новым гостем. Для иногородних гостей существует возможность оформления регистрации в городе в течении двух суток которая распространяется на период проживания.

В администрации отеля постоянно ведется статистика работы сети которая использует практически исключительно данные внутренних информационных потоков плюс некоторые данные из сторонних источников, касающихся в основном положения дел на рынке услуг в целом.

Таким образом в отеле организованна сложная система информационных потоков которая значительно повышает качество и скорость работы сети, упрощает предоставление отчётности в государственные налоговые и контролирующие санитарные службы, облегчает работу со страхованием клиентов на период проживания, и значительно упрощает ведение статистики и бухгалтерского учёта.

Циркуляция информационных потоков

Рассматривая потоки информации (а именно ее получение, хранение, обработка, анализ и отображение лежит в основе АСУ), выделим следующие звенья в цепочке (Рис. 1):

Рис. 1 Потоки информации в отеле «RA»

Этот список далеко не полон, однако представляет основные функции системы, более чем достаточные для успешного функционирования отеля.

Специфичность средства размещения заключается в минимизации предоставляемых услуг, вся совокупность которых зачастую сводится к проживанию, и небольшом количестве гостей. Это в первую очередь отель бюджетного типа. Здесь основное внимание уделяется контролю за номерным фондом, радушному принятию гостей, а потому к средствам автоматизации такой гостиницы предъявляется намного меньше требований, чем к АСУ полносервисной гостиницы. Часто АСУ такого отеля представляет собой простейшую компьютерную базу данных с набором фильтров для отображения информации и инструментов для ее изменения. Функции системы часто ограничиваются контролем текущего состояния номерного фонда и бронированием. При желании любой грамотный сотрудник может сам построить такую АСУ и с успехом ее эксплуатировать.

Простейшая самодельная или заказная АСУ может честно служить отелю на протяжении долгих лет, если нет планов на расширение фондов.

Анализ предметной области показал, что объектом исследования является оригинальное по концепции учреждение гостиничного бизнеса, услуги которого находятся в приемлемой ценовой категории при этом учреждение находится в центральной части города и в нем организован достойный выбор дополнительных услуг. В организационном плане учреждение представляет собой довольно сложную, но при этом оптимально организованную систему информационных потоков, которая основывается на подробной и объемной в рамках этого учреждения базе данных.

Разработка структуры информационной системы отеля

Процесс автоматизации предприятия включает в себя следующие стадии:

• 1. предпроектная стадия;
• 2. технический и рабочий проекты;
• 3. ввод в эксплуатацию (внедрение) АСУ.

Предпроектная стадия подразделяется на этапы:

• * обследование автоматизируемого предприятия;
• * диагностический анализ.

Обследование автоматизируемого предприятия - это тщательный и всесторонний анализ предприятия - его взаимодействия с окружающей средой, а также его внутреннего устройства. Основными показателями внутренней организации предприятия являются его структурная и функциональная схемы, а также циркуляция информационных (в т.ч. документальных), материальных, экономических и энергетических ресурсов между подразделениями предприятия.

Диагностический анализ - процесс выявления недостатков внешней организации и внутренней структуры предприятия и предложение мер по их устранению. То есть необходимо предложить способы по усовершенствованию предприятия с трех позиций (аспектов): структурный, функциональный аспекты и аспект управления.

Затем на основе результатов всего обследования предприятия необходимо выделить подсистемы предприятия, которые необходимо автоматизировать в первую очередь, и обозначить их в качестве объектов автоматизации .

Осуществим все этапы предпроектной стадии процесса автоматизации отеля «RA».

Внешняя организация отеля «RA»

Основная целевая клиентская база сети отелей находится в среднем ценовом сегменте сферы гостиничных услуг. Все отели сети находятся в зоне пешей досягаемости от Московского железнодорожного вокзала. В отеле периодически проводятся разнообразные акции с ценными подарками и скидками на услуги отеля. Так же имеется возможность заблаговременно бесплатно забронировать подходящий номер через интернет.

С позиции концептуального метода анализа и проектирования информационных систем, анализируемый информационный объект можно рассматривать с различных точек зрения или страт, т.е. плоскостей, на которые мы проецируем этот объект для его подробного и всестороннего анализа. При системно-комплексном анализе объект автоматизации рассматривается как концептуальная модель вида:

S_o=(S^u, S^м, S^эн, S^ек, S^орг), где

S^u - информационная страта;

S^м - материальная страта;

S^эн - энергетическая страта;

S^ек - экономическая страта;

S^орг - организационная страта.

Сеть отелей всегда взаимодействует с окружающей его средой, из которой, в соответствии с представленной выше концептуальной моделью, можно выделить вышеперечисленные плоскости анализа или страты.

Системное представление отеля «Ra» изображена на рис. 2.

Рис.2 Системное представление отеля «RA»: 1 - доставка продуктов питания, хозяйственных товаров, индивидуальных средств гигиены; 2 - утилизация продуктов питания, хозяйственных товаров, индивидуальных средств гигиены; 3 - предоставляемые отелем услуги; 4 - отзывы, предложения гостей по усовершенствованию и расширению перечня услуг предлагаемых услуг; 5 - оплата отелем услуг по обеспечению своего функционирования (коммунальные платежи, оплата продуктов питания, хозяйственных товаров, индивидуальных средств гигиены, инвентаря и других услуг); 6 - оплата гостя за пребывание в отеле; 7, 8 - взаимодействие отеля и окружающей природной среды; 9 - энергетические потоки в отель из окружающей среды (электроэнергия, газоснабжение и др.); 10, 11 - обмен информационными ресурсами между отелем и субъектами окружающей среды (отчеты по функционированию отеля направляются в органы налогообложения, финансовые структуры и т.д.; обновляющиеся законодательные документы, формы, нормы и т.д. из административных и законодательных органов поступают в санаторный комплекс)

Отеля постоянно осуществляет связь с поставщиками. Поставщики осуществляют поставку продуктов питания, средств личной гигиены (тапочки, халаты, шампуни, бритвы и т.д.), оборудования, приборов освещения и другого. Отель, в свою очередь, производит оплату за доставленный товар.