Дипломная (вкр): Риторический аспект тренингов IT-тематики

5.            Разобрать трудные ситуации, возникающие при проведении тренинга Ожидаемые результаты: повышение уровня подготовки студентов к созданию и проведению эффективной презентации

Вступительное слово преподавателя

Прежде, чем начать, я хотел бы рассказать вам об одном случае из моей жизни. Довольно привычно сейчас повсюду видеть людей с ноутбуками и планшетами, поэтому человек с макбуком, сидящий напротив меня в кафе, сначала не вызвал ровным счётом никаких вопросов. Пока я не взглянул на экран его компьютера - на нём виднелась некая схема, настолько сложная, что на дисплее практически не было свободного пространства. В следующий миг он щёлкнул мышкой - и оказалось, что это слайд его презентации. Остальные слайды, насколько я мог видеть, очень походили по сложности на первый. Представляете себе ощущения слушателей его выступления с такой презентацией? От одного взгляда на подобную схему добрую половину аудитории потянет в сон. Остальные будут доблестно сражаться с дремотой, как итог - никакой полезной информации из выступления не извлекут. Так что человек этот мог вполне даже не приходить и ничего не рассказывать - а какой в этом толк, если его даже не услышали?

Сегодня мы с вами постараемся сделать так, чтобы не походить на этого человека. Все вы в той или иной степени умеете делать презентации в PowerPoint или KeyNote, но этого мало. Нужно не просто уметь делать презентацию - надо сделать выступление с ней успешным. Поэтому мы

сосредоточимся, во-первых, на том, что и как вы будете говорить, а во- вторых - что вы будете показывать.

Начать следует с подготовки к выступлению. Пусть презентация для вас отныне и впредь будет похожа на свидание - вы же не придёте на него, не приведя себя в порядок? Так и здесь, каждая деталь вашей речи, вашего внешнего вида и презентации должна быть досконально продумана. Так с чего же мы начнём - после того, как определились с темой?

Может быть, сразу бросимся писать текст? Нет, нет и ещё раз нет. Если проводить сравнение, текст - это плоть человека, которая не может существовать без скелета. И скелетом будет план нашего выступления. К чему тратить время на написание текста, поиск информации, перекройку текста, дальнейший поиск информации, когда можно просто составить план, и уже по нему искать информацию? Как показывает опыт, на этом можно сэкономить несколько часов как минимум. Может быть, у вас много времени, а если нет? Как часто вы задавали вопрос начальству: "Когда это нужно сделать?" и получали ответ "Вчера! Ну хорошо, до завтра тебе ещё время". Когда каждый час на счету, грамотное составление плана вас может серьёзно выручить.

Следующим этапом будет опять же не написание текста. Нам нужно определиться, для кого же мы его пишем. Иначе говоря, составляем портрет аудитории. Подумайте, кто будет перед вами сидеть? Какое соотношение будет между мужчинами и женщинами, где они живут, на чём ездят, в конце концов. Какой их возраст, насколько они мотивированы? Есть ли среди них начальство и подчинённые? Чем больше вы будете знать, тем лучше. Простой пример - как известно, мужчины, в целом, несколько менее эмоциональны, чем женщины. Значит, если зал, по большей части, состоит из мужчин, не имеет смысла делать акцент на эмоциональной составляющей. Давите больше на логику, придайте выступлению большую серьёзность.

Разумеется, в хорошем выступлении должна присутствовать и логическая, и эмоциональная составляющие, вопрос лишь в соотношении между ними.

Другой пример - крайне важно знать, когда именно вы будете выступать, вечером или утром. В психологии людей есть любопытная особенность - как утверждают учёные, вечером мы склонны к более поспешным действиям, выводам, большей экспрессии. Утром же наоборот, мы более вдумчивы, менее поспешны. И практика подтверждает эти наблюдения. Можно этим воспользоваться - если мы ходим от человека немедленных поступков, например, покупки чего-либо, вечер - идеальное время. Главное - чтобы человек был в состоянии это сделать. Что толку от того, что сейчас человек готов купить наш новый гаджет, если у него с собой нет таких денег? Поэтому помните, если вы хотите от человека отложенных действий, нельзя давить исключительно на эмоции. Сочетайте эмоции и логику, логика подключится чуть позднее.

Мы составили план, определились, для кого мы всё это делаем - что дальше? Кинемся писать текст дословно? Не стоит этого делать. Просто потому, что можем однажды запнуться и забыть, о чём говорить дальше. Казалось бы, нет проблем, можно подглядеть в листочек. Но вот беда - вы не сможете найти там нужный отрезок текста. Почему? Да потому, что мы не говорили текст слово в слово, а значит, не будет там окончания того предложения, что вы начали. И предложения, следующего за тем, что вы произнесли, там не найдёте - всё будет в других формулировках. Можно, конечно, выучить текст дословно, зазубрить его, как многие делали в школе. Но выступление с зазубренным текстов не произведёт впечатления на аудиторию, оно будет произноситься слишком быстро, слишком малоэмоционально, чтобы казаться живым. И вас перестанут слушать. Так что лучше всего - составить текст в общих чертах, а потом сесть, взять план и постараться рассказать. Запнулись, заглянули в основной текст, продолжили рассказывать. Потом заново. И так до тех пор, пока вы не

освоите материал настолько хорошо, что текст вам и не нужен будет. План можете взять с собой на выступление, будет отличным помощником.

Ещё одно хорошее поспорье - карточки. Напишите на них цитаты, даты, любую другую информацию, которую можно подзабыть. Рассортируйте их, потренируйтесь рассказывать, опираясь на них. И тоже возьмите с собой на презентацию.

При подготовке выступления обратите особое внимание на вступление и концовку, они формируют о вас мнение аудитории. Заинтересуйте их в самом начале - и внимание вам обеспечено. Разочаруете - и даже самый интересный контент основной части никому не будет нужен.

Концовка же может закрепить положительный эффект. Итак, с чего же можно начать?

·        презентация презентации - определите регламент, сколько будете выступать, о чём поговорите в начале, о чём в конце, разумеется, вкратце;

·        комплимент аудитории - но от малознакомого человека подобное вступление не будет эффективным; можно начать с самопрезентации выступающего, но говорить только то, что характеризует вас с профессиональной точки зрения;

·        можно начать с ваших целей либо рассказать анекдот (помните, что начинать с анекдотов недопустимо в конфликтных ситуациях);

·        и, наконец, можно рассказать о том, что с вами произошло ранее - разумеется, с привязкой к презентации.

Теперь поговорим о том, чем можно заканчивать ваше выступление. Можно сделать резюмирование (или краткое повторение сказанного). Допустима и шутка, если вы видите, что аудитория настроена нейтрально либо благожелательно. Подведите итоги, т.е. результаты сегодняшней встречи. Можно сделать небольшой комплимент аудитории, а можно и вернуться к началу - допустим, когда в начале выступления вы говорите о каком-то факте, а его истинное значение поясняете в конце презентации.

В целом, говоря о пропорциях, можно сказать, что ваше выступление по времени состоит на 20% из вступления, 60% - основная часть и 20% - заключение.

Теперь перейдём к визуальной составляющей нашей презентации, иначе говоря - непосредственно к слайдам. И начнём вы с типичной для современных презентаций картины, внимание на экран.

Что вы можете о нём сказать? Всё ли в нём хорошо, возможно, следует что-то изменить? Перечислите все его недостатки, которые сможете заметить.

Отлично, а теперь практическое задание. Поделитесь на 2 команды (в каждой команде - не более 5 человек, так что, при наличии в аудитории свыше 10 человек, количество команд будет 3 и более). Каждой команде необходимо взять этот слайд и в течение 20 минут преобразовать его в более надлежащий вид.

На данном этапе необходимо предоставить доступ к слайду, сделать это можно одним из следующих способов:

1.       Загрузить материал на любой файлообменник (напр., narod.yandex.ru) и продемонстрировать ссылку на него на общем экране. Желательно сократить её для удобства с помощью соответствующего сервиса #"908563.files/image014.jpg">

Хорошо! Теперь продолжим обсуждение визуальной составляющей презентации. В некоторых случаях количество информации, которую вам нужно предоставить аудитории, настолько велико и каждая её часть настолько важна, что нельзя ни от чего отказаться. В таком случае имеет смысл обратиться к созданию слайдумента, внимание на экран.

Слайдумент - это большой информативный документ, выполненный в виде слайдов. Он, разумеется, должен быть корректен с эстетической точки зрения, но, при этом, не предназначен для демонстрации на общем экране. Что с ним делать? Предварительно он выдаётся всем участникам тренинга (в цифровом либо распечатанном виде), чтобы слушатели могли с ним ознакомиться позднее. Выступающий готовит отдельную презентацию, обобщающую информацию слайдумента и ссылающуюся на него. Таким образом вы и доносите нужную информацию, и не теряете лицо как выступающий, не перегружая зрителей громоздкими слайдами.

Следующий важный момент, на который следует обращать внимание - компоновка информации на слайде

У обычных журналов, веб-сайтов и презентаций есть одна общая черта

использование колонок. Как вы можете видеть, информацию обычно располагают в три, четыре и пять колонок - цвета обозначают разный тип используемой информации, например - текст, картинки, видео, заголовки и т.п.

Обратите внимание на последний вариант - Фибоначчи. Вариант, который используется довольно редко, но от этого он не теряет своих преимуществ. Он основан на известном многим из вас "золотом сечении". Закон "золотого сечения" выведен древними математиками и формулируется как "меньшее относится к большему, как большее относится к целому". Закон этот используется в живописи, архитектуре - например, Леонардо да Винчи широко использовал его в своём творчестве. Считается, что "золотое сечение" символизирует гармонию - таким образом, информация, структурированная, как на последней картинке, наиболее комфортна для восприятия вашими зрителями.

Следующий пункт у нас - диаграммы.

Незаменимая вещь при работе с большим объёмом числовой информации, и многие с ними наверняка уже имели дело. Тем не менее, и здесь есть свои подводные камни. Дело в том, что не каждый вид диаграмм уместен в любом случае. Слева мы видим круговую диаграмму - она хорошо работает при необходимости отображения числовых данных, значительно отличающихся пропорционально, например - 20 процентов и 80 процентов. Но что будет, если отличия незначительны, например, 48 и 52 процента? Зрители не увидят разницы, в таком случае на помощь приходит гистограмма, справа на слайде. Незначительная числовая разница на ней предельно наглядна.

Перейдём к пункту, который крайне часто вызывает вопросы у составителей диаграмм, а именно - используемые цвета.

Дело в том, что есть существенные различия в используемой технике при показе презентаций. К примеру, вы можете демонстрировать слайды на большом LCD-дисплее, частая история в небольших аудиториях, где нет смысла ставить проектор. У телевизора очень большой показатель контрастности, так что можно использовать цвета, как на картинке справа. Иначе говоря - три цвета, расположенных на цветовом спектре рядом. Например, синий и близлежащие оттенки - в таком случае, это создаст эффект комфорта и спокойствия у зрителей. Но стоит показать презентацию, составленную в таких цветах, на проекторе - и вы увидите... Почти ничего. Проектор обладает меньшей контрастностью, так что разница между тремя цветами полностью нивелируется. В таком случае (и этот способ универсален) используйте три цвета, находящиеся в противоположных частях спектра. Найти похожий программный спектр можно в любом графическом редакторе. Заканчивая разговор о цветах, помните универсальное правило. Не больше 5 цветов на слайд, из которых 2 - это белый и чёрный.

Остановимся подробнее на контрастности.

Пожалуйста, назовите, какие цифры вы видите на слайде?

*мини-фронтальный опрос*

На самом деле, это - картинки для тестирования на дальнозоркость, но они прекрасно иллюстрируют, как зачастую выглядят страницы веб-ресурсов и слайды. Текст настолько сливается с фоном плюс используются настолько несочетающиеся оттенки, что читать становится совершенно невозможно. Так что обязательно проглядывайте свои презентации и старайтесь сделать так, чтобы они были максимально непохожими на эти картинки. Читаемость, читаемость и ещё раз читаемость!

Есть и ещё одна вещь, которую многие почему-то считают обязательным для использования в своих презентациях - это анимация.

 даёт массу возможностей для анимирования слайдов, но от этого результат не становится лучше. Анимация отвлекает ваших слушателей

-        вместо того, чтобы усваивать информацию, которую вы им даёте, они сосредотачиваются на анимации. В нашем подсознани заложен простой рефлекс: движение=потенциальная опасность. Так что лучше всего отказаться от анимации полностью. Если вам так уж хочется показать некие картинки и слайды с движением, сделайте это в перерыве, для развлечения зрителей.

Последний момент, на котором мы сегодня остановимся - какого же размера должны быть элементы на вашем слайде, чтобы каждый в аудитории гарантированно увидел все?

Существует простое правило. По завершении работы над презентацией измерьте диагональ своего монитора. Затем умножьте её на 12 и отойдите на это расстояние от монитора. Всё видно? Значит, всё будет видно и вашим слушателям.

Предлагаю теперь отвлечься от экрана и поработать над сложными случаями, возникающими во время презентации. Мне нужны добровольцы в количестве 10 человек. Каждый вытягивает бумажку, читает её вслух и старается ответить на вопрос, аудитория помогает.

·        На этапе задавания вопросов один из присутствующих говорит следующее: "что за нелепицу вы несёте?". Ваша реакция? (Допустимый ответ: пауза, затем просьба задавать вопросы по существу)

·        Вопросов после презентации нет, пауза затягивается и становится гнетущей. Ваши действия? (Допустимый ответ: вспомнить и воспроизвести вопрос с одного из предыдущих выступлений)

·        Вам задали вопрос, ответ на который Вам неизвестен. Как будете реагировать? (Допустимый ответ: «я уточню информацию и сообщу Вам ответ позднее»; если вопрос не относится к теме тренинга - реакцией будет именно «данный вопрос лежит за пределами обсуждаемой сегодня темы»)

·        На ноутбуке, с которого ведётся презентация, отказали USB-порты, флешку с презентацией Вы использовать на нём не можете. Ваши действия? (Допустимый ответ: с собой необходимо иметь дублирующие носители информации - как минимум оптический диск, а также устройство воспроизведения с видеовыходом и необходимыми адаптерами)