Материал: Діловодство Іванова Піддубна

В окремих випадках, які визначаються міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, за погодження зі Службою безпеки України громадянам України віком від 16 років може надаватися допуск до державної таємниці із ступенями секретності „цілком таємно” та „таємно”, а віком від 17 років – також до державної таємниці із ступенем секретності „особливої важливості”.

Допуск до державної таємниці може бути надано громадянину України і не бути пов’язаним з місцем роботи, служби або навчання. Такий допуск надається за місцем провадження діяльності, пов’язаної з державною таємницею, а його надання пов’язане з:

• Визначення необхідності роботи громадянина із секретною інформацією;

• Перевірку громадянина у зв’язку з допуском до державної таємниці;

• Взяття громадянином на себе письмового зобов’язання щодо збереження державної таємниці, яка буде довірена йому;

• Одержання у письмовій формі згоди громадянина на передбачені законом обмеження прав його допуском до державної таємниці;

• Ознайомлення громадянина з мірою відповідальності за порушення законодавства про державну таємницю.

Відмова у наданні допуску до державної таємниці може бути у наступних випадках:

• Відсутність у громадянина обґрунтованої необхідності в роботі із секретною інформацією;

• Сприяння громадянином діяльності іноземної держави, іноземної організації чи їх представників, а також окремих іноземців чи їх представників, а також окремих іноземців чи осіб без громадянства, що завдає шкоди інтересам національної безпеки України, або участі громадянина в діяльності політичних партій та громадських організацій, діяльність яких заборонена у порядку, встановленому законом;

• Відмова громадянина взяти на себе письмове зобов’язання щодо збереження державної таємниці. Яка буде йому довірена, а також за відсутності його письмової згоди на передбачені законом обмеження прав у зв’язку з допуском до державної таємниці;

• Наявності у громадянина судимості за тяжкі злочини, не погашеної чи не знятої у встановленому порядку;

• Наявності у громадянина психічних захворювань, які можуть завдати шкоди охороні державної таємниці, відповідно до переліку, затвердженого Міністерством охорони здоров’я України і Службою безпеки України.

Крім того, у наданні допуску також може бути відмовлено у разі:

• Повідомлення громадянином під час оформлення допуску недостовірних відомостей про себе;

• Постійного проживання громадянина за кордоном або оформлення ним документів на виїзд для постійного проживання за кордоном;

• Невиконання громадянином обов’язків щодо збереження державної таємниці, яка йому довірена або довірялася раніше.

У разі відмови громадянинові у допуску до державної таємниці має бути мотивований висновок органу Служби безпеки України, який проводив перевірку, рішення про надання допуску до державної таємниці посадові особи зобов’язані у п’ятиденний термін письмово повідомити громадянина про причини і підстави відмови у наданні допуску.

Громадянин має право оскаржити цю відмову в порядку підлеглості посадовій особі вищого рівня чи до суду.

Керівники органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації зобов’язані здійснювати постійний контроль за забезпеченням охорони державної таємниці.

11.3. Сутність конфіденційної інформації, що є власністю держави.

В роботі органів державної влади та місцевого самоврядування використовується ціла низка документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, яка є власністю держави, але в той же час її не можна віднести до державної таємниці. Цю інформацію виокремлено в окрему групу, з наданням їй грифу «Для службового користування» та розробкою інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містіть конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Кабінетом Міністрів України розроблено та затверджено Постановою КМУ № 1893 від 27 листопада 1998 р. типову інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Переліки конфіденційної інформації розробляються та вводяться в дію міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою Міністрів АР Крим, обласними, Київською та Севастопольською міською державними адміністраціями, в яких утворюються або у володінні, користуванні чи розпорядженні яких перебувають ці відомості. Крім того, на державних підприємствах, установах, і організаціях, можуть створюватися переліки конкретних видів документів у відповідній сфері діяльності.

На документах, що містять конфіденційну інформацію, у правому верхньому кутку першої сторінки, а для видань – на обкладинці та на титулі проставляються гриф «Для службового користування» та номер примірника. В тому разі, коли ці позначки неможливо нанести безпосередньо на документі, то їх проставляють на супровідних документах.

За забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «Для службового користування» відповідають керівники організацій та установ. Безпосереднє ведення, облік, зберігання, розмноження та використання зазначених документів, а також контроль покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії організації. Контроль за нерозголошенням відомостей, що містяться у документах з грифом «Для службового користування», здійснюється режимно-секретними підрозділами організацій.

Співробітники організацій, які працюють такими документами, в обов’язковому порядку під розписку ознайомлюються з інструкцією щодо роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію і є власністю держави. Співробітники, які допущені до роботи з документами «Для службового користування», не мають права розголошувати усно або письмово будь-які відомості, які містяться в документах, окрім випадків, які передбачаються службовою потребою.

11.4. Охорона та робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом «Для службового користування» здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації, дотримуючись вимоги одноразової реєстрації. Кореспонденція з грифом «Для службового користування», що надходить до організації, приймається і розривається централізовано у канцелярії співробітниками, яким доручена робота з такими документами, при цьому обов’язково перевіряється номери, кількість сторінок та примірників документів, наявність додатків, зазначених у супровідному листі. У разі відсутності документів або додатків до них складається акт у двох примірниках за наступною формою (форма 1), один з яких направляється відправнику.

Якщо кореспонденція доставляється у неробочий час, то вона приймається постійним черговим, якщо в організації не має постійного чергового, то документи «Для службового користування» доставлять у неробочий час заборонено.

Документи з грифом «Для службового користування», які надійшли помилково, повертаються відправникові або пересилаються адресатові.

Форма 1.

АКТ

Про відсутність вкладень у конверті (пакеті)

Від ______№________

_______________________

Місце складання

Цей акт складений на підставі Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, завідуючим канцелярією _____________________________________________________________

Найменування організації

Прізвище та ініціали

у присутності __________________________________________________

Посада, прізвище, ініціали

Про те, що під час розкриття конверта (пакета), надісланого

Найменування організації, що надіслала пакет

Не виявлено таких вкладень ______________________________________

Назви і номери документів, яких не виявлено

Завідуючий канцелярією ________________ ____________________

Підпис Ініціали та прізвище

Примітка. Акт складається у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.

Форма 2.

ЖУРНАЛ

Обліку документів та видань з грифом «Для службового користування»

Примітка :Дозволяється окреме видання журналів на вхідні та вихідні документи і видання з грифом «Для службового користування».

Форма 3

КАРТКА

Обліку документів та видань з грифом

«Для службового користування»

(Лицьовий бік)

_______________________________________________________________________________________________________________________________
1.Контроль ! 2. 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 ! 3. Гриф

_____________!________________________________________!____________

4.Кореспондент ! 5. Адресат

____________________________________!__________________________________________________________________!______________________________

6.Дата надходження та індекс !7. Дата та індекс документа

____________________________________!__________________________________________________________________!______________________________

8.Вид документа та його короткий зміст ! 9.Кількість примірників та

! їх номери

__________________________________________________________________10.Кількість сторінок

11. Резолюція або кому надісланий на виконання

____________________________________________________________________________________________________________________________________12. Відмітка про виконання документа ! 13.Номер справи за

номенклатурою

___________________________________!__________________________________________________________________!_______________________________

(Зворотний бік)

____________________________________________________________________________________________________________________________________14. Відмітка про отримання ! 15. Відмітка про повернення

___________________________________!__________________________________________________________________!_______________________________16. Перевірка виконання

__________________________________________________________________17. Інші відмітки

____________________________________________________________________________________________________________________________________.18. Фонд № ! 19,Опис № ! 20. Справа №

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом «Для службового користування». Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) – за кількістю примірників. Облік документів та видань «Для службового користування» здійснюється у спеціальному журналі за формою 2 або на картках за формою 3, окремо від обліку іншої кореспонденції.

Облік магнітних носіїв інформації з грифом «Для службового користування» ведеться окремо від обліку паперових носіїв. З цією метою створюється окремий журнал або заповнюється окрема картка.

Загальним для всіх журналів, в яких реєструється документація з грифом «Для службового користування» є нумерація сторінок, прошнуровування журналів та їх опечатування. На останній сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником канцелярії та завіряється печаткою «Для пакетів».

У тому випадку, коли обсяг документів з грифом «для службового користування» незначний вони можуть реєструватися в журналах реєстрації несекретної документації, однак при цьому у журналі або на картці до номера реєстрації додають позначку «ДСК».

На кожному зареєстрованому документі «Для службового користування» при реєстрації проставляється штамп, в якому зазначається найменування організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження, а проходження документів в структурних підрозділах організації повинно своєчасно відображатися на картках та в журналах.

Тираж видання з грифом «Для службового користування», одержаний для розсилання, реєструється за одним вихідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом «Для службового користування» за формою.

Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номерами цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документі (видання) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, що були розмножені раніше.

ЖУРНАЛ

Обліку та розподілу видань з грифом «Для службового користування»

Відповідальність за випуск документів з грифом «Для службового користування», що тиражуються, несуть керівники організацій (структурних підрозділів), у яких вони тиражуються.

Документи з грифом «Для службового користування», одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

Друкування документів з грифом «Для службового користування» здійснюється у друкарському бюро або у структурних підрозділах під відповідальність керівників. На звороті останньої сторінки кожного примірника документа друкується кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, прізвище друкарки і дату друкування документа.

Надруковані документи разом з чернетками передаються для реєстрації співробітнику канцелярії, який здійснює облік надрукованих примірників, а чернетки та варіанти документа знищуються виконавцем та співробітником канцелярії, про що робиться запис на копії вихідного документа.

Розмноження документів з грифом «Для службового користування» у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу керівника організації (структурного підрозділу) під контролем канцелярії. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників. Після закінчення друкування документів з грифом «Для службового користування» набір повинен бути розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені, про що складається акт або робиться відповідна відмітка у журналі за підписами замовника та виконавця. Під час розмноження документів з грифом «Для службового користування» з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюється відповідно зо законодавства.