Материал: Діловодство Іванова Піддубна

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, дати, нормативні та інструктивні матеріали.

В основній частині тексту листа викладають його головну частину у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків, тощо.

Залежно від призначення службового листата від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин тексту може бути різне. Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активізації її сприйняття рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи повздовжнього штампа адресанта. Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

Інформаційні листи - це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути широкою. Адресата можна зазначити узагальнено.

Рекламні листи - різновид інформаційних листів, які містять детальний опис товарів та послуг і надсилаються конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що листи пишуть на бланках, в тексті повторюють поштову адресу, номери телефонів організації.

Листи-запрошення - листи, в яких адресатові пропонують прийняти участь в певних заходах, детально знайомлячи його із заходами, програмою їх проведення, часом проведення, умовами участі у заходах тощо.

Супровідні листи - листи, в яких інформують адресата про направлення йому документів, що додаються до листа.

Листи-повідомлення - листи, в яких повідомляється про щось або підтверджується певний факт.

Листи-підтвердження - листи, в яких підтверджується якийсь факт або підтверджується інформація про чинність раніше укладених договорів, домовленостей, тощо.

Листи-нагадування - листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань, проведення заходів та необхідність прийняття відповідних рішень.

Гарантійні листи - листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад, оплати за послуги чи товари, забезпечення проведення дослідів, надання робочого місця, тощо. В гарантійних листах, які містять фінансові чи матеріальні гарантії, вказуються банківські реквізити адресанта. Гарантійні листи підписує керівник підприємства та головний бухгалтер.

Ініціативні листи - листи, які спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика таких листів найрізноманітніша.

Листи-відповіді - листи, в яких дається відповідь на ініціативні листи.

У діловому листуванні існує ряд загальноприйнятих правил:

• службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші паперу лише з лицьової сторони;

• у міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято, якщо лист більше однієї сторінки, то в кінці аркуша треба поставити “далі буде”;

• кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими цифрами;

• службові листи друкуються на машинці, комп’ютері, передаються факсом;

• вихідна інформація офіційного характеру не повинна містити будь-які позначки, ініціалів машиністки, номерів телефонів тощо. Такі позначки робляться лише на примірнику, що залишається у адресанта.

• у тексті не допускається виправлень та підчисток;

• конверти повинні бути відповідних розмірів.

• лист вкладається текстом всередину. Найважливіші ділові листи бажано не згортати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні можна складати;

• на телеграфний запит треба дати відповідь протягом 3-х днів. На лист - до 10 днів. Якщо запит вимагає детального розгляду, то протягом 3-х днів слід повідомити, що лист прийнято до відома і дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Службові телеграми. Телеграми надсилаються у найтерміновіших випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасного доставляння інформації адресатові.

При укладанні телеграм додержуються вимог, що ставляться до службових листів. Характерна риса телеграм – особлива стислість. Вони мають бути викладені якнайясніше. З телеграми вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки, що вживаються лише тоді, коли без них перекручується (викривляється) зміст.

Розділові знаки пишуть скорочено, малими літерами “крпк”, “км”, “лпк”. Знаки “№”(номер), “-“ (мінус), “+” (плюс), пишуться словами.

У телеграмах не повинно бути жодного зайвого слова. Числа у тексті пишуть літерами. Заперечення “не” не вилучають.

Службові телеграми пишуть у двох примірниках. Перший примірник надсилають до відділення зв'язку, другий (копію) підшивають до справи.

У випадку, коли службові телеграми надсилають службові особи, що знаходяться у відряджені, під рискою відправник зазначають, крім власного прізвища ще й посаду, ким і яким номером видано йому посвідчення про відрядження, а також серію, номер, місце й дату коли йому видано паспорт.

Телеграми пишуться на друкарських машинках великими літерами із двома інтервалами між рядками. Якщо це зроблено від руки, то треба писати великими літерами, чітким розбірливим почерком, темними чорнилами.

Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланку або чистого аркуша паперу.

Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

Телефонограми – це термінові повідомлення, що передають адресатам по телефону. Вони використовуються для документального оформлення усних переговорів і є одним з видів ділової кореспонденції

Реквізити телефонограм:

1. Назва документа – заголовок;

2. Номер і дата телефонограми;

Слово “Телефонограма”, її номер і дату надходження пишуть у першому рядку. Дата телефонограми – дата її передачі

3. Назва організації і службової особи – відправника телефонограми (від кого);

4. Назва організації і службової особи – одержувача телефонограми (кому);

5. Текст телефонограми.

Текст телефонограми має бути таким самим стислим, як і текст телеграми. Треба уникати слів, що важко вимовляються, і складних зворотів. Слова пишуть повністю без скорочень. У тексті телефонограми має бути не більше 50 слів.

6. Підпис службової особи – керівника організації або його заступника ( в окремих випадках – керівників відділів)

7. У графах “передано” і “прийнято” зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передає або хто приймає документ і номери їх телефонів.

На багатьох підприємствах використовуються спеціальні бланки, на яких записують телефонограми:

Факс – це службовий документ, одержаний за допомогою спеціального апарата (телефакса) телефонними каналами зв’язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Телефаксом можуть передаватись будь-які документи і додатки до них, таблиці, креслення, схеми, рисунки, фотокартки тощо. Факс оформляють так, як і службовий лист.

Протокол – це один з найпоширеніших видів документів колегіальних органів. У протоколі фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференції, засідання, наради, склад присутніх, зміст доповідей, що заслухані, виступів і ухвал з обговорених питань

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що посвічує той або інший факт (протокол санінспектора, автоінспектора). Існують також протоколи, зміст яких - об'єктивний опис якоїсь події.

За обсягом інформації, наведених відомостей протоколи можна поділити на три групи:

1. Стислі, у тексті яких записано лише ухвали.

2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де усі виступи записують дослівно.

При укладанні протоколів рекомендовано використовувати такі реквізити:

• назву виду документа (протокол). Цей реквізит пишуть посередині рядка;

• порядковий номер протоколу (пишеться після слова “протокол”);

• назву зборів, конференцій, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо);

• назву підприємства, організації де відбулися збори, конференція, засідання нарада;

• дату проведення зборів, конференції, засідання, наради (має відповідати дню їх проведення). Цей реквізит пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому рядку з правого боку пишуть місце проведення (назва міста);

• кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. Порядок заповнення цього реквізиту залежить від кількості присутніх. Якщо кількість учасників сягає 10-12 осіб, то можна вказати всіх присутніх . Якщо склад зборів, засідання, наради великий, то досить казати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист;

• посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

• порядок денний, тобто питання, що підлягають розгляду на цих зборах, конференції, засіданні або нараді. У порядку денному питання мають бути сформульовані у називному відмінку;

• текст;

• перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

• підписи керівників зборів, конференцій, засідання; або наради (голови і секретаря).

Текст протоколу складають на підставі виступів учасників зборів, конференції, засідання або наради. Він має бути стислим, зрозумілим, точним, лаконічним, але у той самий час він повинен містити інформацію, що всебічно характеризує обговорення питання. Поняття “протокольна точність” породжене суттю документа і стилем викладу. Оперограма підготовки та оформлення протоколу наведена на рис. 4.

Текст протоколу має складатися з позицій згідно пунктів порядку денного. Текст кожної позиції укладається за формою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Слово “СЛУХАЛИ” пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає питання, після слова “СЛУХАЛИ” ставлять двокрапку. Ініціали і прізвища доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку і підкреслювати; після прізвища ставлять тире і пишуть зміст доповіді за формою прямої мови.

Наприклад:

1. СЛУХАЛИ:

О.І. Григорук - ...

Якщо наявний текст доповіді, це необхідно позначити виноскою (“текст доповіді додається”).

Нижче записують питання і відповіді на них. Слова “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ” треба писати (друкувати) великими літерами з нового рядка для того, щоб їх було виділено. Після них ставлять двокрапку.

Слово “УХВАЛИЛИ” пишуть після попереднього тексту великими літерами з нового рядка.

Якщо в ухвалі містяться питання, що є різними за характером, то їх поділяють на групи, які нумерують арабськими цифрами.

Підготовка матеріалів структурними підрозділами

Список запрошених

Складання реєстраційного листка технічним секретарем

Складання плану робіт відповідальним секретарем колегіального органу

Стенограма

Протокол

Редагування

Рішення

Підписання

Реєстрація

Розмноження

Рішення

Розсилка

Рис.4. Оперограма підготовки і оформлення протокольної документації в організації (45, 81 с.)