Курсовая работа: Внедрение системы Quick resto

- продукт, представляющий инновационное решение или улучшение для другого решения;

- услуга или способность ее предоставлять;

- улучшение существующей линейки;

- уникальный результат.

Для создания проекта необходимо разработать цель, обозначить временные рамки на исполнение, а также план затрат. Для проекта привлекаются несколько специализированных отделов, при необходимости - специалисты на аутсорсе, определяется его новизна.

Процесс управления IT-проектом, как правило, содержит, в том числе:

- определение требований;

- реагирование на потребности и сомнения и ожидания сторон по мере внедрения проекта;

- установление и поддержка коммуникации;

- управление заинтересованными сторонами;

- уравновешивание рисков, ограничений, бюджета, ресурсов и пр., то есть, ограничивающих факторов проекта.

Проекты классифицируются как программа и портфель проектов. В первом случае это группа не связанных друг с другом проектов, координация каждым из которых производится отдельно. Могут включать относящиеся, но лежащие за пределами назначения программы, проект может не быть частью программы, но программа всегда включена в проект. Во втором случае это программы, управляемые как группа для достижения задач. Портфели не связаны напрямую.

Вместе с проектной деятельностью осуществляется также операционная деятельность, та деятельность, где действия совершаются циклически, ресурсы выделяются в соответствии с задачами. Вместе с тем, проектная деятельность подразумевает под собой решение новых задач на каждом этапе, каждая из задач имеет временный характер но служит общему результату.

Также, существенное влияние на проект оказывает его внутреннее и внешнее окружение:

- внутреннее окружение это факторы, зависящие от организации (ее структура, корпоративная культура, руководство и сотрудники, коммуникации, информационное обеспечение);

- к внешнему окружению относятся цели и требования к проекту. К его реализации, результатам и методике и порядку целей, календарному плану.

Предприятие оказывает на проект влияние со стороны финансов, сбыта, производства материалов. Т.е, является заинтересованной стороной - это компания или частное лицо, которое оказывает влияние на проект и, одновременно, подвергается его влиянию.

Управление проектом - логически-построенный процесс из надлежащего применения и интеграции необходимых сервисов. Процессы необходимо определить в пять групп: инициация, планирование, исполнение, мониторинг и контроль, закрытие. Процессы связаны входами и выходами, результат одного может становиться началом другого, при том, два процесса могут находиться в разных группах.

Проект проходит, на этапе разработки, через собственный жизненный цикл, набор фаз, совокупности логически связанных частей проекта, в каждой из которых определяются потребности для реализации, необходимые инструменты, устанавливается календарный план, назначается ответственное лицо или группа ответственных. Производится деление на фазы в зависимости от структуры проекта.

1. Функциональная структура. Иерархическая структура, где у каждого проекта есть свой начальник с необходимыми компетенциями.

2. Проектная организация. Единоличный начальник имеет необходимую компетенцию, управляет финансами, руководит работой всех лиц, работающих в проекте.

3. Матричная организация. Главный руководитель распределяет ответственность с функциональным руководителем.

Для начала работы над проектом в IT прежде всего создается стратегия, положение о всех составляющих проекта. Следовательно, IT-стратегия это план управления компании по развитию информационных технологий для достижения необходимых результатов бизнеса [16]. В случае, когда стратегия уже существует, но высшее руководство считает ее недостаточной или неликвидной, проводится оптимизация IT-стратегии.

Необходимость оптимизации традиционно оценивается по трем пунктам:

- IT-стратегия существует на данный момент, но требует доработки под нужды бизнеса;

- совместно с бизнесом необходимо обсуждение целесообразности доработок стратегии;

- цели и временные рамки соответствуют для внедрения инноваций в стратегию.

При совпадении двух и более факторов проводится оптимизация IT-системы в бизнесе [16].

Рассмотрим основные разделы оптимизации IT:

1. Положение методики оптимизации: единая система множества элементов, ясность данных элементов, рыночные подходы к оценкам элементов.

2. Алгоритм: оценка потенциала оптимизации, последующая разработка приоритетов улучшения. Приоритеты разделяются на высокий, средний и низкий.

3. Сравнение проектов и разработка планов проектов: требования, возможные проекты, приоритеты улучшения.

Методика оптимизации IT базируется на пяти положениях [33]:

1. Информационные технологии целесообразно рассматривать, как единую систему множества взаимосвязанных элементов.

2. Принятие решения требует согласования с бизнес-руководством. Цели и планы необходимо создавать доступными для понимания руководством и сотрудниками.

3. Методология оптимизации базируется на рыночных оценках: важность конкретных элементов, согласование элементов с руководством, сравнение с конкурентами компании, сложность улучшений, необходимые действия для целесообразного упрощения.

4. В каждый конкретный период времени целесообразно рассматривать максимум 7 разнородных элементов за счет природной ограниченности человеческого восприятия.

5. Необходимо выделить четкие этапы, выгоды и затраты, понятные руководству и сотрудникам, потому как процесс оптимизации IT может быть бесконечным.

Весь проектный план по оптимизации актуально разрабатывать со стороны руководителя или консультанта IT-службы. Запрос на внедрение поступает руководителям всех подразделений компании, позже - генеральному директору для утверждения планов.

План по внедрению CRM-системы «Quick Resto» в организации общественного питания «Chapter 3» представлен нами в следующих подглавах выпускной квалификационной работы.

3.2 Описание проекта внедрения

Заведение общественного питания - это целостная система, требующая четкости и направленности действий. Для CRM важны точные расчеты, четкий товарооборот, обслуживание карт и организация дисконтной системы. Внедрение ПО, согласно нашему исследованию, решит такие проблемы в кафе «Chapter 3», как:

- организация работы персонала и контроль за выполнением задач;

- оптимизация работы рабочих зон;

- отслеживание заказов;

- оформление клиентской базы;

- создание дружелюбной системы лояльности;

- контроль товарооборота;

- анализ и составление расширенных отчетов;

- взаимодействие через смартфон, планшетный компьютер, ноутбук, ПК.

Софт предоставляется исключительно на платной основе, по этой причине необходимо выбрать наиболее актуальный вариант для планомерного расхода денежных средств.

По рейтингу, для внедрения CRM-системы в «Chapter 3» нами было выбрано 3 CRM. Среди них:

1. Fusion POS. Отечественный софт, разработанный специально для заведений общественного питания. Позволяет автоматизировать процессы заведения, имеет гибкие настройки под разные виды общепита, управляется с помощью планшетного компьютера, ноутбука или ПК с подключенной онлайн-кассой «АТОС», возможно установление на ОС «Windows».

2. СБИС Престо. Программа автоматизации заведений общественного питания отечественной разработки. Программа взаимосвязанных сервисов, позволяющая выбирать вид общепита для работы. Взаимодействует с ОС «Windows» и ее программными продуктами.

3. Quick Resto. Отечественная облачная система автоматизации заведений общественного питания. Включает в себя бэк-офис (кассы, работа с официантами, кухней, складом, руководством) и готовый набор решений для взаимодействий с клиентами, разработку приложений.

Нами была выбрана система Quick Resto, потому как она включает в себя все необходимые области работы, частично отсутствующие в двух других. Среди них: область управления заказами и столиками, управления инвентарем и поставками, область аналитики, маркетинга и работы с клиентами, POS-система и онлайн-заказы.

Внедрение CRM происходило по выработанной стандартной методологии. Стандарты имеют положительную сторону в том, что ориентированы на практическое внедрение и особенности конкретных систем [44]. рынок resto информационный прибыль

Для «Chapter 3» (заказчика) информационной системы основными критериями в выборе методологии являются:

- эффективное расходование ресурсов проекта;

- минимизация сроков на внедрение;

- минимизация затрат;

- уменьшение рисков.

Среди различных вариантов методологий нами была выбрана On Target компании Microsoft, поскольку она отвечает целям внедрения. Цели состоят в следующем:

1. Обеспечить согласованность иерархии проекта.

2. Определить требования к сотрудникам и проектным командам.

3. Распределить приоритетность задач.

4. Обеспечить реализацию требований.

5. Создать благоприятные для руководства и сотрудников условия для перехода на новое обеспечение в кафе.

Таким образом, для реализации составлен документ, диаграмма Ганта, который наглядно демонстрирует план-график проекта. Она нагладно представлена нами на рисунке 2.

Рис 2. Диаграмма Ганта.

Важно понимать, что проект - мероприятие, ограниченное по времени. Он направлен на внедрение принципиально нового продукта с получением желаемого результата по итогам работы. Так, нами была разработана проектная документация, а именно:

1. Паспорт проекта. Документ, определяющий цели и задачи проекта, способы реализации, технические и технологические решения, планируемые результаты и экономический эффект. В паспорте обозначены ответственные лица, основание для составления документа, назначение документа. Обозначен бюджет проекта, источники финансирования, ограничения. Паспорт проекта представлен нами в приложении Б.

2. План проекта. Календарный график работ по проекту, конкретные даты начала и окончания проекта, временные ограничения. В плане прописан бюджет и расписаны затраты. Обозначены риски проекта. План проекта представлен нами в приложении В.

В числе основных рисков проекта нами определены:

- отсутствие потребности, отсутствие необходимости в CRM-системе в дальнейшем;

- внутренняя реорганизация после внедрения проекта, несогласие с внедрением со стороны персонала;

- отсутствие четких сроков и плана результатов, неадекватное планирование;

- неполный учет бизнес-подразделений;

- стоимость услуг повысит ценовой диапазон заведения, что повлечет за собой потерю клиентуры.

3. Регламент проекта. Совокупность правил, определяющих работу в целом. Регламент регулирует действия в рамках проекта. Пример регламента представлен нами в приложении Г.

4. Устав проекта. Формальная инициация проекта. Подтверждает согласование стратегии и текущей деятельности. Представлена информация о стадиях, стратегии, плане, контрольных датах, приоритетах, ограничениях, расписании, рисках проекта. Устав представлен нами в приложении Д.

Дополнительно определены действующие участники проекта: ФИО, должность, роли, трудозатраты в днях, основные условия участия в проекте.

В следующей подглаве нашей выпускной квалификационной работы мы представили календарный план внедрения CRM-системы Quick resto в заведение общественного питания, кафе «Chapter 3».

3.3 Календарный план проекта

Для внедрения CRM-системы нами был разработан календарный план проектов, который мы, для обеспечения эффективности, включили весь объем работ по внедрению. Он включает в себя:

1. Подготовка технического задания. Основа для понимания сроков и установления сроков для реализации.

2. Загрузка справочников, т.е сотрудников, контрагентов, номенклатуры.

3. Настройка бизнес-процессов, включающая в себя воронку продаж, согласование оплат, контроль процессов.

4. Подготовка шаблонов счетов, договоров, актов и прочей типовой документации.

5. Кастомизация интерфейса. Настройка под особенности деятельности компании для того, чтобы сотрудники могли приступить к обучению и непосредственному пользованию. Включает в себя загрузку логотипа, подбор иконок, названий и полей.

6. Настройка интеграции с мессенджерами, электронной почтой, сайтом, телефонией.

7. Подготовка инструкций.

8. Обучение сотрудников.

Стоимость внедрения работ из календарного плана зависит от объемов и сложности. В общем плане работы озвучивается цена всех процессов в совокупности.

Календарный план внедрения CRM-системы «Quick Resto» представлен нами в таблице 1.

Таблица 1. Календарный план проекта